ผู้ช่วย Office เป็นคำที่คลุมเครือซึ่งสามารถอธิบายงานที่หลากหลายในสำนักงาน บางครั้งสามารถใช้คำเหมือนกันกับคำเช่นผู้ช่วยฝ่ายบริหารหรืออาจอ้างถึงพนักงานฝ่ายสนับสนุนสำนักงานที่ช่วยงานของผู้ช่วยฝ่ายบริหารผู้ช่วยผู้บริหารหรือเลขานุการ ผู้ช่วยสำนักงานโดยเฉลี่ยอาจทำงานหลายอย่างในสำนักงานและโดยทั่วไปต้องการทักษะสำนักงานขั้นพื้นฐานสำหรับงาน
ผู้ช่วยสำนักงานประเภทสุดท้ายนี้อาจทำงานใด ๆ ต่อไปนี้:
- รับโทรศัพท์
- ไฟล์และจัดระเบียบข้อมูล
- รับข้อความ
- เรียกใช้ธุระ
- ชนิด
- ทำการป้อนข้อมูลหรือการประมวลผลคำ
- ทำงานเพื่อสนับสนุนเจ้าหน้าที่สำนักงานอื่น ๆ
- ใช้งานอุปกรณ์สำนักงานเช่นเครื่องถ่ายเอกสารหรือเครื่องแฟกซ์
- ใช้โปรแกรมเฉพาะเช่น Microsoft Word®, Excel®หรือAccess®
- ให้การสนับสนุนลูกค้า
- ช่วยเหลือเกี่ยวกับการบัญชีสำนักงาน
ผู้ช่วยสำนักงานขั้นสูงอาจมีความรับผิดชอบในการดำเนินงานสำนักงานสนับสนุนผู้บริหารโดยตรงและดูแลพนักงานออฟฟิศคนอื่น ๆ โดยทั่วไปเมื่อการสนับสนุนผู้บริหารหรือพนักงานระดับสูงโดยตรงมากกว่าผู้ช่วยสำนักงานสามารถเรียกว่าผู้ช่วยฝ่ายบริหารหรือผู้บริหาร หากผู้ช่วยสำนักงานกำกับดูแลพนักงานคนอื่นเขาหรือเธออาจถูกเรียกว่าผู้จัดการสำนักงาน
บ่อยครั้งผู้ช่วยสำนักงานต้องเป็นพนักงาน พวกเขาจะต้องมีทักษะการพิมพ์ที่ดีเต็มใจรับคำสั่งจากพนักงานคนอื่น ๆ พร้อมที่จะทำงานในหลากหลายความสามารถและอย่างน้อยก็เริ่มมีความรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์สำนักงานทั่วไป งานอาจแตกต่างกันไปในแต่ละวันและอาจขึ้นอยู่กับความต้องการในปัจจุบันของสำนักงาน คุณอาจป้อนข้อมูลหนึ่งวันยื่นต่อไปและส่งแฟกซ์หรือส่งเอกสารส่งเสริมการขายในวันอื่น บางครั้งถ้าสำนักงานเป็นฐานบริการลูกค้าขอบเขตที่คุณไม่ว่างอาจขึ้นอยู่กับปริมาณการใช้ของลูกค้า
ผู้ช่วยสำนักงานอาจเสร็จสิ้นโปรแกรมใบรับรองผ่านโรงเรียนการค้าหรือวิทยาลัยชุมชน บางคนมีประกาศนียบัตรมัธยมปลายและขาดน้อยมาก ทักษะหลักที่ต้องการคือความสามารถในการพิมพ์ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำมารยาททางโทรศัพท์ที่ดีทักษะคนดีและความสามารถในการจัดระเบียบ บริษัท อื่น ๆ ต้องการให้แน่ใจว่าคุณสามารถทำงานกับซอฟต์แวร์สำนักงานและบาง บริษัท ต้องการให้คุณทดสอบซอฟต์แวร์ดังกล่าวเพื่อแสดงความสามารถ
เมื่อผู้ช่วยสำนักงานเป็นผู้ช่วยมืออาชีพโดยตรงงานของพวกเขาอาจจะเน้นมากขึ้น พวกเขาจะทำสิ่งใดก็ตามที่จำเป็นต้องใช้ในสำนักงานเพื่อให้มืออาชีพไม่ต้องทำ ผู้ช่วยฝ่ายบริหารและผู้บริหารมักจะมีประสบการณ์มากกว่ากับซอฟต์แวร์สำนักงานและมักจะทำหน้าที่เป็นตัวเลือกระหว่างลูกค้าและผู้บริหาร พวกเขาอาจจัดการสำนักงานและจ้างและดับเพลิงผู้ช่วยสำนักงานที่สามารถช่วยเหลือพวกเขาด้วยงานของพวกเขาในการสนับสนุนมืออาชีพ
เนื่องจากคำศัพท์อาจหมายถึงหลายสิ่งหลายอย่างช่วงการชำระเงินจึงอาจแปรผันได้ ผู้ช่วยสำนักงานที่มีทักษะการใช้สำนักงานน้อยที่สุดอาจทำให้ค่าจ้างขั้นต่ำน้อยลง ผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจสั่งเงินเดือนสูงขึ้นโดยมีเงินเดือนเฉลี่ยอยู่ในช่วง $ 30,000 US Dollar (USD) หลายคนทำมากกว่านี้ขึ้นอยู่กับประสบการณ์และความรับผิดชอบในงานของพวกเขา
