ตัวแทนจัดซื้อ เป็นมืออาชีพที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการรักษาจำนวนวัสดุที่จำเป็นในมือเพียงพอสำหรับการดำเนินธุรกิจ นอกเหนือจากการเกี่ยวข้องกับการทำให้แน่ใจว่าธุรกิจมีสิ่งที่ต้องการในการผลิตสินค้าและบริการตัวแทนมักจะเกี่ยวข้องกับงานเจรจาราคาสำหรับวัสดุเหล่านั้น ตัวแทนจัดซื้ออาจทำงานคนเดียวใน บริษัท ขนาดเล็กหรือเป็นส่วนหนึ่งของทีมจัดซื้อสำหรับ บริษัท ขนาดใหญ่
รายละเอียดงานของตัวแทนจัดซื้อขั้นพื้นฐานจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับช่วงของงานเฉพาะที่กำหนดให้กับตำแหน่ง ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมและโครงสร้างของ บริษัท ที่เกี่ยวข้องตัวแทนอาจรับผิดชอบการจัดการสินค้าคงคลังสำหรับทุกสิ่งตั้งแต่เครื่องใช้สำนักงานไปจนถึงวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตสินค้า ภายในขอบเขตของการซื้อสินค้าคงคลังตัวแทนอาจได้รับอนุญาตให้ทำสัญญากับผู้ขายในนามของนายจ้าง ในกรณีอื่นตัวแทนการจัดซื้ออาจมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในการเจรจาเพื่อให้ได้ราคาต่อหน่วยที่ดีที่สุดสำหรับสินค้าที่สั่งซื้อซึ่งจะอ้างอิงถึงผู้บริหารเพื่อขออนุมัติก่อนที่จะทำการสั่งซื้อครั้งแรก
ด้วยตำแหน่งตัวแทนการจัดซื้อส่วนใหญ่จำเป็นต้องเปรียบเทียบการกำหนดราคาสำหรับสินค้าและบริการที่แตกต่างกันอย่างต่อเนื่องเพื่อประหยัดเงินของ บริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อธุรกิจดำเนินงานหลายโรงงานในสถานที่ต่าง ๆ ในภาพจำลองนี้โดยปกติโรงงานแต่ละแห่งจะมีพนักงานจัดหาที่จัดการสินค้าคงเหลือวัสดุในระดับนั้น แต่ประสานงานการซื้อผ่านตัวแทนการจัดซื้อ โดยทั่วไปแล้วเสมียนส่งใบขอเสนอซื้อสินค้าไปยังตัวแทนจัดซื้อซึ่งจะประเมินคำขอ หากได้รับการอนุมัติตัวแทนจะกำหนดว่าจะรับข้อเสนอที่ดีที่สุดสำหรับสินค้าเหล่านั้นและจับคู่ใบขอเสนอซื้อกับใบสั่งซื้อ ณ จุดนั้นใบสั่งจะถูกวางไว้กับผู้ขายที่ได้รับอนุมัติและสามารถจัดส่งสินค้าไปยังโรงงานที่มีการร้องขอที่มา
เพื่อที่จะเป็นตัวแทนจัดซื้อที่ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีทักษะองค์กรที่แข็งแกร่งเข้าใจอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องและสามารถวิจัยและรับรองผู้ขายที่มีประสิทธิภาพอย่างมาก เนื่องจากตัวแทนมักจะต้องโต้ตอบกับผู้อื่นภายใน บริษัท เช่นเดียวกับผู้ขายและซัพพลายเออร์ความสามารถในการสื่อสารอย่างชัดเจนจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากการจัดซื้องานใน บริษัท ขนาดใหญ่อาจค่อนข้างเครียดตัวแทนจัดซื้อจะต้องสามารถจัดการกับกำหนดเวลาที่ยากและมักจะจัดการโครงการมากกว่าหนึ่งโครงการในแต่ละครั้งเพื่อให้บรรลุความรับผิดชอบของเขาหรือเธอ
