คุณสามารถติดตามเช็คที่ยังคงค้างอยู่ได้โดยบันทึกหมายเลขเช็คและจำนวนเงินที่ชำระในบัญชีแยกประเภทสมุดเช็คของคุณและหักจำนวนเช็คออกจากบันทึกยอดคงเหลือที่มีอยู่ในบัญชีตามที่วาดเช็ค เมื่อนำเสนอเช็คเพื่อชำระเงินแล้วธนาคารของคุณจะลบเงินออกจากบัญชีของคุณ ธนาคารจะแจ้งให้คุณทราบว่าการทำธุรกรรมเกี่ยวกับการตรวจสอบนั้นเสร็จสมบูรณ์โดยปกติแล้วจะจัดทำใบแจ้งยอดบัญชีรายเดือนที่แสดงเช็คตามที่จ่ายและในบางกรณีจะมีการส่งต้นฉบับหรือสำเนาของเช็คที่ถูกยกเลิกไปให้คุณ
เช็คเป็นตัวจ่ายแทนทางกฎหมายสำหรับเงินสด เอกสารตรวจสอบทุกฉบับมีข้อมูลมาตรฐานที่แน่นอนรวมถึงชื่อธนาคารหมายเลขเส้นทางและหมายเลขบัญชีที่ระบุว่าบัญชีที่มีเงินเพื่อจ่ายเช็คนั้นอยู่ที่ใดและมีหมายเลขเช็คที่มุมขวาบน ข้อมูลนี้ถูกใช้โดยคู่สัญญาในการทำธุรกรรมและธนาคารเพื่อติดตามเช็คผ่านระบบการชำระเงิน
เจ้าของบัญชีที่ตรวจสอบทุกคนมีหน้าที่รับผิดชอบในการรักษาบันทึกที่ถูกต้องของยอดคงเหลือในบัญชี เช่นเดียวกับเงินสดคุณสามารถใช้เช็คเพื่อชำระเงินโดยไม่ต้องแจ้งธนาคารก่อนหรือตั้งเงินไว้ในบัญชีอย่างเป็นทางการ ธนาคารไม่มีวิธีที่จะรู้ว่าเงินบางอย่างในบัญชีตรวจสอบมีภาระผูกพันจากเช็คที่ค้างชำระจนกว่าเช็คจะถูกนำเสนอต่อธนาคารเพื่อการชำระเงิน เมื่อเช็คออกจากการครอบครองของคุณแล้วจะไม่มีทางที่จะติดตามมันจนกว่าผู้รับจะแสดงเพื่อชำระ
เช็คที่ค้างชำระสามารถติดตามได้เพียงผิวเผินบนกระดาษโดยเจ้าของบัญชีเมื่อออกเช็ค จากนั้นจะหายไปจากระบบติดตามใด ๆ ในขณะที่ผู้รับถือเช็ค มันจะปรากฏขึ้นอีกครั้งสำหรับการติดตามเมื่อผู้รับแสดงการชำระเงิน หากผู้รับถือเช็คตามจำนวนเวลาที่มากเกินไปโดยไม่ต้องฝากเพื่อชำระเงินมันมีแนวโน้มที่จะสร้างปัญหาในบันทึกของเจ้าของบัญชี เงินยังคงมีอยู่ในบัญชีที่มีภาระผูกพันตามการตรวจสอบที่ค้างชำระจริง ๆ สร้างโอกาสในการจัดการเงินทุนที่ไม่ถูกต้องและเงินเบิกเกินบัญชี
ผู้ถือบัญชีติดตามการตรวจสอบยอดคงเหลือบนกระดาษโดยการเก็บบัญชีแยกประเภทบัญชีที่สะท้อนถึงยอดคงเหลือในบัญชีจริง ณ เวลาใด ๆ ในบัญชีแยกประเภทคุณบันทึกหมายเลขเช็คและหักจำนวนเช็คออกจากยอดคงเหลือในบัญชี ยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทจะแตกต่างจากยอดคงเหลือในบัญชีจนกว่าจะมีการนำเสนอเช็คเพื่อการชำระเงิน แต่สะท้อนถึงยอดคงเหลือที่มีอยู่ของเงินทุนที่ไม่ได้ชำระเงิน เมื่อสิ้นเดือนนี้ธนาคารจะให้ใบแจ้งยอดบัญชีและบางครั้งสำเนาเช็คที่ถูกยกเลิกเพื่อให้คุณสามารถกระทบยอดบัญชีแยกประเภทกับกิจกรรมบัญชีของคุณ
