จดหมายดำรงตำแหน่งเป็นจดหมายรับรองภายนอกที่ส่งไปยังคณะกรรมการการครอบครองเพื่อสนับสนุนการเสนอราคาของสมาชิกคณะสำหรับการจ้างงานถาวร จดหมายดังกล่าวอาจมาจากผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้างานขึ้นอยู่กับข้อมูลที่คณะกรรมการวาระการศึกษาร้องขอ แต่โดยทั่วไปแล้วจะได้รับการร้องขอจากผู้นำในสาขาการศึกษาของผู้สมัครที่ถูกถามเพื่อแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับศักยภาพของผู้สมัคร มีส่วนร่วมในฐานความรู้ของสนาม
Tenure เป็นระบบการจ้างงานที่ช่วยให้อาจารย์ที่วิทยาลัยและมหาวิทยาลัยบางแห่งมีสัญญาจ้างงานแบบถาวร ระบบได้รับการออกแบบมาเพื่อปกป้องเสรีภาพทางวิชาการภายใต้ทฤษฏีที่คณาจารย์ที่ไม่ได้อยู่ภายใต้การคุกคามของการสูญเสียการจ้างงานจะมีอิสระในการรับมุมมองทั้งหมดเมื่อทำการสอนและเผยแพร่ ไม่ใช่คณาจารย์ทุกคนที่มีสิทธิ์ดำรงตำแหน่ง มีเพียงผู้ที่ได้รับการว่าจ้างให้ดำรงตำแหน่งติดตามเท่านั้นที่จะได้รับการพิจารณาและหลังจากผ่านไปหลายปีในการคุมประพฤติ เมื่อสมาชิกคณะติดตามการครอบครองได้ทำหน้าที่ในช่วงเวลาทดลองที่จำเป็นคณะกรรมการการครอบครองจะทบทวนผู้สมัครรับเลือกตั้งของเขาและให้คำแนะนำเกี่ยวกับการเสนอสัญญาถาวรหรือไม่
ส่วนหนึ่งของกระบวนการตรวจสอบของคณะกรรมการการครอบครองคือการร้องขอจดหมายการดำรงตำแหน่ง คณะกรรมการก่อนตัดสินใจว่าประเภทของเกณฑ์ที่ต้องการพิสูจน์ ตัวอย่างเช่นคณะกรรมการอาจมองหาการประเมินศักยภาพการวิจัยของผู้สมัครความเป็นเพื่อนร่วมงานหรือการสอนความเฉียบแหลม ประเภทของการพิสูจน์ที่ต้องการจะกำหนดบุคคลที่เหมาะสมในการส่งจดหมายการครอบครองในความโปรดปรานของผู้สมัคร จดหมายการดำรงตำแหน่งสามารถขอได้อย่างง่ายดายเช่นเดียวกับนักเรียนเก่าในฐานะนายจ้างเก่า
โดยทั่วไปแล้วคณะกรรมการที่ดำรงตำแหน่งเกี่ยวข้องกับศักยภาพของผู้สมัครที่จะมีส่วนร่วมในฐานการวิจัยในสาขาที่เขาเลือก ในกรณีนี้จดหมายการดำรงตำแหน่งจะถูกร้องขอจากคณะที่มีชื่อเสียงในสาขาที่ผู้สมัครควรมีเหตุผลที่จะรู้จากปีของการทำงานในสาขาเดียวกัน จดหมายรับรองที่ได้รับนั้นคาดว่าจะมีการทบทวนศักยภาพของผู้สมัคร
โดยทั่วไปผู้สมัครจะถูกขอให้จัดทำรายการของผู้แนะนำที่มีศักยภาพซึ่งผู้สมัครคิดว่าจะเขียนจดหมายการครอบครองที่มีประสิทธิภาพ จากนั้นประธานคณะกรรมการการครอบครองจะติดต่อผู้คนในรายชื่อโดยตรงหรือผู้สมัครอาจต้องร้องขอจากผู้แนะนำด้วยตนเอง ไม่ว่าในกรณีใดเนื้อหาของจดหมายการครอบครองสามารถสร้างหรือทำลายการเสนอราคาของผู้สมัครเพื่อการจ้างงานถาวร
