จดหมายสปอนเซอร์เป็นคำขอเงินทุนหรือพัสดุสำหรับโครงการที่กำหนด จดหมายสปอนเซอร์สามารถส่งถึงเพื่อนและครอบครัวเพื่อนร่วมงานองค์กรไม่แสวงผลกำไรและแม้แต่ บริษัท เพื่อขอรับเงินทุนสำหรับโครงการที่หลากหลาย แม้ว่าการตอบสนองเชิงบวกบางอย่างจะขึ้นอยู่กับลักษณะของโครงการการเขียนจดหมายสปอนเซอร์ส่วนตัวที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพอาจช่วยเพิ่มโอกาสในการได้รับเงินทุนที่จำเป็นหรือรายการที่ร้องขอ
เมื่อเขียนจดหมายถึงผู้สนับสนุนสิ่งสำคัญคือต้องทำการวิจัยเกี่ยวกับผู้บริจาคที่มีศักยภาพ หากผู้รับเป็น บริษัท หรือกลุ่มที่ไม่แสวงหาผลกำไรให้ตรวจสอบว่า บริษัท มีประวัติของการบริจาคที่คล้ายกันหรือไม่และขอขอบคุณกลุ่มสำหรับความพยายามที่มีอยู่แล้ว การวิจัยสามารถช่วย จำกัด รายชื่อผู้มีโอกาสเป็นผู้บริจาคให้กับผู้ที่มีความสามารถและเต็มใจที่จะบริจาค ตัวอย่างเช่น บริษัท ที่มีประวัติของการบริจาคให้กับกลุ่มผู้ประสบภัยเช่นอาจเป็นการแข่งขันที่ดีสำหรับโรงเรียนหรือแผนกดับเพลิงที่พยายามระดมทุนสำหรับอุปกรณ์ฉุกเฉินหรือโปรแกรมการฝึกอบรม นอกจากนี้ยังอาจช่วยในการตรวจสอบสถานการณ์ทางเศรษฐกิจของผู้รับ หากผู้บริจาคที่มีศักยภาพสูญเสียเงินหรือถูกฟ้องล้มละลายก็อาจจะไม่ระมัดระวังที่จะเขียนจดหมายถึงผู้สนับสนุน
ลองค้นหาชื่อของบุคคลในองค์กรที่ดูแลการสนับสนุนและการบริจาค สิ่งนี้สามารถช่วยให้แน่ใจว่าจดหมายนั้นถูกส่งไปยังบุคคลที่เหมาะสมและยังช่วยให้คำขอเป็นส่วนตัว การโทรแบบง่ายไปยังองค์กรสามารถส่งผลให้เกิดการติดต่อที่ถูกต้องภายใน บริษัท หากส่งถึงบุคคลอย่าลืมใช้ชื่อเต็มของบุคคลนั้นในคำปราศรัยแทนที่จะพูดว่า "ท่านที่รัก" หรือ "ถึงผู้ที่อาจเกี่ยวข้อง"
หนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของการเขียนจดหมายสปอนเซอร์คือการบอกรายละเอียดว่าจะใช้เงินหรือสิ่งของอย่างไรและทำไมจึงจำเป็น นี่คือสถานที่ที่จะอธิบายถึงความหลงใหลและการทำงานอย่างหนักที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในโครงการซึ่งหวังว่าจะก่อให้เกิดการตอบสนองเชิงบวกจากผู้อ่าน คำอธิบายควรเป็นส่วนตัวและซื่อสัตย์ แต่ไม่ขอทานก้าวร้าวก้าวร้าวหรือใจร้อน แต่อย่างใด มันอาจช่วยให้รวมถึงการสัมผัสเรื่องราวที่เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับโครงการมากกว่าข้อมูลทั่วไป ตัวอย่างเช่นในองค์กรที่เลี้ยงครอบครัวที่ยากจนต้องเล่าเรื่องราวของครอบครัวหนึ่ง ๆ โดยเฉพาะแทนที่จะอธิบายว่าให้อาหารแก่คน
ในบางกรณีจดหมายรับรองควรรวมถึงผลประโยชน์อะไรก็ตามที่เป็นส่วนตัวหรือองค์กรจะได้รับผลตอบแทนจากการบริจาคหรือความช่วยเหลือ ซึ่งอาจรวมถึงการลดหย่อนภาษีการกล่าวถึงพิเศษหรือเครดิตหรือแม้แต่เสื้อยืด หากผู้บริจาคหลงใหลเกี่ยวกับสาเหตุเขาหรือเธอจำนวนมากไม่จำเป็นต้องสนใจเกี่ยวกับโบนัสเหล่านี้ แต่อย่างไรก็ตามพวกเขาสามารถทำหน้าที่เป็นแรงจูงใจ
การรวมรายการสิ่งที่ต้องการจากสปอนเซอร์อาจเป็นประโยชน์ สำหรับการแต่งตัวทีมบาสเก็ตบอลของเด็กอาจรวมถึงจำนวนชุดเครื่องแบบรองเท้าที่ถูกต้องอุปกรณ์บาสเก็ตบอลและอุปกรณ์ฝึกซ้อม ผู้บริจาคบางคนอาจเต็มใจที่จะจัดหาสินค้าที่เฉพาะเจาะจงมากกว่าเพียงแค่เขียนเช็ค แต่การให้ตัวเลือกในการบริจาคเงินก็มักจะแนะนำเช่นกัน มันอาจช่วยให้ผู้บริจาครู้สึกมีส่วนร่วมและมีความสำคัญต่อองค์กรหากพวกเขาเห็นว่าการสนับสนุนของพวกเขาจะถูกนำไปใช้อย่างไร
