ค่าใช้จ่ายในการบริหารคือค่าใช้จ่ายที่ไม่รวมอยู่ในพื้นที่เฉพาะของธุรกิจเช่นการตลาดหรือการผลิต สิ่งสำคัญคือต้องมีงบประมาณสำหรับค่าใช้จ่ายในการบริหารอย่างถูกต้องเนื่องจากการบริหารธุรกิจมักเป็นหัวใจของการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ ในการคำนวณค่าใช้จ่ายในการบริหารจำเป็นต้องมีการเก็บบันทึกและบัญชีที่ดีสำหรับตัวแปรที่เป็นไปได้ทั้งหมด ด้วยการบันทึกที่ดีการคำนวณค่าใช้จ่ายนั้นง่ายพอ ๆ กับการเพิ่มยอดรวมใบเสร็จ
ค่าใช้จ่ายในการบริหารคงที่คือค่าใช้จ่ายที่ไม่แตกต่างกันในแต่ละเดือน ซึ่งอาจรวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่นค่าโทรศัพท์เงินเดือนหรือค่าใช้จ่ายประกันภัย แม้ว่าสิ่งเหล่านี้อาจมีการเปลี่ยนแปลงเป็นระยะ ๆ เช่นโดยการจ้างหรือการสูญเสียพนักงาน แต่ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ยังคงเหมือนเดิมทุกเดือน
ค่าใช้จ่ายผันแปรอาจรวมถึงค่าใช้จ่ายกึ่งคงที่เช่นค่าแก๊สหรือค่าไฟฟ้า แม้ว่าสิ่งเหล่านี้อาจแตกต่างกันเล็กน้อยในแต่ละเดือน แต่โดยทั่วไปจะอยู่ในระยะใกล้ หากต้องการบัญชีอย่างถูกต้องสำหรับค่าใช้จ่ายกึ่งคงที่ให้ลองสร้างค่าใช้จ่ายรายเดือนเฉลี่ยโดยการเพิ่มปีของต้นทุนรวมกันและหารด้วย 12 ซึ่งจะทำให้คุณมีความคิดที่เพียงพอเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายรายเดือนหรือรายไตรมาส
ความต้องการด้านอุปทานอาจมีการเปลี่ยนแปลงเป็นครั้งคราวทำให้เกิดความผันแปรของค่าใช้จ่ายในการบริหาร การคำนวณอุปทานอาจรวมถึงรายการเช่นกระดาษผงหมึกหรืออุปกรณ์ส่งจดหมาย แต่ยังสามารถรวมการซื้อที่มีขนาดใหญ่กว่าเช่นคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่เฟอร์นิเจอร์สำนักงานหรือก๊าซสำหรับยานพาหนะของ บริษัท การเก็บบันทึกที่ดีนั้นมีความสำคัญต่อการติดตามทั้งต้นทุนและความสม่ำเสมอของคำสั่งซื้อ การเก็บไฟล์สเปรดชีตอย่างง่ายที่แสดงประเภทของการซื้อวันที่ซื้อและค่าใช้จ่ายจะช่วยให้การรวบรวมค่าใช้จ่ายง่ายขึ้น
บริษัท หลายแห่งจะมีกองทุนบริหารที่รอบคอบสำหรับวัตถุประสงค์บางอย่าง เหล่านี้อาจรวมถึงเงินทุนสำหรับการฝึกอบรมหรือสัมมนาฝ่ายวันหยุดโบนัสหรือบริการของพนักงานเช่นเครื่องขายแสตมป์อัตโนมัติ การกำหนดงบประมาณอย่างระมัดระวังสำหรับการใช้จ่ายตามอำเภอใจสามารถช่วยรักษาค่าใช้จ่ายให้สอดคล้องในขณะเดียวกันก็ให้โอกาสที่ดีที่สุดแก่พนักงาน
ธุรกิจบางครั้งอาจรวมถึงการป้องกันการชำระเงินที่ไม่ดีในค่าใช้จ่ายในการบริหารของพวกเขา น่าเสียดายที่เกือบทุกธุรกิจพบว่าตัวเองได้รับเช็คปลอมหรือธุรกรรมที่เป็นการฉ้อโกงเป็นครั้งคราว ในกรณีที่การฟ้องร้องไม่สามารถปฏิบัติได้หรือเป็นไปไม่ได้กองทุนการชำระเงินที่ไม่ดีสามารถช่วยป้องกันไม่ให้กำไรถูกบิดเบือน
เมื่อคำนวณค่าใช้จ่ายในการบริหารอย่างถูกต้องและเปรียบเทียบกับผลกำไรมันจะง่ายต่อการดูว่าสามารถลดหรือขยายได้อย่างไร การรู้ว่าไม่ว่าจะเป็นการจ้างคนงานคนอื่น ๆ มองหาเสบียงราคาถูกหรืออัพเกรดระบบคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้อย่างรวดเร็วโดยตรวจสอบงบประมาณและค่าใช้จ่ายในการบริหาร ผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่าการติดตามค่าใช้จ่ายในการบริหารที่ดีควรเป็นงานประจำวันที่ได้รับการตรวจสอบและตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อการปรับปรุงที่เป็นไปได้
