ตัวจัดทำดัชนีจะจัดระเบียบข้อมูลและสร้างดัชนีซึ่งสามารถใช้เพื่อค้นหาข้อมูลนั้น ทุกครั้งที่มีคนเปิดหนังสือสารคดีและพลิกไปที่ดัชนีเพื่อค้นหาบางสิ่งบางอย่างเธอหรือเขากำลังใช้ประโยชน์จากการทำงานอย่างหนักของบุคคลนี้ ผู้จัดทำดัชนีสามารถจัดทำดัชนีหนังสือบทความในนิตยสารและสิ่งพิมพ์ประเภทอื่น ๆ พวกเขายังอาจให้บริการที่เป็นนามธรรมและ databasing ขึ้นอยู่กับชุดทักษะของพวกเขาและพื้นที่ที่พวกเขาทำงาน
ตามอัตภาพผู้เขียนมีความรับผิดชอบในการจัดทำดัชนีของตัวเอง อย่างไรก็ตามนี่เป็นทักษะที่มีความเชี่ยวชาญสูงและผู้เขียนส่วนใหญ่ไม่ได้ขึ้นอยู่กับงานต้องการที่จะส่งงานไปยังตัวทำดัชนี ดรรชนีมักจะทำงานเป็น freelancer ทำงานบนพื้นฐานของงาน บางแห่งอาจทำงานให้กับ บริษัท สำนักพิมพ์โดยสำนักพิมพ์ขนาดใหญ่จะดูแลพนักงานของ indexers ข้อได้เปรียบในการทำงานเป็นส่วนหนึ่งของพนักงานคือการจ้างงานที่มั่นคงพร้อมการเข้าถึงแนวทางแบบซึ่งจะเป็นประโยชน์เมื่อพัฒนาดัชนี
ถึงแม้ว่าโปรแกรมคอมพิวเตอร์สามารถพยายามสร้างดัชนีสำหรับหนังสือได้ แต่โดยทั่วไปจะใช้ทักษะของตัวทำดัชนีเพื่อทำงานให้ถูกต้อง คอมพิวเตอร์มีความสอดคล้องที่ดีมากซึ่งคอมพิวเตอร์ระบุตำแหน่งที่มีคำหรือวลีเฉพาะปรากฏขึ้นและบางอันก็ฉลาดพอที่จะกำหนดว่าลักษณะที่เกี่ยวข้องนั้นเกี่ยวข้องกันอย่างไร แต่คอมพิวเตอร์ก็ยังสามารถทำผิดพลาดได้
ตัวสร้างดัชนีจะอ่านหนังสือโดยรับการพิสูจน์ซึ่งรวมถึงหมายเลขหน้าสุดท้าย เขาหรือเธอจะจดบันทึกวลีและคำสำคัญและสถานที่ที่ปรากฏเพื่อเริ่มสร้างดัชนี การทำงานเป็นดรรชนีนั้นยุ่งยากเพราะเขาหรือเธอต้องคิดถึงความต้องการของผู้ชมโดยพิจารณาว่าคนประเภทไหนที่ต้องการค้นหาคำศัพท์
ในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพผู้ทำดัชนีต้องคิดว่าผู้คนอาจมองหาคำศัพท์ที่ไหน ยกตัวอย่างเช่นตำราอาหารใครบางคนที่ต้องการสูตรเค้กแครอทอาจมองหา "เค้กแครอท" หรือ "แครอทเค้ก" และผู้ทำดัชนีต้องตัดสินใจว่าอะไรจะเหมาะสมที่สุด เขาหรือเธอต้องมีสไตล์ที่สอดคล้องกัน กล่าวอีกนัยหนึ่งถ้าใช้ "เค้กแครอท" มากกว่ารายการเค้กใด ๆ ในดัชนีจะถูกจัดรูปแบบด้วยวิธีนี้: "เค้กช็อคโกแลต" "เค้กหินอ่อน" "เค้กอาหารเทวดา" เป็นต้น
ดัชนีที่เสร็จสมบูรณ์จะถูกส่งไปยังผู้เผยแพร่และจะถูกเพิ่มไปยังสิ่งพิมพ์ที่เสร็จสิ้นแล้วเพื่อให้สามารถพิมพ์และแจกจ่ายได้ โดยทั่วไปแล้วจะมีการตรวจสอบเอกสารเพื่อยืนยันว่าจะใช้งานได้กับสิ่งพิมพ์และเหมาะสมสำหรับผู้ชม ตัวอย่างเช่นผู้เขียนอาจสแกนเพื่อให้แน่ใจว่าหัวข้อสำคัญครอบคลุมในดัชนี ในหนังสือเกี่ยวกับโภชนาการตัวอย่างเช่นเราอาจคาดหวังว่าจะสามารถค้นหาคำเช่น "แคลอรี่" "อาหาร" "คุณค่าทางโภชนาการ" และอื่น ๆ ในดัชนี
ผู้จัดทำดัชนีสามารถรับการฝึกอบรมผ่านชั้นเรียนการรับรองการจัดทำดัชนีและการสัมมนา วิทยาลัยชุมชนและโรงเรียนเทคนิคบางแห่งมีการฝึกอบรมประเภทนี้ด้วย การเป็นสมาชิกในองค์กรมืออาชีพเปิดให้ผู้ที่มีทักษะการแสดงและสามารถเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่ต้องการสร้างอาชีพมืออาชีพในสาขานี้
