เลขานุการมีหน้าที่หลากหลายขึ้นอยู่กับสถานที่ทำงาน แต่โดยทั่วไปแล้วพวกเขามีหน้าที่ดูแลให้สำนักงานดำเนินไปอย่างราบรื่นด้วยการผสมผสานงานด้านการบริหารและการจัดการระดับต่ำ ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้มักจะตอบโทรศัพท์และการติดต่อทางอีเมลและจัดการระบบการจัดเก็บ พวกเขาอาจเรียงลำดับจดหมายจัดประชุมและประสานงานการสื่อสารระหว่างสำนักงาน ในกรณีส่วนใหญ่งานจะถูกพิจารณาว่าเป็น "รายการระดับ" ซึ่งหมายความว่าไม่จำเป็นต้องมีทักษะพิเศษหรือวุฒิการศึกษาเพื่อความสำเร็จ เช่นเดียวกันมีห้องสำหรับความก้าวหน้า ผู้ที่มีศักยภาพหรือประสบการณ์มากมายมักจะพบว่าตัวเองกำลังทำงานเพื่อให้ได้งานที่มีชื่อเสียงมากขึ้นด้วยค่าจ้างที่สูงขึ้นและสูงขึ้น
ผู้ช่วยฝ่ายธุรการเสมียนและงานผู้ช่วยส่วนตัวมักจะรวมอยู่ในร่มนี้ ตำแหน่งทั้งหมดเหล่านี้มีการจัดการและมักจะมุ่งเน้นไปที่งานเอกสารและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หนึ่งในข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือ "เลขานุการ" ของรัฐบาลหรือเจ้าหน้าที่อื่น ๆ เช่นกระทรวงกลาโหมหรือรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการคลัง แม้ว่าชื่อเหล่านี้อาจแนะนำฟังก์ชั่นระดับต่ำอย่างหมดจด แต่เจ้าหน้าที่ในบทบาทเหล่านี้มักจะอยู่ในอันดับที่ค่อนข้างสูงและโดยทั่วไปแล้วจะไม่ค่อยมีงานธุรการหรือธุรการ
ทักษะด้านเสมียน
การจัดการสำนักงานเป็นงานเลขานุการที่สำคัญที่สุดงานหนึ่ง งานประเภทนี้ค่อนข้างกว้าง แต่เกือบจะเกี่ยวข้องกับงานธุรการและธุรการ เลขานุการทั่วไปจัดการเอกสารสำนักงานซึ่งรวมถึงการส่งและรับจดหมายการสร้างและการจัดระเบียบระบบการจัดเก็บและการจัดการการติดต่อ ในการตั้งค่าส่วนใหญ่ทักษะการใช้คอมพิวเตอร์และการประมวลผลคำเป็นสิ่งจำเป็น
การตอบรับโทรศัพท์เป็นส่วนสำคัญของงานในสถานที่ส่วนใหญ่ เลขานุการมักจะเป็นลูกค้าคนแรกและลูกค้าจะพูดคุยกับเมื่อพูดโทรศัพท์ธุรกิจ เช่นนี้ต้องมีมารยาทที่ดีและมีมารยาทที่สุภาพ โดยทั่วไปแล้วผู้ประกอบอาชีพจะต้องแสดงให้เห็นถึงความสามารถในการรับมือกับข้อความการโทรเข้ามาพักสายหรือตอบคำถามพื้นฐาน
การจัดตารางเวลาและปฏิทิน
ในการตั้งค่าต่าง ๆ เจ้าหน้าที่ฝ่ายธุรการจะทำหน้าที่จัดการปฏิทินสำนักงานและปฏิทินพนักงานแต่ละคน พวกเขามักจะรับผิดชอบในการกำหนดเวลาการประชุมและการนัดหมายและระวังความขัดแย้งและการจองซ้ำ งานนี้เด่นชัดโดยเฉพาะในสถานที่เช่นการปฏิบัติทางการแพทย์ที่ผู้ป่วยมักเรียกร้องให้มีการนัดหมาย แต่สามารถเกิดขึ้นได้ทุกที่ที่พนักงานระดับสูงกว่า“ อยู่ในความต้องการ” แม้ว่ามันจะเป็นเพียงเรื่องของการกำหนดเวลาการประชุมอาหารกลางวันหรือการจองอาหารเย็น มักเป็นผู้บริหารและผู้จัดการคนแรก ๆ ที่หันไปขอความช่วยเหลือ
หน้าที่การจัดการ
นอกเหนือจากการมีทักษะด้านเสมียนแล้วเจ้าหน้าที่ธุรการจะต้องเป็นผู้จัดการของเวลาและผู้คน พวกเขาจะต้องคาดการณ์ความต้องการของบุคลากรในสำนักงานแก้ไขปัญหาภายในอย่างรวดเร็วและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อประสานงานและนำคนต่าง ๆ มารวมกัน ทักษะคนเก่งเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการจัดการผู้บริหารและสมาชิกคนสำคัญอื่น ๆ งานจำนวนมากอาจ“ อยู่เบื้องหลัง” พร้อมกับเลขานุการที่คาดการณ์ความต้องการและความต้องการของผู้บังคับบัญชาก่อนที่จะมีการร้องขอ
ตำแหน่งในลำดับขั้นของพนักงาน
ในสำนักงานส่วนใหญ่เลขานุการถือว่าเป็นระดับค่อนข้างต่ำและเกือบจะอยู่ใกล้กับด้านล่างสุดของคำสั่งการจิกสำนักงาน พวกเขามักจะตอบทั้งผู้บริหารระดับกลางและระดับสูงและพวกเขาจะต้องช่วยเหลือทุกคนอย่างเท่าเทียมกัน ธุรกิจและสำนักงานขนาดใหญ่มักจะมีงานเลขานุการทั้งหมดอย่างไรก็ตามในกรณีที่มีลำดับชั้นที่เหมาะสมยิ่งกว่าเกิดขึ้น ในการตั้งค่าเหล่านี้คนงานบางคนอาจถูกมอบหมายให้ทำงานแบบคนใช้น้อยเช่นการจัดเก็บและรับสายโทรศัพท์ในขณะที่คนอื่นอาจจัดการตารางเวลาและโต้ตอบกับพนักงานระดับสูง ความก้าวหน้าในสำนักงานเหล่านี้มักขึ้นอยู่กับเวลาและประสบการณ์
งานอันทรงเกียรติที่สุดที่เลขานุการได้รับมานั้นอยู่ในขอบเขตของการช่วยเหลือส่วนบุคคล ผู้บริหารระดับสูงและผู้นำองค์กรจำนวนมากมีผู้บริหารที่ทุ่มเทซึ่งชีวิตการทำงานทั้งหมดทุ่มเทให้กับการดูแลและการจัดการตามกำหนดการของผู้นำคนหนึ่ง โดยทั่วไปแล้วเลขานุการประเภทนี้จะต้องทำงานเป็นเวลานานและจัดการกับข้อเรียกร้องและการร้องขอที่คาดเดาไม่ได้บางครั้ง แต่มักจะเป็นหนึ่งในอาชีพที่ได้รับค่าตอบแทนดีที่สุด
ข้อกำหนดการฝึกอบรมและการศึกษา
นายจ้างแต่ละรายมีข้อกำหนดแตกต่างกันสำหรับวิธีการศึกษาของเลขานุการ ในบางกรณีประกาศนียบัตรมัธยมปลายหรือเทียบเท่าเป็นสิ่งที่จำเป็นในขณะที่คนอื่น ๆ ต้องการการรับรองจากเลขานุการจริงหรือองศา วิทยาลัยชุมชนและโรงเรียนอาชีวศึกษามักเปิดสอนหลักสูตรที่นักเรียนที่สนใจสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับการประมวลผลคำและการจัดการสำนักงาน การเรียนในหลักสูตรนี้มักเป็นความคิดที่ดีแม้ว่าจะไม่จำเป็นต้องใช้อย่างเข้มงวดเพราะมันสามารถช่วยให้แอปพลิเคชันโดดเด่นและสามารถให้พนักงานใหม่ได้รับประสบการณ์
สถานการณ์พิเศษ: ข้าราชการและเลขานุการ
คำว่า“ เลขา” อาจไม่ได้แนบกับผู้ดูแลระบบของสำนักงานเสมอไป ในบางกรณีโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหน้าที่ระดับสูงของรัฐการกำหนดอาจถูกใช้ในฐานะที่เป็นกิตติมศักดิ์เพื่อระบุการจัดการของภาคส่วนที่กว้างขวางของกิจการ เจ้าหน้าที่ที่เป็นหัวหน้าแผนกหรือดูแลหน่วยงานราชการที่สำคัญอาจใช้ตำแหน่งเลขานุการ แต่งานของพวกเขาไม่ควรสับสนกับบทบาทการบริหารสำนักงานทั่วไป
