ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายเป็นรายการที่ บริษัท จะรับรู้ในบัญชีแยกประเภท แต่ไม่ได้ชำระเงินสด สิ่งนี้แสดงถึงหนี้สินในบัญชีแยกประเภทของ บริษัท ตัวอย่างเช่น บริษัท อาจมีค่าใช้จ่ายยูทิลิตี้ แต่รอบการเรียกเก็บเงินสำหรับ บริษัท สาธารณูปโภคหลายแห่งหมายความว่าค่าใช้จ่ายจะไม่ถูกบันทึกลงในหนังสือของ บริษัท ผู้จัดการฝ่ายบัญชีจะประมาณค่าใช้จ่ายด้านสาธารณูปโภคและรับจำนวนค่าใช้จ่าย
บริษัท หลายแห่งมีค่าใช้จ่ายเพื่อสร้างภาพที่ถูกต้องของรายได้สุทธิของพวกเขา งบกำไรขาดทุนหมายถึงรายได้จากการขายต้นทุนการขายและค่าใช้จ่ายในช่วงเวลาหนึ่ง การไม่รวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีจะส่งผลให้กำไรสุทธิที่รายงานสำหรับรอบบัญชีสูงขึ้น สิ่งนี้สามารถทำให้นักลงทุนหรือผู้มีส่วนได้เสียอื่นเข้าใจผิดคิดว่า บริษัท สร้างรายได้มากกว่าที่เป็นจริง เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการสามารถมีปัญหาในการตรวจสอบข้อมูลนี้จากมุมมองทางประวัติศาสตร์ หากไม่สามารถรายงานค่าใช้จ่ายค้างจ่ายอาจส่งผลให้ผู้บริหารของ บริษัท คิดว่าช่วงเวลาหนึ่งมีผลกำไรมากกว่าช่วงเวลาอื่น
มีค่าใช้จ่ายค้างจ่ายหลายประเภทในขอบเขตการบัญชี ค่าจ้างรายได้หรือภาษีเงินเดือนการจ่ายดอกเบี้ยค่าสาธารณูปโภคและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานอื่น ๆ มักอยู่ในประเภทนี้ ในขณะที่ไม่จำเป็นต้องเป็นสิ่งที่ไม่ดีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นอาจเป็นสัญญาณของการทำบัญชีที่ไม่ดี โดยพื้นฐานแล้วรายการสะสมในบัญชีแยกประเภทระบุว่า บริษัท ไม่มีข้อมูลเพียงพอสำหรับการบันทึกธุรกรรมหรือมีความล่าช้าในเวิร์กโฟลว์การบัญชี ในด้านค่าใช้จ่ายแผนกบัญชีเจ้าหนี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการชำระค่าใช้จ่ายและบันทึกค่าใช้จ่าย บริษัท ที่มีรายการค่าใช้จ่ายมากเกินไปอาจบ่งบอกถึงปัญหากระแสเงินสดภายใน บริษัท
บริษัท ที่บันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่ายต่างๆอาจจบลงด้วยการปรับบัญชีแยกประเภทการบัญชีสำหรับข้อผิดพลาดในการคำนวณ ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายจำนวนมากเป็นการประมาณการค่าใช้จ่าย ความล้มเหลวในการใช้สูตรที่เหมาะสมหรือการบันทึกจำนวนที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลให้ตัวเลขดอลลาร์ที่เหลืออยู่ในบัญชีแยกประเภทบัญชี เนื่องจากเงินคงค้างแสดงถึงหนี้สินจำนวนเงินที่เหลือแสดงว่า บริษัท ยังคงค้างชำระเงินแก่ผู้ขายผู้จัดหาหน่วยงานราชการหรือพนักงาน ตัวอย่างเช่นหากผู้จัดการบัญชีประมาณการค่าใช้จ่ายด้านสาธารณูปโภค $ 1,000 ดอลลาร์สหรัฐ (USD) แต่การเรียกเก็บเงินเป็นจริงสำหรับ $ 950 USD จะมีเหลือ $ 50 USD ในบัญชีคงค้าง บริษัท ที่ล้มเหลวในการล้างบัญชีจะปล่อยให้สิ่งนี้อยู่ในบัญชีแยกประเภทบัญชีและรายงาน $ 50 พิเศษนี้ตามที่ บริษัท เป็นหนี้
