ฝึกอบรมการจัดการเหตุการณ์ทำงานภายใต้การปกครองของผู้จัดการเหตุการณ์เพื่อให้แน่ใจว่าทุกด้านของเหตุการณ์ที่วางแผนไว้ดำเนินไปอย่างราบรื่น การจัดการกิจกรรมเป็นคำศัพท์ที่ใช้อธิบายการกระทำของการวางแผนและการดำเนินกิจกรรมและโรงเรียนหลายแห่งเปิดสอนหลักสูตรการจัดการโรงแรมและการโรงแรมเพื่อฝึกอบรมผู้จัดการเหตุการณ์ ผู้ฝึกอบรมการจัดการเหตุการณ์ทำงานร่วมกับผู้จัดการเหตุการณ์เพื่อประสานงานเรื่องงบประมาณอาหารสถานที่เพลงข่าวประชาสัมพันธ์ความปลอดภัยและด้านลอจิสติกส์อื่น ๆ ที่จำเป็นเมื่อจัดการโฮสต์
โดยทั่วไปแล้วธีมจะเป็นรายการแรกที่กล่าวถึงเมื่อผู้จัดการเหตุการณ์ทำงานกับลูกค้า การเข้าใจสิ่งที่ลูกค้าต้องการจะช่วยให้ผู้จัดการเหตุการณ์และผู้ฝึกอบรมผู้จัดการเหตุการณ์ทราบว่าจะเริ่มต้นอย่างไร ตำแหน่งผู้ฝึกงานมักเกี่ยวข้องกับการค้นคว้าประวัติเบื้องหลังธีมเพื่อให้ได้ความถูกต้องทางประวัติศาสตร์ ตัวอย่างเช่นบุคคลที่แต่งกาย ด้วยลม ควรสวมชุดเดเบเบลลัมและอาจเป็นอาหารและดนตรีในช่วงเวลาดังกล่าว ผู้ฝึกอบรมผู้จัดการเหตุการณ์ทำการวิจัยรายการตามปกติจากช่วงเวลานั้นและให้รายละเอียดที่จำเป็นแก่ผู้จัดการเหตุการณ์เพื่อพัฒนาแผน
การจัดทำงบประมาณเป็นอีกสิ่งสำคัญในการวางแผนงาน เมื่อสร้างธีมแล้วผู้จัดการเหตุการณ์จะพูดถึงเกณฑ์งบประมาณกับลูกค้าเพื่อพิจารณาว่ามียอดการใช้จ่ายเท่าใด จากนั้นผู้เข้าอบรมจะเป็นผู้รับผิดชอบในการขอใบเสนอราคาจากผู้ขายต่าง ๆ รวบรวมข้อมูลและจัดทำรายงานเพื่อตรวจสอบผู้จัดการเหตุการณ์ อาจจำเป็นต้องมีการเจรจาเพื่อให้มั่นใจว่าตรงตามความต้องการของลูกค้าทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรายงานขั้นสุดท้าย ผู้ฝึกอบรมอาจนั่งเจรจาระหว่างผู้จัดการกิจกรรมและผู้ขายหรือลูกค้าเพื่อเรียนรู้วิธีดำเนินการเจรจาต่อรอง
ผู้ฝึกอบรมการจัดการเหตุการณ์บางครั้งก็ถือว่าเป็น "โกเฟอร์" เนื่องจากจำนวนงานที่ได้รับมอบหมายในนาทีสุดท้าย เมื่อวันของเหตุการณ์ใกล้เข้ามากิจกรรมเล็ก ๆ มากมายเช่นการโทรเพื่อยืนยันการส่งมอบหรือการตรวจสอบรายการ RSVP จะตกไปที่ผู้ฝึกงาน เซสชันข้อเสนอแนะรายวันเป็นเรื่องปกติที่ผู้จัดการเหตุการณ์และผู้ฝึกอบรมทำงานผ่านรายการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าทุกด้านได้รับการจัดการอย่างทันเวลา
ในวันที่เกิดเหตุการณ์จริงผู้ฝึกอบรมการจัดการเหตุการณ์มักจะมอบหมายให้ประสานงานเบื้องหลังกับผู้ขายหลาย ๆ ราย สิ่งต่าง ๆ ในโลกเช่นการจัดตารางเวลาที่จอดรถและโซนขนถ่ายสำหรับผู้ขายรวมถึงการยืนยันรายการที่ถูกต้องตามคำสั่งถูกส่งไปยังผู้ฝึกงาน เมื่อเหตุการณ์เริ่มต้นขึ้นตัวจัดการเหตุการณ์อาจเป็นส่วนหนึ่งของการเฉลิมฉลองและผู้ฝึกงานจะติดตามผู้ขายอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งต่าง ๆ จะดำเนินไปอย่างราบรื่น
เมื่อกิจกรรมสิ้นสุดลงผู้จัดการและผู้ฝึกอบรมการจัดการเหตุการณ์จะทำงานร่วมกับผู้ขายเพื่อให้แน่ใจว่าสถานที่นั้นอยู่ในสภาพที่สมบูรณ์และวัสดุทั้งหมดจะถูกลบออก ในวันถัดจากเหตุการณ์ผู้ฝึกงานจะทำงานเพื่อคืนสิ่งของที่เช่าหรือยืมและจัดทำรายงานค่าใช้จ่ายขั้นสุดท้าย ผู้จัดการและผู้ฝึกอบรมหารือเกี่ยวกับปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นและกำหนดวิธีการจัดการในอนาคต เมื่อมีการชำระค่าใช้จ่ายขั้นสุดท้ายผู้ฝึกงานจะยื่นรายงานเหตุการณ์และย้ายไปยังกิจกรรมถัดไป
