นักเก็บเอกสารเป็นมืออาชีพด้านข้อมูลที่คล้ายกับภัณฑารักษ์และบรรณารักษ์ ผู้เก็บเอกสารระบุรวบรวมจัดระเบียบบันทึกอธิบายรักษาและแสดงวัสดุที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ โดยทั่วไปหน้าที่หลักของนักเก็บเอกสารสำคัญคือการนำเสนอประวัติศาสตร์ที่แท้จริงและมีความเกี่ยวข้องในลักษณะเหนียวแน่น
ผู้เก็บเอกสารสำคัญมีความรู้ในช่วงเวลาและ / หรือหัวข้อการรวบรวมที่เก็บถาวร พวกเขาทำการวิจัยและรายการแหล่งที่มาเพื่อให้แน่ใจว่าการระบุสื่อเก็บถาวรทั้งหมดชัดเจน ผู้เก็บเอกสารเลือกรายการที่เหมาะสมกับคอลเลกชันขององค์กร ผู้จัดเก็บจะต้องเก็บบันทึกรายละเอียดของผู้คนสถานที่และวันที่ที่เกี่ยวข้องในรายการที่เลือกเพื่อเก็บถาวร รายการเหล่านี้อาจเป็นบันทึกที่เขียนด้วยลายมือ, ภาพถ่าย, ภาพยนตร์หรือวัสดุอื่น ๆ ที่เป็นไปได้
คำอธิบายของรายการที่พวกเขารวบรวมอาจถูกวางไว้บนเว็บไซต์ของ บริษัท หรือสถานที่สาธารณะอื่น ๆ หรืออาจนำไปใช้ในพิพิธภัณฑ์ นักเก็บเอกสารมักจะเขียนคำอธิบายเหล่านี้ส่วนใหญ่ เขาหรือเธอจะต้องบันทึกและจัดทำเอกสารรายละเอียดทั้งหมดของรายการที่เก็บถาวรไว้ในคอลเล็กชันอย่างระมัดระวัง การอนุรักษ์เป็นความรับผิดชอบของผู้เก็บเอกสารอีกคนหนึ่ง พวกเขามีความรู้ในวิธีการเก็บกระดาษแผ่นเรียบและวัสดุสามมิติ
ผู้เก็บเอกสารสำคัญต้องแสดงรายการที่รวบรวมได้ในลักษณะที่เป็นตรรกะและให้ข้อมูล ผู้เก็บเอกสารบางคนยืนยันว่าการรวบรวมรายการเอกสารสำคัญควรบอกเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับวัตถุและช่วงเวลาที่กำหนดไว้เสมอ ผู้เก็บเอกสารสำคัญจะต้องดูแลอย่างมืออาชีพในการทำงานและออกกำลังกายอย่างมีจริยธรรมรวมถึงการคัดเลือกผู้มีความรู้ในการเลือกสินค้าที่มีคุณภาพ ผู้เก็บเอกสารมักจะทำการค้นหาเพื่อเก็บรายการที่มีประโยชน์และพยายามเลือกวัสดุประวัติศาสตร์อย่างรอบคอบ
คอลเลกชันที่เก็บถาวรมีสองประเภทหลัก: หมุนเวียนและไม่หมุนเวียน คอลเล็กชันที่ไม่หมุนเวียนอาจถูกเก็บถาวรภายใน บริษัท หรือองค์กรที่แน่นอน คอลเลกชันประวัติศาสตร์ที่หมุนเวียนจะแสดงต่อสาธารณะ แต่โดยทั่วไปจะถูกเก็บรักษาไว้อย่างระมัดระวังเพื่อให้ไม่สามารถสัมผัสได้โดยตรง ผู้เก็บเอกสารไม่ได้ใช้เวลาทำงานทั้งหมดในการเก็บเอกสาร แต่โดยปกติจะต้องเข้าร่วมการประชุมและงานอุตสาหกรรมเป็นประจำ นักเก็บเอกสารมักจะจัดการพนักงานเพื่อช่วยเขาหรือเธอในการบันทึกและเก็บรักษาเอกสารทางประวัติศาสตร์
หน้าที่เก็บเอกสารสำคัญสามารถเปรียบเทียบได้กับของบรรณารักษ์ซึ่งผู้เชี่ยวชาญด้านข้อมูลทั้งสองประเภทอาจรวบรวมเก็บรักษาและจัดแสดงสื่อสำหรับการเข้าใช้งานของรัฐหรือเอกชน ผู้เก็บเอกสารและหน้าที่ของภัณฑารักษ์ก็มีลักษณะคล้ายคลึงกันซึ่งทั้งคู่มักจะทำงานกับรูปทรงขนาดและประเภทของวัสดุที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตามผู้เก็บเอกสารอธิบายวัสดุแตกต่างจากบรรณารักษ์มาก พวกเขามักจะทำงานกับรูปแบบภาพและเสียงที่ภัณฑารักษ์ไม่ปกติ
