ในกรณีส่วนใหญ่นายจ้างในสหรัฐอเมริกาจ่ายภาษีเงินเดือนให้กับ Internal Revenue Service โดยการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ (EFT) ที่ริเริ่มโดยนายจ้างหรือในนามของนายจ้างโดยบุคคลที่สามเช่น บริษัท บัญชีหรือบริการบัญชีเงินเดือน . พวกเขาจะต้องชำระภายในระยะเวลาที่แน่นอนหลังจากการออกเงินเดือนตามขนาดของมันตามตารางเวลาที่เผยแพร่โดย IRS มีการประเมินบทลงโทษที่สำคัญหากมีการจ่ายภาษีเงินเดือนล่าช้าหรือไม่เลย การชำระหนี้สินภาษีเงินเดือนของรัฐทำในรูปแบบที่แตกต่างกันและถูกกำหนดโดยหน่วยงานภาษีของรัฐแต่ละแห่ง
ระบบ EFT ก่อตั้งขึ้นเมื่อต้นปี 2554 สำหรับนายจ้างส่วนใหญ่ นายจ้างรายย่อยมีทางเลือกในการจ่ายเงินจำนวนหนึ่งเป็นรายไตรมาสหรือรายปีเมื่อยื่นแบบแสดงรายการภาษีของพวกเขา ทันทีที่ปฏิบัติได้จริงหลังจากที่มีการจ่ายเงินเดือน แต่ภายในระยะเวลาที่กำหนดโดย IRS นายจ้างจะตั้งค่าการชำระเงินออนไลน์และระบุวันที่ IRS ทำการโอนเงินจากบัญชีของผู้ชำระเงิน ข้อมูลสรุปจะถูกป้อนเมื่อตั้งค่า EFT เท่านั้น ข้อมูลรายละเอียดการจัดสรรการชำระเงินจะถูกส่งไปพร้อมกับรายงานประจำไตรมาสของนายจ้างซึ่งยังกระทบยอดแตกต่างกัน หากรายงานรายไตรมาสแสดงภาษีเพิ่มเติมที่ครบกำหนดพวกเขามักจะสามารถชำระด้วยกระดาษตรวจสอบพร้อมกับรายงานเมื่อมีการยื่น
แม้ว่าอาจมีความเสี่ยงที่จะทำการฝากภาษีแยกต่างหากจากการยื่นรายงานที่จัดสรรการชำระเงินเหล่านั้นให้กับผู้เสียภาษีรายบุคคล แต่ระบบทำงานได้ดีในสหรัฐอเมริกาด้วยระบบการบัญชีอย่างละเอียดและแก้ไขข้อผิดพลาด ดังนั้นนายจ้างส่วนใหญ่จ่ายภาษีเงินเดือนภายในสองสามวันนับจากวันที่ออกเงินเดือนส่งรายงานเป็นรายไตรมาสเพื่อบัญชีสำหรับจำนวนเงินที่ฝาก ระบบนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าหนี้สินภาษีจะได้รับการปฏิบัติอย่างรวดเร็วหลังจากที่พวกเขาเกิดขึ้นในขณะที่ให้เวลากับนายจ้างในการจัดทำรายงานอธิบาย
ภาษีเงินเดือนในสหรัฐอเมริกานำมาจากเงินของพนักงานและเงินของนายจ้าง เงินที่ถูกหักจากรายได้ของพนักงานไปสู่ภาระภาษีรายได้และการจ่ายเบี้ยประกันสำหรับประกันสังคม Medicare และโปรแกรมการประกันของรัฐหรือท้องถิ่นเช่นความพิการหรือการว่างงาน นายจ้างต้องจับคู่การจ่ายเงินของพนักงานของพวกเขาสำหรับประกันสังคมและประกันสุขภาพของรัฐบาลและต้องจ่ายเบี้ยประกันการประกันการว่างงานของรัฐบาลกลางและรัฐและในบางกรณีเบี้ยประกันความพิการของรัฐ
สำหรับพนักงานภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายถูกคำนวณแยกต่างหากสำหรับพนักงานแต่ละคนโดยพิจารณาจากรายได้และข้อมูลจริงในแบบฟอร์ม W4 เบี้ยประกันสังคมเท่ากับ 6.20% ของกำไรขั้นต้นของพนักงานจนกระทั่งรายได้ต่อปีสูงถึงระดับสูงสุดที่กำหนดโดยสภาคองเกรสซึ่งอยู่ที่ 106,800 เหรียญสหรัฐในปี 2010 ค่าเบี้ยประกันสำหรับ Medicare อยู่ที่ 1.45% ของรายรับทั้งหมด
การคำนวณเงินสมทบของนายจ้างอาจซับซ้อนเนื่องจากเกี่ยวข้องกับจำนวนเงินที่ต้องเสียภาษีและเครดิตรัฐบาลกลางสำหรับการชำระเงินสำหรับภาษีการว่างงานของรัฐ บริการบัญชีเงินเดือนและซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนส่วนใหญ่ทำการคำนวณเหล่านี้ จำนวนเงินทั้งหมดจะรวมกันเมื่อนายจ้างจ่ายภาษีเงินเดือนยกเว้นภาษีประกันการว่างงานซึ่งจะได้รับเงินรายไตรมาสทุกครั้งที่ความรับผิดรวมถึงหรือเกินกว่า $ 500
