บันทึกการบัญชีเป็นเอกสารและวัสดุสนับสนุนที่บุคคลและ บริษัท ใช้ในการจัดทำงบการเงินเอกสารภาษีและอื่น ๆ ตามกฎหมายแล้ว บริษัท จะต้องเก็บรักษาบันทึกดังกล่าวในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ซึ่งมักจะเจ็ดปีเพื่อให้สามารถตรวจสอบและตรวจสอบได้ บริษัท ที่มีการซื้อขายต่อสาธารณะอาจถูกสุ่มตรวจโดยหน่วยงานด้านกฎระเบียบและการตรวจสอบเหล่านี้รวมถึงการตรวจสอบบันทึกทางบัญชีเพื่อความถูกต้องและครบถ้วน
บันทึกเหล่านี้อาจเป็นอิเล็กทรอนิกส์กระดาษหรือทั้งสองอย่าง พวกเขารวมถึงเอกสารใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมทางการเงินตั้งแต่บันทึกเงินเดือนจนถึงงานพิมพ์สิ้นวันจากการลงทะเบียนเงินสด งบจากธนาคารจะรวมอยู่ในบันทึกทางบัญชีพร้อมกับงบที่คล้ายกันที่เกี่ยวข้องกับการลงทุน บัญชีแยกประเภทการบัญชีจะถือว่าเป็นบันทึกการบัญชีด้วย โดยพื้นฐานแล้วหากมีข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมทางการเงินของ บริษัท มันเป็นบันทึกทางบัญชี
บริษัท ต่าง ๆ คาดหวังให้เอกสารนี้อยู่ในสภาพที่ใช้งานได้ดี นักบัญชีและพนักงานให้ความช่วยเหลือมักจะดูแลการบำรุงรักษาบันทึกดังกล่าวและพวกเขาใช้เอกสารในการจัดทำสิ่งต่าง ๆ เช่นแถลงการณ์สำหรับนักลงทุนและการประกาศภาษี หากบันทึกไม่สมบูรณ์งบการเงินของ บริษัท จะไม่ถูกต้องและอาจเป็นเหตุให้ถูกลงโทษทางกฎหมายและทางการเงิน
จะต้องปฏิบัติตามกระบวนการที่เรียกว่าหลักการบัญชีที่ยอมรับกันทั่วไป (GAAP) เมื่อทำการบำรุงรักษาจัดการและใช้บันทึกทางบัญชี ขั้นตอนเหล่านี้สร้างมาตรฐานงานการบัญชีขั้นพื้นฐานเพื่อให้แน่ใจว่ามีการดำเนินการอย่างเท่าเทียมกันโดยนักบัญชีทุกแห่งขจัดความเป็นไปได้ของการใช้สิ่งที่เรียกว่า "การบัญชีเชิงสร้างสรรค์" เพื่อปกปิดความสูญเสียและบิดเบือนข้อเท็จจริงทางการเงิน
เมื่อสั่งการตรวจสอบบันทึกการบัญชีทั้งหมดจะถูกขอให้ตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบจะตรวจสอบเนื้อหาเหล่านั้นและพวกเขาจะรับรู้ถึงสิ่งที่ขาดหายไปบันทึกที่ทำให้เกิดความสับสน ข้อมูลทั้งหมดนี้มีการชั่งน้ำหนักเมื่อพัฒนาความเห็นการตรวจสอบ หน่วยงานกำกับดูแลที่สนใจในการปฏิบัติทางการเงินสามารถตรวจสอบผลการตรวจสอบเพื่อรวบรวมข้อมูล ข้อมูลนี้อาจถูกนำไปใช้ในการดำเนินคดีกับ บริษัท ที่สงสัยว่ามีการใช้วิธีการทางบัญชีที่ฉ้อฉลหรือเพื่อยกเว้น บริษัท ที่เผชิญกับข้อกล่าวหาดังกล่าว
บุคคลทั่วไปมักจะได้รับคำแนะนำให้เก็บบันทึกบัญชีเนื่องจากสามารถตรวจสอบได้โดยหน่วยงานด้านภาษี หากคนไม่มีบันทึกเพื่อรองรับการเรียกร้องค่าภาษีพวกเขาอาจถูกลงโทษ อย่างน้อยที่สุดภาระภาษีของพวกเขาอาจได้รับการปรับปรุงบังคับให้พวกเขาจ่ายภาษีมากขึ้น หากบันทึกของพวกเขาดูเหมือนจะเป็นการฉ้อโกงแทนที่จะเก็บไว้อย่างเฉยเมยพวกเขาสามารถถูกลงโทษทางกฎหมายได้
