ในการเขียนจดหมายการลดทอนคุณควรเริ่มต้นด้วยการมีเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดที่คุณต้องใช้ในการอ้างอิงหรือรวมและทำสำเนาเอกสารเหล่านั้นเพื่อส่ง จากนั้นคุณควรเริ่มจดหมายของคุณโดยรวมถึงข้อมูลการติดต่อสำหรับผู้รับเช่นสำนักงานสรรพากร (IRS) ที่คุณกำลังติดต่อและชื่อและข้อมูลการติดต่อของคุณเอง จดหมายควรมีตัวบ่งชี้ที่ชัดเจนและรัดกุมของค่าธรรมเนียมที่คุณถูกเรียกเก็บเงินซึ่งคุณต้องการลดหย่อนและเหตุผลที่คุณรู้สึกว่าคุณไม่ควรต้องจ่ายค่าธรรมเนียมเหล่านั้น จดหมายการลดหย่อนของคุณควรระบุว่าคุณไม่ได้กระทำการใด ๆ ที่ไม่ดีหรือแสดงความอาฆาตพยาบาทและแสดงให้เห็นว่าคุณต้องการแก้ไขปัญหาด้วยวิธีการที่สมเหตุสมผล
จดหมายลดหย่อนเป็นจดหมายที่เขียนถึงหน่วยงานหรือ บริษัท ที่มักจะเป็น IRS เพื่อพยายามลดค่าธรรมเนียมหรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่องค์กรเรียกเก็บจากคุณ คุณควรรวมเอกสารจำนวนหนึ่งไว้ในจดหมายของคุณดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดในขณะที่คุณเขียนและทำสำเนาของเอกสารเหล่านั้นเพื่อส่งด้วยจดหมายของคุณ อย่าส่งเอกสารต้นฉบับพร้อมจดหมายลดหย่อนของคุณเนื่องจากเอกสารเหล่านี้อาจสูญหายได้ในอีเมล คุณควรแนบสำเนาหรือเอกสารอ้างอิงจดหมายที่คุณได้รับซึ่งระบุถึงสิ่งที่คุณเป็นหนี้รวมถึงหมายเลขกรณี (ถ้ามี) และเอกสารใด ๆ ที่คุณต้องยืนยันเหตุผลในการขอลดหย่อน
จดหมายขอลดหย่อนของคุณควรเริ่มต้นด้วยข้อมูลติดต่อสำหรับ บริษัท หรือสำนักงานที่คุณกำลังติดต่อตามด้วยข้อมูลติดต่อของคุณเอง หากคุณรู้จักชื่อของบุคคลใน บริษัท เช่นผู้ที่ติดต่อคุณหรือตัวแทน IRS คุณควรระบุจดหมายการลดหย่อนให้กับบุคคลนั้นมิฉะนั้นคุณสามารถใช้“ เพื่อคนที่เกี่ยวข้อง” ระบุอย่างชัดเจนว่าคุณกำลังขอลดจำนวนเงินที่คุณถูกเรียกเก็บเงินและระบุวันที่ของจดหมายที่คุณส่งและกรณีหรือหมายเลขบัญชีของคุณหากมี เหตุผลที่คุณร้องขอการลดควรระบุไว้อย่างชัดเจนและควรเป็นเหตุผลที่ถูกต้องเช่นภัยธรรมชาติภัยร้ายแรงหรือความตายในครอบครัว
คุณควรมีเอกสารประกอบเพื่อสนับสนุนเหตุผลที่คุณระบุไว้ในจดหมายย่อของคุณเช่นรูปถ่ายของความเสียหายที่เกิดจากภัยพิบัติจดหมายจากแพทย์เพื่อตรวจสอบการเจ็บป่วยของคุณหรือใบมรณะบัตรสำหรับสมาชิกในครอบครัว หากเป็นไปได้คุณควรพยายามรวมการชำระเงินบางส่วนหรือการร้องขอแผนการผ่อนชำระเพื่อชำระจำนวนเงินที่ทำให้เกิดค่าปรับที่คุณต้องการลดหย่อน นี่เป็นท่าทีที่ดีที่ไม่จำเป็นอย่างเคร่งครัด แต่อาจทำให้การลดความน่าจะเป็นที่ยอมรับของคุณ คุณควรจำไว้ว่าจดหมายการลดหย่อนสามารถเป็นเอกสารทางกฎหมายและการหลอกลวงอย่างมีจุดประสงค์ในจดหมายดังกล่าวอาจเป็นเหตุให้มีการฉ้อโกงหรือการเบิกความเท็จ
