โดยทั่วไปการจัดการสัญญาจะใช้ในฝ่ายจัดซื้อหรือฝ่ายจัดซื้อ ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของความรับผิดชอบของฝ่ายจัดซื้อผู้จัดการจะเจรจายอมรับและลงนามในสัญญากับซัพพลายเออร์ของสินค้าและบริการให้กับองค์กร การจัดการสัญญาเป็นกระบวนการที่ทำให้มั่นใจได้ว่าผู้จัดหาได้รับเงื่อนไขตามสัญญาที่ตกลงกัน แม้ว่าบทบาทของการจัดซื้อในกระบวนการเจรจาต่อรองเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการจัดการต้นทุน แต่การจัดการสัญญาเป็นที่ที่สามารถประหยัดได้จริงหรือพลาด
การจัดการสัญญาที่มีประสิทธิภาพส่งผลให้ต้นทุนการดำเนินงานลดลงบริการที่มีประสิทธิภาพและสถานะการเจรจาต่อรองที่แข็งแกร่งในระหว่างการเจรจารอบถัดไป การจัดการสัญญารวมถึงการทำให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามสัญญาโดยทำหน้าที่เป็นผู้ติดต่อหลักสำหรับปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการบริการและการแก้ไขข้อพิพาทรวมถึงการจัดการการชำระเงินหรือคำสั่งใด ๆ โดยทั่วไปการจัดการสัญญาสามารถแบ่งออกเป็นสามส่วนหลัก: เกณฑ์การคืนเงินและข้อประสิทธิภาพ
Threshold เป็นคำที่ใช้เพื่อกำหนดเป้าหมายเฉพาะของการใช้จ่ายเงินดอลลาร์การทำธุรกรรมหรือหน่วยที่ซื้อ เกณฑ์เหล่านี้มักจะเชื่อมโยงกับส่วนลดดอลลาร์ในราคาซื้อและมักจะขึ้นอยู่กับจำนวนคำสั่งซื้อที่ได้รับภายในระยะเวลาที่กำหนด ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเจรจามักจะใช้เกณฑ์เพื่อเรียกร้องส่วนลดที่ลึกซึ้งยิ่งกว่าที่ผู้จัดหาจะให้ได้ตามปกติ เมื่อปริมาณเพิ่มขึ้นซัพพลายเออร์มีแรงจูงใจและความสามารถในการลดราคาเนื่องจากต้นทุนลดลง
การคืนเงินจะใช้เป็นรางวัลหรือสิ่งจูงใจให้กับซัพพลายเออร์เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่นร้านเบเกอรี่อาจเจรจาต่อรองเพื่อซื้อแป้งในปริมาณที่กำหนดในช่วงเวลาที่กำหนด คำขอเพิ่มเติมที่ไม่มีกำหนดเวลาใด ๆ ที่ดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนดจะมีสิทธิ์ได้รับเงินคืนสำหรับซัพพลายเออร์ ใบแจ้งหนี้มีไว้สำหรับจำนวนเงินมาตรฐาน แต่เงินคืนจะถูกคำนวณและจ่ายเงินคืนให้แก่ซัพพลายเออร์เพื่อเป็นรางวัลสำหรับตอบสนองความต้องการในทันที ความยืดหยุ่นนี้มักพบในสภาพแวดล้อมที่มีความอ่อนไหวต่อเวลาซึ่งสัญญานี้มีไว้สำหรับกำหนดการส่งมอบมาตรฐาน แต่จำเป็นต้องมีความยืดหยุ่นเพิ่มเติมเพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจ
ส่วนของประสิทธิภาพจะขึ้นอยู่กับรายการที่สามารถวัดได้ซึ่งมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ ส่วนคำสั่งทั่วไปจะขึ้นอยู่กับการส่งมอบภายในระยะเวลาที่กำหนดการออกใบแจ้งหนี้ภายในช่วงวันที่ที่กำหนดวันที่ส่งมอบเกณฑ์มาตรฐานการประชุมและร้อยละของความสำเร็จสำหรับโครงการก่อสร้าง วัตถุประสงค์ของข้อประสิทธิภาพคือการตั้งค่าวิธีการวัดที่ยอมรับได้ระหว่างผู้จัดหาและลูกค้า ส่วนคำสั่งเหล่านี้มักจะเชื่อมโยงกับบทลงโทษหรือรางวัลขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม
การจัดการสัญญาที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวข้องกับการติดตามกิจกรรมประจำวันการจัดการประสิทธิภาพและการติดตามผลกับซัพพลายเออร์ บริษัท จะเรียกร้องผลประโยชน์ใด ๆ ที่รวมอยู่ในสัญญาเท่านั้นผ่านกระบวนการจัดการสัญญาที่ใช้งานอยู่ สิทธิประโยชน์เหล่านี้อาจรวมถึงคำสั่งปลดก่อนกำหนดการลดการชำระเงินเพิ่มเติมและค่าปรับอื่น ๆ
