ผู้ช่วยผู้บริหารเสมือนเป็นผู้เชี่ยวชาญนอกสถานที่ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะเป็นนักบริหารมืออาชีพ เขาหรือเธอปฏิบัติหน้าที่และงานเดียวกันกับผู้ช่วยผู้บริหารระดับบริหารแบบดั้งเดิมโดยมีข้อแม้สำคัญอย่างหนึ่ง ผู้ช่วยเสมือนรวมถึงผู้ช่วยที่จัดไว้ให้กับลูกค้าที่เป็นผู้บริหารจัดการงานธุรการหรือเลขานุการใด ๆ และทั้งหมดที่ไม่ต้องการการมีอยู่จริง แตกต่างจากผู้ช่วยผู้บริหารแบบดั้งเดิมผู้ช่วยผู้บริหารเสมือนทำงานจากที่ตั้งระยะไกลในฐานะผู้รับเหมาอิสระไปจนถึงผู้บริหารหลายคนและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กในเวลาเดียวกัน
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างผู้ช่วยผู้บริหารแบบดั้งเดิมและผู้ช่วยผู้บริหารเสมือนคือสถานที่และความสัมพันธ์ในการทำงานระหว่างผู้บริหารและผู้ช่วย ด้วยการถือกำเนิดของเทคโนโลยีที่ทันสมัยรวมถึงอีเมลซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความสามารถในการประชุมเสมือนสถานที่ตั้งทางภูมิศาสตร์จึงไม่เป็นอุปสรรคอีกต่อไป ผู้ช่วยสามารถอยู่ได้หลายไมล์แม้กระทั่งทวีปที่อยู่ห่างจากผู้บริหารที่เป็นตัวแทน นอกจากนี้แทนที่จะเป็นความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและนายจ้างระหว่างผู้ช่วยผู้บริหารเสมือนกับผู้บริหารความสัมพันธ์เป็นหนึ่งในผู้ให้บริการและลูกค้า
ตามที่องค์กรวิชาชีพเช่นสมาคมระหว่างประเทศของผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหาร (IAAP) มีสองประเภทหลักของผู้ช่วยผู้บริหาร เลขานุการดั้งเดิมและผู้ช่วยธุรการระดับต้นจัดการงานต่าง ๆ เช่นปฏิทินและการกำหนดเวลาการเตรียมการพิมพ์และการสื่อสารด้วยวาจาการบำรุงรักษาเอกสารและระบบจัดเก็บเอกสารการจัดเตรียมการเดินทางและการจัดระเบียบการประชุมและเอกสารประกอบ เปรียบเทียบผู้ช่วยผู้บริหารจัดการงานเดียวกันเหล่านี้สำหรับผู้บริหารและผู้จัดการระดับบนเช่นเดียวกับการรักษาระดับความรับผิดชอบที่สูงขึ้นเช่นการตัดสินใจทางธุรกิจเล็กน้อยในนามของผู้บริหาร ผู้ช่วยผู้บริหารอาจรับผิดชอบงานอื่น ๆ ที่หลากหลายรวมถึงการเตรียมจดหมายข่าวอัปเดตข้อมูลโปรไฟล์ผู้บริหารออนไลน์หรือการบำรุงรักษาเว็บไซต์ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่ระบุ
มีผู้ช่วยเสมือนเพียงไม่กี่คนที่สร้างความแตกต่างระหว่างความช่วยเหลือด้านการดูแลทั่วไปและความช่วยเหลือด้านการบริหารระดับผู้บริหารเหมือนกับที่พบกับผู้เชี่ยวชาญด้านการดูแลระบบในสถานที่ แต่ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กผู้ช่วยเสมือนจะทำสัญญากับลูกค้าสองรายขึ้นไปเพื่อเสนอบริการสนับสนุนใด ๆ ที่เจ้าของธุรกิจหรือผู้บริหารต้องการ ลูกค้าส่วนใหญ่มองหาผู้ช่วยนอกสถานที่ซึ่งสามารถให้บริการได้ทุกความสามารถรวมถึงการทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยบริหารเสมือน ทักษะเฉพาะด้านเช่นการใช้แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียการสร้างเว็บไซต์ที่ซับซ้อนการทำบัญชีและทักษะอื่น ๆ นั้นเป็นเรื่องธรรมดาในหมู่ผู้ช่วยเสมือน
แต่ละวิธีปฏิบัติในการให้ความช่วยเหลือเสมือนมีระดับบริการอัตราและประเภทบริการที่หลากหลายตามตลาดเป้าหมายที่ระบุ ผู้ช่วยเสมือนที่ประสบความสำเร็จมีมากกว่าทักษะการสนับสนุนด้านการบริหาร ความรู้ด้านการตลาดการจัดการการเงินธุรกิจขนาดเล็กความสามารถในการจัดหาโครงการทั้งสำหรับผู้ช่วยและลูกค้ารวมถึงความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับโซเชียลมีเดียและเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่คล้ายคลึงกันนั้นเป็นสิ่งจำเป็น ราคาสำหรับผู้ช่วยเสมือนโดยทั่วไปจะขึ้นอยู่กับชั่วโมงหรือเสนอเป็นผู้เก็บค่าธรรมเนียมคงที่คล้ายกับนักบัญชีและผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย
