งานหลักของเจ้าหน้าที่ธุรการคือการจัดการงานเอกสารและงานบุคคลที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจประจำวันดำเนินไปอย่างราบรื่น ผู้เชี่ยวชาญประเภทนี้มักจะค่อนข้างสูงและมักจะมีความรับผิดชอบเป็นผู้นำนอกเหนือจากการทำงานของโต๊ะ บริษัท และหน่วยงานรัฐบาลส่วนใหญ่จ้างคนประเภทนี้เพื่อช่วยให้แน่ใจว่าการดำเนินงานภายในและหน้าที่ทางธุรกิจกำลังเกิดขึ้นอย่างที่ควรจะเป็น ในเกือบทุกบริบทงานจะเกี่ยวข้องกับหน้าที่หลักสี่ประการ ได้แก่ การสื่อสารการประสานงานการบริหารรายวันและการวางแผนระยะยาว
บทบาทใน บริษัท
เจ้าหน้าที่ธุรการที่มีชื่อเสียงหลายคนทำงานใน บริษัท ต่างๆ ในธุรกิจขนาดใหญ่มักจะมีแผนกทั้งหมดที่อุทิศตนเพื่อการบริหารและเจ้าหน้าที่ทำหน้าที่เป็นหัวหน้าของมัน องค์กรขนาดเล็กมักจ้างมืออาชีพประเภทนี้มาทำงานร่วมกับผู้นำคนอื่น ๆ ไม่ว่าในกรณีใดงานจะเน้นไปที่การจัดการ เจ้าหน้าที่ธุรการจะทำหน้าที่ดูแลกระบวนการและบุคลากรเพื่อให้แน่ใจว่า บริษัท สามารถบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้ สิ่งนี้สามารถเกี่ยวข้องกับทุกอย่างตั้งแต่การกำหนดโครงการไปจนถึงการเขียนรายงานและวิเคราะห์หมายเลขผลลัพธ์ งานจำนวนมากคือ "ภายใน" ซึ่งหมายความว่ามันขึ้นอยู่กับการรายงานและการจัดเก็บเอกสาร
ตำแหน่งของรัฐบาล
รัฐบาลส่วนใหญ่ยังต้องการเจ้าหน้าที่บริหารแม้ว่าโลกของผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้มีความแตกต่างกันบ้าง แทนที่จะช่วยให้ บริษัท บรรลุเป้าหมายของตัวเองงานของบุคคลนี้คือการช่วยถ่ายทอดสู่สาธารณะว่าผู้นำที่ได้รับการเลือกตั้งหรือได้รับการแต่งตั้งกำลังทำอะไรอยู่ เขาหรือเธออาจทำงานโดยตรงกับผู้นำเหล่านั้นเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังติดตาม งานนี้ยังคงเน้นการใช้กระดาษเป็นอย่างมากและเกี่ยวข้องกับการเขียนรายงานและการบีบอัดตัวเลขจำนวนมาก ความแตกต่างที่สำคัญคือกลุ่มเป้าหมายและเป้าหมายที่ครอบคลุม
การสื่อสาร
เจ้าหน้าที่ธุรการใน บริษัท และหน่วยงานรัฐบาลมักจะต้องให้ความสำคัญกับการสื่อสารเป็นอย่างมาก ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้มักจะเชื่อมโยงกับทั้งผู้บริหารระดับสูงและพนักงานระดับแนวหน้าและในระดับหนึ่งมีหน้าที่นำข้อความกลับไปกลับมาระหว่างทั้งสองกลุ่ม การสื่อสารทั้งหมดจะต้องชัดเจนกระชับและมีน้ำเสียงเป็นมืออาชีพ ความสามารถในการกำหนดว่าข้อมูลใดที่จะแบ่งปันและวิธีการสื่อสารที่ดีที่สุดมักเป็นสิ่งสำคัญมาก
การประสานงานกิจกรรมของทีม
เจ้าหน้าที่ธุรการส่วนใหญ่จะให้ความสนใจเป็นอย่างมากในการนำกลุ่มคนต่าง ๆ มารวมกันเพื่อจัดทำรายงานเฉพาะหรือเพื่อรับข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับสิ่งที่กำลังดำเนินอยู่ ประเภทของกิจกรรมและทีมที่ต้องประสานงานจะขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมหน้าที่ทางธุรกิจและการดำเนินธุรกิจโดยรวม ตัวอย่างเช่นใน บริษัท ที่ให้บริการเจ้าหน้าที่อาจต้องประสานงานสถานที่ช่างเทคนิคสถานที่ทำงานและการส่งมอบผลิตภัณฑ์ ในการปฏิบัติงานทางการแพทย์งานอาจหมุนรอบการปรับปรุงการไหลของข้อมูลระหว่างผู้ป่วยตัวแทนขายที่ปรึกษาและผู้เชี่ยวชาญด้านการแพทย์ที่ทำขึ้นเป็นแกนหลักของการปฏิบัติ
งานบริหารประจำวัน
เกือบทุกองค์กรยังมีงานเล็ก ๆ จำนวนมากที่อาจดูเหมือนเป็นเรื่องธรรมดา แต่ต้องทำให้ธุรกิจดำเนินการตามปกติ ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับงานเอกสารและส่วนใหญ่ตกอยู่ภายใต้คำอธิบายงานหลักของเจ้าหน้าที่ธุรการ ซึ่งรวมถึงการชำระค่าใช้จ่ายการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าการประมวลผลการชำระเงินที่ได้รับและการสร้างเงินเดือนให้กับพนักงาน จะต้องส่งเงินไปยังหน่วยงานภาครัฐและหน่วยงานอื่น ๆ พร้อมเอกสารประกอบที่ถูกต้อง
ใน บริษัท หรือหน่วยงานเล็ก ๆ เจ้าหน้าที่ฝ่ายธุรการมักรับผิดชอบงานเหล่านี้ด้วยตนเอง ผู้บริหารระดับสูงที่มีอำนาจไม่ได้ทำภารกิจประเภทนี้เป็นการส่วนตัวแทนที่จะเลือกที่จะมอบหมายให้พนักงานระดับสูงกว่า - แต่พวกเขามักจะรับผิดชอบเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะทำอย่างถูกต้องและตรงเวลา เมื่อ บริษัท มีปัญหาในการเรียกเก็บเงินหรือชำระเงินล่าช้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารมักจะเป็นคนแรกที่ถูกตำหนิ
บทบาทการวางแผน
งานธุรการของเจ้าหน้าที่ธุรการมักจะทำให้เขาหรือเธอเป็นศูนย์กลางของกิจกรรมทางธุรกิจทั้งหมดซึ่งให้มุมมองที่น่าสนใจเกี่ยวกับการทำงานและดำเนินงานที่แตกต่างกัน ธุรกิจและรัฐบาลอาจมองหาวิธีในการใช้ประโยชน์จากแนวทาง“ เห็นทั้งหมด” ประเภทนี้เมื่อพูดถึงการวางแผนทั่วทั้งองค์กร สิ่งนี้สามารถทำได้ง่ายเพียงแค่กำหนดเป้าหมายที่เหมาะสมสำหรับไตรมาสต่อไปหรือช่วยในการวางกลยุทธ์สำหรับแคมเปญ เจ้าหน้าที่ธุรการอาจถูกเรียกเก็บเงินเพื่อหาพื้นที่ที่มีขนาดใหญ่ขึ้นสำหรับองค์กรการวางแผนการย้ายและการออกแบบพื้นที่ทำงานตัวอย่างเช่นหรืออาจได้รับมอบหมายให้หาสิ่งที่ประชาชนต้องการเมื่อมันมาถึงสิ่งที่เฉพาะเจาะจงเช่นการลดหย่อนภาษี โซลูชั่นที่แตกต่างและการแก้ไขที่เป็นไปได้
รับงาน
ไม่มีรายการเดียวของสิ่งที่จะกลายเป็นเจ้าหน้าที่บริหารส่วนหนึ่งเป็นเพราะโอกาสที่แตกต่างกันมี ข้อกำหนดสำหรับการเป็นผู้นำใน บริษัท ใหญ่ ๆ นั้นแตกต่างจากองค์กรขนาดเล็กที่ไม่แสวงหากำไรหรือหน่วยงานราชการในท้องถิ่น ผู้สมัครส่วนใหญ่จบหลักสูตรการฝึกอบรมหลังมัธยมศึกษาในการบริหารธุรกิจหรือการจัดการซึ่งแสดงให้เห็นถึงความเข้าใจของพวกเขาเมื่อมันมาถึงการดำเนินงานภายในและการประสานงานบุคลากร นอกเหนือจากการศึกษาขั้นพื้นฐานแล้วยังมี บริษัท อีกมากที่เหลืออยู่
นายจ้างจำนวนมากสนใจประสบการณ์การทำงานที่เกี่ยวข้องมากกว่าหนังสือรับรองทางวิชาการ ประสบการณ์การแก้ไขปัญหาการจัดการความขัดแย้งและการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เป็นสิ่งสำคัญมาก ความสามารถในการรับมือกับแรงกดดันการทำงานภายใต้ข้อ จำกัด ด้านเวลาและการจัดการกับลำดับความสำคัญที่ขัดแย้งกันนั้นมีประโยชน์มากเช่นกัน ในกรณีส่วนใหญ่การตรวจสอบอย่างละเอียดของรายละเอียดของงานนั้นเป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับผู้สมัครในการพิจารณาว่าโอกาสที่เฉพาะเจาะจงนั้นต้องการอะไร
หลีกเลี่ยงความสับสนกับผู้ดูแลระบบ Office
ตำแหน่งงาน“ เจ้าหน้าที่ธุรการ” บางครั้งอาจสร้างความสับสนให้กับงาน“ ผู้ดูแลสำนักงาน” และ“ ผู้ช่วยสำนักงานบริหาร” ที่ฟังดูคล้ายกันได้แม้ว่าทั้งสองคนจะค่อนข้างแตกต่างกัน ผู้ดูแลระบบสำนักงานหรือผู้ช่วยสำนักงานนั้นโดยทั่วไปแล้วเป็นเลขานุการหรือผู้ช่วยพนักงานที่มีบทบาทในระดับต้น ๆ ในการยื่นคำตอบโทรศัพท์และงานธุรการระดับต่ำอื่น ๆ เจ้าหน้าที่มักจะเป็นผู้บริหารที่มีการฝึกอบรมและความเชี่ยวชาญและทำหน้าที่เป็นผู้นำมากกว่าผู้สนับสนุน งานทั้งสองประเภทเกี่ยวข้องกับการจัดการงานกระดาษที่แตกต่างกันในระดับที่แตกต่างกันมาก
