ชื่อเรื่อง "เจ้าหน้าที่ข้อมูล" ให้คำแนะนำเกี่ยวกับความรับผิดชอบของบุคคลในตำแหน่งนี้ เสมียนข้อมูลสามารถอธิบายได้ว่าเป็นบุคคลที่ผ่านการไหลของข้อมูล ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่เข้ามาเช่นการโทรและข้อความและข้อมูลขาออกเช่นอีเมลและข้อมูล บริษัท เธอยังเป็นบุคคลที่จัดการข้อมูลด้วยวิธีการต่าง ๆ เช่นการจัดการการจัดเก็บและการแจกจ่ายเอกสาร
หน้าที่เฉพาะของพนักงานข้อมูลอาจแตกต่างกันไป สิ่งเหล่านี้มักขึ้นอยู่กับธุรกิจและอุตสาหกรรมที่บุคคลซึ่งทำงานในตำแหน่งนี้ เสมียนข้อมูลส่วนใหญ่ปฏิบัติหน้าที่ที่สามารถอธิบายร่วมกันเป็นหน้าที่เสมียนสำนักงานขั้นพื้นฐาน ซึ่งหมายความว่าผู้ที่สนใจที่จะรับตำแหน่งดังกล่าวอาจต้องการทำความคุ้นเคยกับอุปกรณ์สำนักงานบางอย่าง ตามที่สำนักงานแรงงานและสถิติ (BLS), เสมียนข้อมูลใช้โทรศัพท์, คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลและอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ เพื่อส่งอีเมลและแฟกซ์เอกสาร
โดยทั่วไปโทรศัพท์จะเป็นส่วนสำคัญของงานเสมียนข้อมูล เวลาส่วนใหญ่ของเธออาจถูกใช้เพื่อรับโทรศัพท์ โทรศัพท์ที่คนทั่วไปใช้ในตำแหน่งเหล่านี้ไม่เหมือนกับโทรศัพท์ที่พบในประเทศ เครื่องเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะได้รับการออกแบบมาเพื่อรองรับหลายสายการโอนสายและการสื่อสารระหว่างสำนักงาน นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ว่าบุคคลในตำแหน่งนี้จะต้องมีความเชี่ยวชาญในการทำงานกับบริการตอบรับเพื่อจัดการสายที่ถูกดักด้วยวิธีนี้
ทักษะการใช้คอมพิวเตอร์มักมีความสำคัญสำหรับเสมียนข้อมูล ทุกคนที่วางแผนจะทำงานในตำแหน่งดังกล่าวควรทำความคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์ประมวลผลคำและสเปรดชีตที่เป็นที่นิยม งานบางอย่างอาจต้องการทักษะคอมพิวเตอร์อื่น ๆ เช่นการจัดการฐานข้อมูลการกำหนดเวลาหรือแอปพลิเคชันปฏิทินและโปรแกรมเฉพาะอุตสาหกรรม
เครื่องแฟกซ์เป็นอุปกรณ์ที่อนุญาตให้ส่งเอกสารผ่านสายโทรศัพท์ เสมียนข้อมูลมักได้รับความรับผิดชอบทั้งในการส่งและรับข้อมูลในลักษณะนี้ ในเวลาเดียวกันบุคคลเหล่านี้มักมีความรับผิดชอบในการรับและส่งเอกสารและพัสดุทางอีเมลบริการจัดส่งและบริการไปรษณีย์ สิ่งนี้ชี้ให้เห็นถึงความจำเป็นที่บุคคลในตำแหน่งนี้จะต้องมีทักษะในองค์กรที่แข็งแกร่งและเป็นผู้ทำงานหลายอย่าง
หน้าที่ของเจ้าหน้าที่ประสานงานด้านข้อมูลมักถูกขัดจังหวะโดยความรับผิดชอบของเธอในการโต้ตอบกับสาธารณชน บุคคลในตำแหน่งนี้อาจเป็นจุดแรกของการติดต่อกับลูกค้าและบุคคลอื่นที่เข้าเยี่ยมชมธุรกิจ อาจเป็นหน้าที่ของเธอในการพิจารณาว่าบุคคลนั้นสามารถเข้าถึงบุคคลอื่นในองค์กรได้หรือไม่และเมื่อใด
