ตัวแทนข้อมูลเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ ตำแหน่งได้รับการออกแบบเป็นสายการสื่อสารโดยตรงระหว่างสาธารณะและพนักงาน บริษัท โดยทั่วไปแล้วธุรกิจที่มีส่วนประกอบบริการที่สร้างคำถามจำนวนมากจากลูกค้าจะกำหนดตัวแทนข้อมูลเพื่อให้รายละเอียดเกี่ยวกับบริการ ตัวแทนมีอำนาจตามปกติในการให้ข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับการดำเนินงานของ บริษัท แต่ไม่ได้รับอนุญาตในฐานะโฆษกของ บริษัท โดยทั่วไปหรือเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับนโยบายของ บริษัท นอกขอบเขตความเชี่ยวชาญเฉพาะ
มีประโยชน์เช่นเดียวกับการโพสต์ข้อมูลบนป้ายโฆษณาหมุนเวียนเป็นลายลักษณ์อักษรหรือจัดทำข้อมูลที่บันทึกไว้เมื่อมีคนโทรหาบ่อยครั้งที่ธุรกิจต่างๆพบว่าลูกค้าต้องการพูดคุยกับคนจริง นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับผลิตภัณฑ์บริการซึ่งการให้บริการที่เพียงพอนั้นขึ้นอยู่กับนิสัยของคนที่เกี่ยวข้อง แทนที่จะพยายามคาดหวังทุกคำถามที่อาจเกิดขึ้น บริษัท สามารถจ้างตัวแทนข้อมูลเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าในการพูดคุยโดยตรงกับตัวแทนของ บริษัท
ตัวแทนข้อมูลจะต้องเชี่ยวชาญข้อมูลบางส่วน พวกเขามีความรับผิดชอบในการจัดการคำถามเกี่ยวกับหัวข้อจากลูกค้าสาธารณะหรือสื่อ ตัวแทนข้อมูลสามารถรับผิดชอบในการตั้งคำถามด้วยตนเองทางโทรศัพท์หรือทางอิเล็กทรอนิกส์ทางอีเมลการแชทออนไลน์หรือผ่านการโพสต์ในฟอรัมบนเว็บไซต์
ตัวอย่างเช่น บริษัท ที่ให้บริการเรือข้ามฟากอาจจ้างตัวแทนข้อมูลให้กับคำถามภาคสนามที่เว็บไซต์ขึ้นเครื่องระหว่างเวลาให้บริการ ตัวแทนสามารถตอบคำถามเกี่ยวกับกำหนดการสิ่งอำนวยความสะดวกบนเรือและระยะเวลาการเดินทางและค่าใช้จ่ายเหนือสิ่งอื่นใด แม้ว่านี่จะเป็นประเภทของข้อมูลที่ผู้คนสามารถค้นพบได้ด้วยตัวเองโดยดูจากแผ่นพับที่พิมพ์ออกมา นอกจากนี้ยังช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นในช่วงเวลาที่มีคำถามผิดปกติเกิดขึ้นเช่นบุคคลสามารถตกปลาด้านข้างของเรือข้ามฟากในระหว่างการเดินทางได้หรือไม่
งานนี้ถือว่าเป็นตำแหน่งสนับสนุนในฝ่ายบริการลูกค้าหรือฝ่ายประชาสัมพันธ์ ธุรกิจบางอย่างจะยึดติดกับหน้าที่ที่เกี่ยวข้องตามความจำเป็น ตัวอย่างเช่นตัวแทนอาจจำเป็นต้องใช้ในการร้องเรียนลูกค้าและรายงานการจัดการ เขาสามารถขอให้ทำการจองของลูกค้าเป็นส่วนหนึ่งของงานหรือเพื่อแสดงข้อมูลภายนอก หน้าที่หลักของเขาจะเกี่ยวข้องกับการให้ข้อมูล แต่สามารถมอบหมายหน้าที่อื่น ๆ ตามวิธีการดำเนินงานของ บริษัท
