ในการเก็บบันทึกเงินสดย่อยคุณจะต้องตัดสินใจก่อนว่าคุณต้องการเก็บบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรหรือบันทึกธุรกรรมบนคอมพิวเตอร์ จากนั้นคุณจะต้องสร้างหรือรับบันทึกที่มีคอลัมน์รายการที่เหมาะสมเช่นวันที่จำนวนธุรกรรมรายได้หรือรายละเอียดค่าใช้จ่ายและยอดคงเหลือ เมื่อบันทึกนี้ถูกสร้างขึ้นคุณสามารถติดตามได้โดยการบันทึกทุกครั้งที่คุณจ่ายเงินด้วยเงินสดย่อยหรือรับเงินในแบบฟอร์มนี้ นอกจากนี้คุณอาจได้รับประโยชน์โดยเก็บใบเสร็จรับเงินเพื่อสำรองรายการบันทึกของคุณ
เมื่อคุณต้องการเก็บบันทึกเงินสดย่อยสิ่งสำคัญคือคุณต้องเข้าใจว่าคุณมีทางเลือกในการสร้างมัน คุณสามารถใช้บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรโปรแกรมซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการบันทึกธุรกรรมเงินสดย่อย ๆ หรือแม้แต่แค่สเปรดชีตคอมพิวเตอร์เพื่อสร้างบันทึกของคุณ หากคุณตัดสินใจที่จะใช้ตัวเลือกคอมพิวเตอร์ในการบันทึกเงินสดย่อยมันเป็นเรื่องสำคัญที่คุณจะต้องสำรองไฟล์เป็นประจำ หากคุณจำไม่ได้ว่าต้องทำเช่นนี้คุณอาจมีปัญหาในการหาวิธีใช้เงินสดย่อย ๆ และพิสูจน์ค่าใช้จ่ายหากระบบคอมพิวเตอร์ของคุณขัดข้อง
โดยปกติแล้วบันทึกเงินสดย่อยจะมีพื้นที่ที่กำหนดไว้สำหรับการบันทึกข้อมูลส่วนต่าง ๆ ตัวอย่างเช่นบันทึกที่คุณสร้างควรมีคอลัมน์สำหรับป้อนวันที่คุณชำระด้วยเงินสดหรือเงินสดที่ได้รับรวมทั้งคอลัมน์สำหรับกำหนดว่าคุณได้รับใบเสร็จเพื่อบันทึกรายการธุรกรรมหรือไม่ บันทึกของคุณควรมีพื้นที่สำหรับแสดงรายชื่อผู้ที่คุณจ่ายเงินสดหรือบุคคลที่คุณได้รับเงินและจำนวนธุรกรรม คุณจะต้องมีพื้นที่สำหรับอธิบายการทำธุรกรรม ตัวอย่างเช่นคุณอาจสังเกตเห็นในพื้นที่นี้ว่าคุณจ่ายค่าวัสดุสิ้นเปลืองหรือได้รับการบริจาค
เมื่อคุณเก็บบันทึกเงินสดย่อยคุณจะต้องติดตามยอดคงเหลือในบัญชีของคุณด้วย ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องมีคอลัมน์ที่จะบันทึกยอดคงเหลือของกองทุนเงินสดย่อยของคุณหลังจากการทำธุรกรรมแต่ละครั้ง การติดตามยอดคงเหลือไม่ได้เป็นเพียงการเก็บบันทึกที่ดี แต่ยังอาจทำให้สังเกตได้ง่ายขึ้นเมื่อถึงเวลาที่ต้องเติมเงินกองทุนย่อยของคุณ
หากคุณกำลังดำเนินธุรกิจที่มีพนักงานคุณจะต้องตัดสินใจว่าใครจะสามารถเข้าถึงเงินสดย่อยของคุณและรับผิดชอบในการเก็บบันทึก หากมีมากกว่าหนึ่งคนจะสามารถเข้าถึงคุณจะต้องมีระบบสำหรับการบันทึกว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการทำธุรกรรมใด ๆ คุณสามารถเก็บบันทึกสิ่งนี้ได้โดยการเพิ่มคอลัมน์ในบันทึกของคุณสำหรับชื่อพนักงาน
นอกเหนือจากการเก็บบันทึกเงินสดย่อยแล้วก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเก็บใบเสร็จรับเงินใด ๆ ที่คุณได้รับเกี่ยวกับเงินสดย่อย ซึ่งรวมถึงใบเสร็จรับเงินสำหรับจำนวนเล็กน้อยที่คุณไม่ถือว่าสำคัญมาก คุณอาจต้องการใบเสร็จรับเงินเหล่านี้ในภายหลังเพื่อช่วยพิสูจน์ค่าใช้จ่ายของคุณ
