การชดเชยเชื้อเพลิงนั้นเป็นสถานการณ์ที่กิจการครอบคลุมค่าใช้จ่ายเชื้อเพลิงที่บุคคลใช้ในการดำเนินงานในนามของกิจการนั้น บางครั้งคำนี้ใช้ร่วมกับการชำระคืนไมล์สะสมแม้ว่าค่าใช้จ่ายพนักงานที่ชำระคืนสองรูปแบบจะแตกต่างกันเล็กน้อย กระบวนการในการรับเงินชดเชยเชื้อเพลิงนั้นแตกต่างกันไปตามนโยบายของ บริษัท และกฎระเบียบของรัฐบาลแม้ว่าจะมีข้อมูลเบื้องต้นเล็กน้อยที่มักจะนำไปใช้ในทุกสถานการณ์
ในขณะที่การชำระคืนไมล์สะสมและการชำระคืนเชื้อเพลิงมีความคล้ายคลึงกันมาก อดีตมักจะคืนเงินให้พนักงานตามระยะทางที่เดินทางในนามของนายจ้างของเขาหรือเธอเมื่อใช้ยานพาหนะของตัวเองด้วยอัตราคงที่ที่ใช้กับการเดินทางแต่ละไมล์ ในทางกลับกันการชำระเงินคืนที่เกี่ยวข้องกับการใช้น้ำมันเชื้อเพลิงนั้นเกี่ยวข้องกับการใช้ยานพาหนะของ บริษัท หรือรถเช่าและโดยปกติจะจ่ายคืนพนักงานให้กับปริมาณน้ำมันเบนซินที่ซื้อและบริโภคในระหว่างการเดินทางไปทำธุรกิจนั้น
เพื่อที่จะใช้สำหรับการชำระเงินคืนน้ำมันเชื้อเพลิงหลาย บริษัท ต้องการให้พนักงานส่งคำขอสำหรับการชำระเงินคืน รูปแบบของประเภทนี้จะรวมฟิลด์เพื่อป้อนข้อมูลพื้นฐานเช่นชื่อพนักงานวัตถุประสงค์ของการเดินทางและข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่ซื้อน้ำมันเบนซินระหว่างการเดินทาง แบบฟอร์มมักจะเรียกชื่อของสถานประกอบการที่ซื้อน้ำมันเบนซินและค่าใช้จ่ายของเชื้อเพลิง พร้อมกับแบบฟอร์มคำขอ บริษัท ส่วนใหญ่กำหนดให้แนบใบเสร็จรับเงิน ณ เวลาที่ซื้อพร้อมกับเอกสารเป็นหลักฐานว่าธุรกรรมเกิดขึ้นจริงในวันที่และเวลาที่อ้างสิทธิ์ สมมติว่าเอกสารนั้นอยู่ในลำดับที่ถูกต้องคำขอจะได้รับการอนุมัติและพนักงานจะทำการคืนเงินสำหรับการซื้อน้ำมันเชื้อเพลิงตามข้อกำหนดและนโยบายของนายจ้าง
ไมล์สะสมและการชดเชยเชื้อเพลิงนั้นถือเป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจ วิธีการใดที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับการเดินทาง ในบางประเทศพนักงานที่เลือกขับยานพาหนะของตนเองสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจมีสิทธิ์ได้รับอัตราค่าชดเชยไมล์สะสมเฉพาะที่เข้าใจได้ว่าไม่เพียง แต่ครอบคลุมค่าใช้จ่ายเชื้อเพลิงเท่านั้น แต่ยังอนุญาตให้สวมใส่ได้ด้วย ยานพาหนะของพนักงาน จำนวนของค่าเผื่อระยะทางนั้นจะแตกต่างกันไปตามการคำนวณที่ได้รับอนุมัติจากรัฐบาลซึ่งจะมีการปรับอย่างสม่ำเสมอตามสถานะของเศรษฐกิจทั่วไป หากการเดินทางเกี่ยวข้องกับการเช่าหรือการเช่ายานพาหนะพนักงานมักจะไม่ได้รับค่าตอบแทนตามระยะไมล์ แต่มีอิสระที่จะส่งคำขอคืนเงินค่าน้ำมันเชื้อเพลิงสำหรับน้ำมันเบนซินที่ซื้อในขณะใช้รถยนต์ในระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ
