เสมียนบัญชีแยกประเภทมีหน้าที่ในการป้อนข้อมูลลงในบัญชีแยกประเภทในนามของธุรกิจหรือองค์กร กฎหมายในหลายประเทศกำหนดให้เจ้าของธุรกิจต้องเก็บบันทึกรายละเอียดทางการเงินของรายได้และค่าใช้จ่ายและมีการตรวจทานบันทึกเหล่านี้ระหว่างการเตรียมภาษี เสมียนบัญชีแยกประเภทต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการบันทึกข้อมูลทางการเงินอย่างถูกต้องและหนังสือของ บริษัท มีความสมดุลทุกวันรายสัปดาห์หรือรายเดือน
บริษัท หลายแห่งมีบัญชีแยกประเภทแยกต่างหากสำหรับค่าใช้จ่ายประเภทต่างๆเช่นเงินเดือนหรือสินค้าคงคลัง ก่อนที่กองทุนจะฝากหรือถอนออกจากบัญชีเหล่านี้เสมียนบัญชีแยกประเภทอาจผ่านธุรกรรมทั้งหมดผ่านบัญชีแยกประเภททั่วไปก่อน เงินฝากจะถูกบันทึกในบัญชีแยกประเภททั่วไปจากนั้นหักจากบัญชีนั้นและโอนไปยังบัญชีแยกประเภทย่อยที่เหมาะสม พนักงานใช้หมายเลขบัญชีแยกประเภทย่อยเพื่อติดตามการฝากและถอนเงินเหล่านี้ แต่สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปมีรายละเอียดของการเดบิตและเครดิตทั้งหมดของ บริษัท
ในตอนท้ายของแต่ละวันยอดดุลสิ้นสุดของบัญชีแยกประเภทควรสะท้อนยอดรวมเริ่มต้นของวันรวมกับเครดิตทั้งหมดและลบเดบิตทั้งหมด โดยปกติแล้ว บริษัท ต้องการพนักงานเพื่อสร้างสมดุลในบัญชีแยกประเภททั่วไปในแต่ละวัน หากพบความแตกต่างเจ้าหน้าที่เสมียนบัญชีแยกประเภทจะต้องตรวจสอบธุรกรรมและใบเสร็จรับเงินทั้งหมดอย่างรอบคอบเพื่อระบุแหล่งที่มาของปัญหา พนักงานต้องแก้ไขข้อผิดพลาดและตรวจสอบให้แน่ใจว่ายอดเงินคงเหลือสิ้นสุดนั้นถูกต้อง ในบางประเทศเสมียนไม่จำเป็นต้องตรวจสอบบัญชีแยกประเภทเป็นประจำทุกวัน แต่ยิ่งมีการตรวจสอบบัญชีแยกประเภทบ่อยครั้งยิ่งพนักงานตรวจสอบสามารถแก้ไขปัญหาได้ง่ายขึ้น
เสมียนบัญชีแยกประเภทบางครั้งมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดทำรายงานทางการเงินและการนำเสนอต่อกรรมการหรือเจ้าของ บริษัท พวกเขาสามารถตอบคำถามเกี่ยวกับผลประกอบการทางการเงินของ บริษัท โดยอ้างอิงจากข้อมูลที่มีอยู่ในบัญชีแยกประเภท เมื่อเจ้าหน้าที่ภาษีทำการตรวจสอบเสมียนบัญชีแยกประเภทมีหน้าที่ตอบคำถามของผู้สอบบัญชีและจัดเตรียมสำเนาใบเสร็จรับเงินและข้อมูลทางการเงินที่ผู้สอบบัญชีร้องขอ
บริษัท บางแห่งจ้างนักบัญชีสาธารณะที่ได้รับการรับรองให้ทำงานเป็นเสมียนบัญชีแยกประเภท บุคคลเหล่านี้มักจะมีวุฒิการศึกษาระดับวิทยาลัยในสาขาการบัญชีการเงินหรือสาขาที่เกี่ยวข้อง บริษัท ใหญ่ ๆ อาจจ้างพนักงานจำนวนมากเพื่อดูแลด้านการเงินของแผนกต่าง ๆ ของ บริษัท บริษัท ขนาดเล็กบางครั้งจ้างผู้ทำบัญชีที่ไม่มีการฝึกอบรมการบัญชีอย่างเป็นทางการให้ทำงานเป็นเสมียนบัญชีแยกประเภท บุคคลเหล่านี้อาจมีหรือไม่มีวุฒิการศึกษาระดับวิทยาลัย แต่มักจะมีประสบการณ์ในฐานะผู้บริหารสำนักงานเลขานุการหรือเหรัญญิก
