ผู้ดูแลระบบบัญชีเงินเดือนเป็นบุคคลที่กำกับดูแลการออกเงินเดือนและการบำรุงรักษาบันทึกบัญชีเงินเดือน ผู้ดูแลระบบเงินเดือนสามารถมีคุณสมบัติแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขนาดและลักษณะของธุรกิจ ในธุรกิจขนาดเล็กผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีคนหนึ่งอาจจัดการกับความต้องการด้านบัญชีทั้งหมดรวมถึงเงินเดือนการชำระเงินของผู้ขายการประมวลผลลูกหนี้การค้าและปัญหาอื่น ๆ ในธุรกิจขนาดใหญ่อาจมีแผนกบัญชีเงินเดือนภายใต้การดูแลของบัญชีที่ผ่านการรับรองกับทีมงานของเสมียนและในธุรกิจขนาดกลางบุคคลเดียวทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลระบบเงินเดือนและมุ่งเน้นไปที่บัญชีเงินเดือนเท่านั้น
ผู้ดูแลระบบเงินเดือนบางคนมีประกาศนียบัตรมัธยมปลายและเรียนรู้เกี่ยวกับงาน คนอื่น ๆ ได้เข้ารับการฝึกอบรมและโปรแกรมการรับรองเพื่อให้ได้ทักษะการบริหารธุรกิจขั้นพื้นฐาน โรงเรียนเทคนิคและวิทยาลัยชุมชนหลายแห่งเปิดสอนหลักสูตรที่เตรียมความพร้อมสำหรับการประกอบอาชีพด้านการบริหารบัญชีเงินเดือน คุณสมบัติที่มากขึ้นอาจหมายถึงการจ่ายเงินที่สูงขึ้นเมื่อเริ่มต้น แต่อาจไม่จำเป็น
ผู้ดูแลระบบบัญชีเงินเดือนรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลการจับเวลาและมีหน้าที่รับผิดชอบในการออกเช็คที่ถูกต้องและครบถ้วน ในกระบวนการสร้างเงินเดือนผู้บริหารบัญชีเงินเดือนจะต้องดำเนินการหักภาษี ณ ที่จ่ายรวมถึงภาษีการบริจาคโดยสมัครใจไปยังโปรแกรมผลประโยชน์และการปรุงแต่งค่าจ้าง การหักภาษี ณ ที่จ่ายเหล่านี้มีการบันทึกไว้ในแต่ละเช็คเงินเดือนเพื่อให้พนักงานสามารถตรวจสอบว่าถูกต้องหรือไม่
ผู้ดูแลระบบบัญชีเงินเดือนยังเก็บบันทึกข้อมูลเงินเดือนเก่าไว้ด้วย นี้จะใช้ในการสร้างเอกสารภาษีในตอนท้ายของปีเช่นเดียวกับการให้การอ้างอิงในกรณีที่มีข้อพิพาทเกี่ยวกับการจ่ายเงิน พนักงานอาจไม่สังเกตเห็นปัญหาในทันทีเช่นการจ่ายเงินในอัตราที่ผิดและอาจเป็นไปได้ที่พนักงานจะโต้แย้งการชำระเงินคืนที่มีอายุหลายเดือนทำให้จำเป็นต้องรักษาระเบียนที่มีการเรียงลำดับอย่างดีเพื่อให้สามารถดึงและตรวจสอบข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
งานนี้มักจะต้องใช้ทักษะคอมพิวเตอร์ ผู้ดูแลระบบบัญชีเงินเดือนส่วนใหญ่ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อสร้างบัญชีเงินเดือนและอาจต้องทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อป้อนข้อมูลบัญชีเงินเดือน เป็นเรื่องปกติที่จะเห็นสถานที่ทำงานโดยใช้ระบบบอกเวลาด้วยคอมพิวเตอร์และผู้ดูแลบัญชีเงินเดือนจะต้องคุ้นเคยกับระบบบอกเวลาและวิธีการทำงาน
อัตราการจ่ายสำหรับคนในตำแหน่งเหล่านี้แตกต่างกันไป ยิ่งมีประสบการณ์หรือการฝึกอบรมมากเท่าไหร่การจ่ายเงินพื้นฐานก็อาจสูงขึ้นเท่านั้น การทำงานกับ บริษัท ใหญ่ ๆ สามารถให้สิทธิประโยชน์ต่างๆเช่นประกันสุขภาพและแผนบำนาญที่อาจเพิ่มมูลค่าให้กับเงินเดือน ผู้ดูแลระบบบัญชีเงินเดือนในอนาคตอาจต้องการใช้เว็บไซต์อ้างอิงเงินเดือนเพื่อเปรียบเทียบเงินเดือนที่ได้รับกับอัตราการดำเนินงานในอุตสาหกรรมและพื้นที่
