ในการรวมค่าเสื่อมราคาในงบกำไรขาดทุนจำเป็นต้องทราบต้นทุนของสินทรัพย์หรือสินทรัพย์ที่เป็นปัญหาและเพื่อให้ทราบถึงอายุการใช้งานที่คาดหวัง จากนั้นต้นทุนของสินทรัพย์แต่ละรายการจะถูกแบ่งระหว่างปีที่คาดว่าจะใช้งาน จำนวนเงินสำหรับแต่ละปีจะถูกป้อนเข้าไปในงบกำไรขาดทุนสำหรับปีที่คาดว่าจะใช้งาน
ในการบัญชีสำหรับค่าเสื่อมราคาในงบกำไรขาดทุนต้องพิจารณาหลักการต้นทุนและการจับคู่ ครั้งแรกที่กำหนดว่ามูลค่าของสินทรัพย์ควรจะรายงานเป็นราคาในเวลาที่ซื้อมากกว่าค่าทดแทนในตอนท้ายของระยะเวลาการคิดค่าเสื่อมราคาหรือมูลค่าตลาดในปัจจุบันของสินทรัพย์ ณ จุดใด ๆ ในช่วงเวลานั้น หลักการจับคู่เป็นเพียงกระบวนการแบ่งต้นทุนของสินทรัพย์เพื่อให้ตรงกับผลกำไรประจำปี
ค่าเสื่อมราคาในงบกำไรขาดทุนจะบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่ใช่เงินสด นี่คือเงื่อนไขที่มีการบันทึกค่าใช้จ่ายในช่วงเวลาที่ไม่มีการชำระเงินสำหรับสินทรัพย์นั้น วิธีนี้ใช้ดีที่สุดสำหรับค่าใช้จ่ายครั้งเดียวหรือมากเป็นครั้งคราวเช่นอุปกรณ์เทคโนโลยีและยานพาหนะ อายุขัยโดยประมาณของสินทรัพย์อาจไม่ตรงกับช่วงเวลาที่แท้จริงของรายการที่ใช้งานอยู่
เมื่อบัญชีสำหรับค่าเสื่อมราคาในงบกำไรขาดทุนเป้าหมายคือการสร้างภาพที่ถูกต้องของสภาพทางการเงินโดยรวมขององค์กร สิ่งนี้แตกต่างจากกระแสเงินสดของ บริษัท ซึ่งแสดงภาพสถานะที่ถูกต้อง แต่ไม่ใช่ประสิทธิภาพ เงื่อนไขทางการเงินให้ภาพขององค์กรที่เหมาะสมสำหรับการให้ความรู้แก่นักลงทุนเกี่ยวกับสถานะโดยรวมของ บริษัท ในระยะยาวในขณะที่การติดตามกระแสเงินสดอ้างอิงเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาบันทึกที่ถูกต้องในระยะสั้น นี่เป็นหลักเพราะมันพิสูจน์ว่ามีเงินสำรองเพียงพอสำหรับการจ่ายค่าใช้จ่ายทันที
การบันทึกค่าเสื่อมราคาในงบกำไรขาดทุนช่วยให้องค์กรสามารถจับคู่ผลประโยชน์ที่สินทรัพย์มอบให้องค์กรด้วยต้นทุน เหตุผลหลักสำหรับการรวมค่าเสื่อมราคาในงบกำไรขาดทุนคือภาษีและการบัญชีรายปีโดยรวม โดยใช้ค่าเสื่อมราคาองค์กรสามารถกระจายความรับผิดชอบภาษีสำหรับสินทรัพย์ นอกจากนี้ยังสามารถให้ภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพของ บริษัท เนื่องจากถ้าคิดเป็นต้นทุนทั้งหมดของสินทรัพย์ในหนึ่งปีค่าใช้จ่ายอาจสร้างลักษณะที่ บริษัท ทำไม่ดี หากค่าใช้จ่ายนั้นกระจายอย่างสม่ำเสมอตลอดอายุการใช้งานของสินทรัพย์คุณสามารถวัดประสิทธิภาพได้อย่างแม่นยำมากขึ้นในช่วงหลายปีที่ผ่านมา
