เลขานุการส่วนตัวมักรายงานต่อผู้บริหาร บริษัท หรือเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ผู้ช่วยพิเศษนี้อาจทำงานประจำเช่นตอบรับโทรศัพท์เปิดอีเมลและตั้งค่าการนัดหมาย งานอาจเกี่ยวข้องกับการเข้าร่วมการประชุมจดบันทึกและพิมพ์รายงานการประชุมเหล่านี้ เมื่อผู้จัดการต้องเดินทางผู้จัดการอาจรับผิดชอบการจองสายการบินและการจองโรงแรมหรือรับเงินอนุมัติค่าใช้จ่าย
จุดประสงค์หลักของเลขาส่วนตัวคือการจัดการงานทางโลกซึ่งใช้เวลาส่วนใหญ่ของผู้บริหาร คนงานนี้ยังใช้เพื่อป้องกันผู้จัดการจากการขัดจังหวะมากเกินไปทั้งในทางส่วนตัวและทางโทรศัพท์ ด้วยเหตุนี้เลขานุการมักจะกลั่นกรองการโทรศัพท์และผู้เยี่ยมชมโดยรับข้อความจากเจ้านายมากกว่าอนุญาตให้บุคคลพูดกับบุคคลนั้นโดยตรง
เลขานุการส่วนตัวอาจคัดกรองการติดต่อเป็นลายลักษณ์อักษร สิ่งนี้อาจเกี่ยวข้องกับการรับจดหมายและเปิดมัน ตัวอักษรที่ต้องได้รับการจัดการโดยเจ้านายเป็นการส่วนตัว ในบางกรณีเลขานุการอาจมีการเข้าถึงบัญชีอีเมลขององค์กรและตรวจสอบบัญชีเหล่านั้นเช่นกัน
เมื่อผู้บริหารจัดการประชุมเลขานุการส่วนตัวบางครั้งจะเข้าร่วม นี่คือเพื่อให้เลขานุการสามารถจดบันทึกการประชุมและจดคำถามที่โพสต์ไว้ หลังจากเหตุการณ์เลขานุการอาจรับผิดชอบพิมพ์รายงานการประชุมและแจกจ่ายให้ผู้เข้าร่วมประชุม
เลขานุการส่วนตัวมักทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยส่วนตัว บางครั้งก็หมายถึงการดูแลการเตรียมการเดินทางสำหรับหัวหน้างาน ผู้ช่วยยังสามารถกำหนดเวลาการนัดหมายสำหรับผู้บริหารในการทำธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางเช่นยกรถเช่าหรือปล่อยซักแห้ง
ในหลาย ๆ องค์กรผู้ช่วยพิเศษนี้มีส่วนเกี่ยวข้องกับงบประมาณของแผนกเป็นอย่างมาก เลขานุการส่วนตัวอาจเป็นผู้รับผิดชอบในการเสนอโครงการใหม่และการประเมินค่าแรงงานหรือวัสดุ ในบางกรณีคนงานนี้อาจดูแลกองทุนเงินสดย่อยหรือซื้อของใช้สำนักงาน
จำนวนการศึกษาที่จำเป็นในการเป็นเลขานุการส่วนตัวนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่อย่างน้อยก็เกี่ยวข้องกับประกาศนียบัตรมัธยมปลาย หลักสูตรของวิทยาลัยในการบริหารธุรกิจก็มีประโยชน์เช่นกัน คาดว่าจะมีบุคลิกและความสามารถในการทำงานที่ดีภายใต้ความกดดันเนื่องจากเลขานุการคนนี้จำเป็นต้องปฏิบัติหน้าที่ต่าง ๆ จำนวนมากตลอดทั้งวันทำงาน
