เสมียนบันทึกสาธารณะดูแลไฟล์และบันทึกของรัฐบาลหรือหน่วยงานสาธารณะ เธออาจรับผิดชอบด้านเอกสารสำหรับชุมชนท้องถิ่นเล็ก ๆ หรือสำหรับภูมิภาคหรือบริเวณใกล้เคียงที่มีขนาดใหญ่ขึ้น ในบางตำแหน่งเสมียนอาจรับผิดชอบในการบันทึกข้อมูลใหม่ที่เป็นส่วนหนึ่งของฐานข้อมูลของสำนัก
ความรับผิดชอบของงานนี้แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ของสำนักงานบันทึกสาธารณะ บันทึกสาธารณะถูกกำหนดและจัดระเบียบแตกต่างกันในแต่ละประเทศและเขตอำนาจศาล องค์กรสาธารณะบางแห่งบันทึกและเก็บถาวรเฉพาะข้อมูลส่วนบุคคลเช่นใบสูติบัตรและใบมรณะบัตรการแต่งงานและใบอนุญาตประกอบการทางแพ่งและการหย่า คนอื่นให้ความสนใจกับการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการขายหรือโอนที่ดินและอสังหาริมทรัพย์เขตการแบ่งเขตการใช้ที่ดินสาธารณะและประชากรทั่วไป ในบางกรณีหน่วยงานหนึ่งอาจจัดการบันทึกสาธารณะทั้งหมด
เป็นเวลาหลายปีที่พนักงานเสมียนบันทึกสาธารณะต้องเก็บรวบรวมและบำรุงรักษาไฟล์สำเนาของบันทึกและเอกสารทั้งหมด ในปี 1980 มีการถ่ายโอนบันทึกจำนวนมากไปยังไมโครฟิล์มเพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดเก็บและเข้าถึง ประมาณหนึ่งทศวรรษต่อมาที่เก็บข้อมูลบนฮาร์ดดิสก์ของคอมพิวเตอร์ได้แทนที่ไมโครฟิชช์เป็นระบบที่ต้องการสำหรับการจัดเก็บและปกป้องบันทึกสาธารณะ จากความก้าวหน้าเหล่านี้งานของพนักงานบันทึกสาธารณะพัฒนาขึ้น ตอนนี้เธอคาดว่าโดยทั่วไปแล้วจะมีทักษะคอมพิวเตอร์ในการบันทึกเข้าถึงและเผยแพร่ข้อมูล ในบางกรณีไฟล์ในไมโครฟิล์มและกระดาษยังอยู่ในกระบวนการถ่ายโอนไปยังฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ โดยปกติจะเป็นส่วนหนึ่งของงานของเธอเช่นกัน
เนื่องจากมีการบันทึกสาธารณะจำนวนมากในระบบออนไลน์จึงจำเป็นต้องมีเจ้าหน้าที่บันทึกสาธารณะเพื่อช่วยเหลือผู้คนในการเข้าถึง บ่อยครั้งที่เธอต้องการให้การสนับสนุนทางโทรศัพท์หรืออีเมล ในบางกรณีเธอคาดว่าจะเก็บค่าธรรมเนียมสำหรับสำเนาของเอกสารที่ร้องขอทางออนไลน์หรือทางไปรษณีย์
แม้ว่าคำสาธารณะบันทึกหมายถึงข้อมูลที่มีอยู่ในพวกเขาพร้อมที่จะให้ประชาชนทั่วไปที่ไม่ปกติกรณี กฎที่ใช้บังคับว่าระเบียนใดที่สาธารณชนทั่วไปแตกต่างกันไปตามภูมิภาค พนักงานบันทึกสาธารณะมักจะคาดหวังว่าจะมีความรู้ว่าระเบียนใดที่มีอยู่สำหรับการตรวจสอบสาธารณะและบันทึกใดที่สามารถดูได้โดยผู้ที่มีหมายศาลหรือคำตัดสินที่อนุญาตให้ปล่อยตัว
ตำแหน่งในฐานะเสมียนบันทึกสาธารณะโดยปกติจะต้องมีประกาศนียบัตรมัธยมปลายหรือเทียบเท่า บ่อยครั้งที่ต้องการความรู้หรือประสบการณ์ด้านเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ โดยทั่วไปจำเป็นต้องมีทักษะการประชาสัมพันธ์ที่ดีรวมถึงพื้นฐานที่แข็งแกร่งในการดูแลรักษาไฟล์และบันทึก ประสบการณ์ในงานด้านลูกค้าสัมพันธ์หรือการสนับสนุนด้านการบริหารนั้นเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับนายจ้าง
