เจ้าหน้าที่ธุรการให้การสนับสนุนหัวหน้างานผู้จัดการและผู้บริหาร เขามักจะต้องมีความยืดหยุ่นและแบ่งเวลาของเขาเมื่อความต้องการของพนักงานเหล่านี้แตกต่างกันไป แม้ว่าโดยทั่วไปเขาจะทำงานในสภาพแวดล้อมที่ทำงาน แต่เขาก็อาจทำหน้าที่รับผิดชอบด้านการบริหารในการผลิตอุตสาหกรรมหรือการผลิต
สิ่งที่มักจะแยกความแตกต่างของพนักงานธุรการจากเลขานุการคือปกติแล้วงานของเขาจะเน้นไปที่การทำให้การดำเนินงานทั่วไปราบรื่นกว่าการจัดการกิจกรรมรายวัน เขามักจะทำงานให้มากกว่าหนึ่งคน ในบรรยากาศทางธุรกิจส่วนใหญ่เขามักจะปฏิบัติงานโดยไม่มีการกำกับดูแลประจำวันเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย
หน้าที่ของพนักงานธุรการนั้นขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจที่เขาทำงาน โดยทั่วไปเขาคาดว่าจะวางแผนและดำเนินการประชุมกำหนดตารางเวลาการเดินทางและการขนส่งและให้การสื่อสารที่เหมาะสมระหว่างแผนก หากคนที่เขาทำงานอยู่นั้นได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่องในกิจกรรมทางธุรกิจและการพัฒนาเขาก็ถือว่าประสบความสำเร็จ
การทำให้สิ่งต่าง ๆ ทำงานได้อย่างราบรื่นมักต้องใช้ทักษะคอมพิวเตอร์ พนักงานธุรการมักใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์ต่าง ๆ เพื่อดูแลปฏิทินผู้บริหารสร้างสเปรดชีตและรายงานการคอมไพล์ โดยทั่วไปเขาต้องการทักษะออนไลน์เพื่อทำการวิจัยในนามของผู้บังคับบัญชาและรักษาการสื่อสารทางอีเมลกับผู้ร่วมธุรกิจ เขาอาจต้องใช้โปรแกรมประมวลผลคำเพื่อเขียนและแก้ไขการโต้ตอบและใช้ซอฟต์แวร์กราฟิกเพื่อสร้างงานนำเสนอด้วยภาพ
ใน บริษัท ขนาดใหญ่บางแห่งอาจต้องมีเจ้าหน้าที่ธุรการเพื่อตรวจสอบระดับผลผลิตในแผนกต่างๆและแนะนำการเปลี่ยนแปลงเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ คำแนะนำเหล่านี้อาจรวมถึงการเปลี่ยนแปลงพนักงานหรือการอัพเกรดหรือเปลี่ยนเครื่องใช้สำนักงานหรืออุปกรณ์หลัก เสมียนฝ่ายธุรการมีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลรักษาสินค้าคงเหลือของเครื่องใช้สำนักงานและการเจรจาข้อตกลงกับผู้ขาย
การจะประสบความสำเร็จในตำแหน่งนี้ได้ตามปกติต้องใช้ทักษะการจัดการองค์กรและการสื่อสารที่ดี การสนับสนุนผู้จัดการและหัวหน้างานหลายคนต้องการความสามารถในการจัดการเวลาที่ยอดเยี่ยม การทำให้ทุกคนมีความพึงพอใจโดยทั่วไปจะต้องมีการเจรจาต่อรองและการเจรจาต่อรองในส่วนของเจ้าหน้าที่ธุรการ
โดยปกติแล้วจะต้องมีประกาศนียบัตรมัธยมปลายหรือเทียบเท่าสำหรับตำแหน่งนี้แม้ว่าปกติจะต้องการวุฒิการศึกษาจากภาคี บาง บริษัท ต้องการปริญญาตรีด้านศิลปศาสตร์หรือการสื่อสาร บางครั้งมีความเชื่อกันว่ายิ่งมีการศึกษาผู้บริหารการจ้างงานมากเท่าไร ประสบการณ์ในฐานะผู้ช่วยเลขานุการหรือสำนักงานจะเป็นประโยชน์ในการพิจารณาตำแหน่งนี้ พื้นหลังในการใช้งานคอมพิวเตอร์และการสนับสนุนสำนักงานถือเป็นสินทรัพย์
