ผู้คนมักจะได้รับข้อมูลที่ขัดแย้งกันเกี่ยวกับระยะเวลาที่พวกเขาควรเก็บเช็คที่ถูกยกเลิก ในบางกรณีอาจมีกฎที่แตกต่างกันที่ใช้กับบุคคลและองค์กรธุรกิจ แต่โดยทั่วไปแล้วการตรวจสอบกระดาษส่วนใหญ่สามารถกำจัดได้เมื่อพวกเขาได้รับการกระทบยอดกับใบแจ้งยอดธนาคารรายเดือนของคุณ มีข้อยกเว้นหลายประการและส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการเก็บบันทึกที่ถูกต้องเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี ขึ้นอยู่กับประเภทของค่าใช้จ่ายเช็คที่ถูกยกเลิกบางรายการจะต้องเก็บไว้เพียงปีเดียวในขณะที่คนอื่น ๆ ควรจะยื่นอย่างน้อยเจ็ดปี
เช็คที่คุณเขียนจะถือว่าถูกยกเลิกเมื่อเงินถูกถอนออกจากบัญชีธนาคารของคุณ เช็คที่เกิดขึ้นจริงมักจะถูกประทับตราหรือทำเครื่องหมายว่าถูกยกเลิกและในบางกรณีจะส่งคืนให้คุณ มิฉะนั้นคุณอาจได้รับสำเนาหรือเข้าถึงข้อมูลออนไลน์ - โดยทั่วไปการปฏิบัตินี้โดยธนาคารจะเรียกว่าการเก็บรักษาเช็คการตัดหรือการเก็บรักษาอย่างปลอดภัย คุณอาจไม่จำเป็นต้องเก็บใบแจ้งยอดกระดาษหรือเช็คใด ๆ หากคุณสามารถเข้าถึงใบแจ้งยอดออนไลน์หรือโดยการขอสำเนาจากธนาคาร หลายคนพบว่าวิธีปฏิบัติเหล่านี้ช่วยให้พวกเขาควบคุมความยุ่งเหยิงของกระดาษ
สถานการณ์ที่เป็นไปได้บางอย่างที่คุณจะต้องเก็บเช็คที่ถูกยกเลิกอาจรวมถึงการแสดงเป็นหลักฐานการซื้อสำหรับรายการที่มีข้อบกพร่องหรือหลักฐานการชำระเงิน ที่สำคัญกว่านั้นเช็คที่ถูกยกเลิกบางรายการควรเก็บไว้เป็นส่วนหนึ่งของบันทึกภาษีของคุณเช่นสำหรับค่าใช้จ่ายนำไปหักลดหย่อน ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินส่วนใหญ่แนะนำให้ยื่นเช็คที่ถูกยกเลิกเป็นเวลาอย่างน้อยเจ็ดและสูงสุดสิบปี สำหรับผู้อยู่อาศัยในสหรัฐอเมริกาสิ่งนี้สามารถช่วยปกป้องข้อมูลของพวกเขาและจัดทำเอกสารหากพวกเขาได้รับการตรวจสอบโดย Internal Revenue Service (IRS)
เช็คที่ถูกยกเลิกอื่น ๆ เช่นเช็คที่ชำระเป็นประจำมักจะถูกยกเลิกหลังจากสามปี อย่างไรก็ตามอาจจำเป็นต้องบันทึกบางส่วนเพื่อจัดทำเอกสารค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดูแลสุขภาพเพื่อการประกันเช่น นอกจากนี้เจ้าของบ้านมักจะแนะนำให้เก็บเช็คยกเลิกที่เกี่ยวข้องกับการปรับปรุงบ้านตราบเท่าที่พวกเขาเป็นเจ้าของทรัพย์สินของพวกเขา
มีข้อเสียบางประการในการมีเพียงการตรวจสอบที่ถูกยกเลิกเป็นเอกสารประกอบ ในบางกรณีการตรวจสอบจะแสดงจำนวนเงินที่จ่ายให้กับใคร แต่ไม่ได้ระบุเฉพาะสิ่งที่ซื้อ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องยากที่จะประเมินค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและตัดออกเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี ดังนั้นอาจเป็นประโยชน์ในการเก็บใบเสร็จรับเงินและเอกสารประกอบอื่น ๆ ไว้เป็นข้อมูลเสริม เมื่อไม่ต้องการใช้งานอีกต่อไปเช็คและเอกสารอื่น ๆ ควรหั่นเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อยเพื่อช่วยหลีกเลี่ยงการฉ้อโกงอัตลักษณ์
