คำว่า "ประวัตินักเรียน" ถูกนำมาใช้ในหลาย ๆ ความรู้สึกในชุมชนการศึกษา ในทุกกรณีโปรไฟล์นักเรียนให้ข้อมูลเกี่ยวกับนักเรียน แต่ข้อมูลนั้นสามารถนำเสนอและนำไปใช้ในรูปแบบต่างๆ โปรไฟล์นักศึกษาสามารถรวมข้อมูลที่นักเรียนส่งมารวมถึงข้อมูลที่เจ้าหน้าที่ของสถาบันการศึกษาเพิ่มเข้ามาเพื่อให้ภาพที่สมบูรณ์ของนักเรียน การเข้าถึงโปรไฟล์นักเรียนหลายประเภทถูก จำกัด เนื่องจากข้อกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว
ในสำนักงานให้ความช่วยเหลือทางการเงินโปรไฟล์นักเรียนจะถูกใช้เพื่อกำหนดคุณสมบัติของความช่วยเหลือทางการเงินและติดตามบัญชีและประวัติของนักเรียนที่วิทยาลัย สำนักงานให้ความช่วยเหลือทางการเงินหลายแห่งใช้เอกสารเฉพาะที่เรียกว่าPROFILE®ซึ่งได้รับการออกแบบโดยคณะกรรมการวิทยาลัยซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการสมัครความช่วยเหลือทางการเงินโดยนักเรียนกรอกเอกสารเพื่อให้ข้อมูลเกี่ยวกับตัวเองและสถานการณ์ทางการเงินของพวกเขา โปรไฟล์ความช่วยเหลือทางการเงินทั่วไปประกอบด้วยข้อมูลประชากรเกี่ยวกับนักเรียนและผู้ปกครองพร้อมกับข้อมูลทางการเงินและประวัติบัญชีแบบเต็ม
สำนักงานรับเข้าเรียนยังจัดทำโปรไฟล์นักเรียนเมื่อนักเรียนสมัครเข้าโรงเรียน โปรไฟล์มักเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้สามารถติดตามและส่งไปยังสมาชิกต่างๆของสำนักงานรับสมัครเพื่อตรวจสอบได้อย่างง่ายดาย โปรไฟล์ประกอบด้วยข้อมูลจากนักเรียนเช่นประชากรขั้นพื้นฐานพร้อมกับการเขียนเรียงความการรับสมัครและบันทึกการศึกษาจากสถาบันการศึกษาก่อนหน้านี้พร้อมกับจดหมายแนะนำ โปรไฟล์การรับสมัครอาจรวมถึงการถอดเสียงการสัมภาษณ์บันทึกการติดต่อกับผู้สมัครและข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง หากนักเรียนได้รับการยอมรับโปรไฟล์การรับสมัครจะถูกนำมาใช้เพื่อสร้างโปรไฟล์นักเรียนเพื่อวัตถุประสงค์ในการเก็บบันทึกโดยมีโปรไฟล์ซึ่งรวมถึงบันทึกคะแนนเกรดหลักสูตรที่ดำเนินการและอื่น ๆ และถูกดูแลโดยสำนักทะเบียนและสำนักงานของบาร์ซ่า
มหาวิทยาลัยและวิทยาลัยหลายแห่งยังมีประวัติย่อของนักศึกษาในโบรชัวร์การรับสมัครและบนเว็บไซต์ของพวกเขาเพื่อดึงดูดผู้สมัครที่มีศักยภาพ โปรไฟล์นักเรียนเหล่านี้มุ่งเน้นไปที่ความสนใจของนักเรียนและหลักสูตรการเรียนของพวกเขาที่โรงเรียนให้ภาพรวมของนักเรียนทั่วไปในโรงเรียนที่ผู้สมัครสามารถใช้เพื่อตรวจสอบว่าโรงเรียนมีความเหมาะสมสำหรับพวกเขาหรือไม่ เนื่องจากโปรไฟล์นักเรียนเหล่านี้เปิดให้สาธารณชนได้รับการเผยแพร่โดยได้รับความยินยอมจากนักเรียนเท่านั้นและไม่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
นักเรียนอาจถูกทำโปรไฟล์ด้วยสื่อ หนังสือพิมพ์เมืองเล็ก ๆ จำนวนมากเผยแพร่ประวัตินักเรียนในช่วงเวลาที่สำเร็จการศึกษาเพื่อให้สมาชิกของชุมชนสามารถได้รับการแนะนำให้รู้จักกับนักเรียนที่สำเร็จการศึกษาและเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแผนการในอนาคต ประวัตินักศึกษายังสามารถทำหน้าที่เป็นเรื่องราวที่น่าสนใจของสาธารณชนด้วยนักข่าวทำโปรไฟล์นักเรียนที่ทำสิ่งที่น่าสนใจเช่นการจัดกลุ่มชุมชนอาสาสมัครต่างประเทศหรือเก่งในการแข่งขันกีฬา
