หนี้สงสัยจะสูญเป็นลูกหนี้ที่คาดว่าจะเรียกเก็บเงินไม่ได้อย่างแน่นอน บริษัท หลายแห่งตั้งสำรองบางประเภทสำหรับหนี้ประเภทนี้เมื่อวางแผนงบประมาณการดำเนินงานโดยทั่วไปแล้วจะอนุญาตให้คิดเป็นร้อยละหนึ่งของลูกหนี้รายเดือนเฉลี่ยที่จะไม่ได้รับพิจารณา ในขณะที่พิจารณาแตกต่างจากหนี้สูญหนี้สงสัยจะสูญได้รับการปฏิบัติในลักษณะเดียวกันและในที่สุดอาจถูกจัดประเภทเป็นไม่ดีหากไม่ได้ชำระยอดคงเหลือ
เกณฑ์ที่ใช้ในการจัดชั้นลูกหนี้คงค้างเป็นหนี้สงสัยจะสูญขึ้นอยู่กับนโยบายและขั้นตอนการดำเนินงานของ บริษัท โดยทั่วไปหนี้จะยังคงค้างอยู่อย่างน้อย 120 วันหลังจากวันที่ใบแจ้งหนี้ ในช่วงระยะเวลาที่ทำการติดตามทวงถามหนี้อาจถูกพิจารณาว่าเป็นหนี้สงสัยจะสูญ ในบางกรณีผู้ขายอาจพิจารณายอดเงินปัจจุบันเนื่องจากบัญชีของลูกค้าเป็นหนี้สงสัยจะสูญหลังจากเรียนรู้ว่า บริษัท กำลังประสบกับปัญหาทางการเงินบางประเภทที่อาจทำให้ความสามารถในการชำระหนี้นั้นไม่ทันกำหนด เมื่อลูกค้ายื่นเรื่องล้มละลายยอดคงเหลือในบัญชีของลูกค้าที่เป็นหนี้สงสัยจะสูญจะถูกจัดประเภทใหม่เป็นหนี้สูญ
เพื่อปกป้องความมั่นคงทางการเงินของธุรกิจโดยทั่วไป บริษัท จะมีการตั้งสำรองหรือค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญในกระบวนการทางบัญชีโดยรวม วิธีนี้ทำให้สามารถตรวจสอบการขยายเครดิตให้กับลูกค้าที่มียอดคงเหลือในบัญชีที่ยังไม่ได้ชำระที่สูงขึ้นซึ่งค้างชำระเป็นเวลานาน มาตรการนี้ยังช่วยสร้างความคาดหวังที่สมเหตุสมผลและเป็นปกติสำหรับกระแสเงินสดเนื่องจากหนี้ที่ถูกจัดชั้นเป็นหนี้สงสัยจะสูญไม่รวมอยู่ในการคาดการณ์เหล่านั้น การทำเช่นนี้ช่วยลดความเครียดทางการเงินของธุรกิจเนื่องจากเงินทุนไม่คาดว่าจะสามารถจัดการค่าใช้จ่ายในแต่ละวันเหล่านั้นได้
การใช้แผนคุณสมบัติที่มีโครงสร้างก่อนที่จะขยายสินเชื่อให้กับลูกค้าสามารถช่วยลดอุบัติการณ์ของหนี้สงสัยจะสูญ ซึ่งรวมถึงการเรียกใช้การตรวจสอบเครดิตกับลูกค้าเป็นครั้งคราวและปรับเงื่อนไขการชำระเงินและวงเงินเครดิตตาม การตรวจสอบอายุของบัญชีลูกค้าแต่ละครั้งจะให้ข้อมูลที่เตือนผู้ขายถึงแนวโน้มที่ไม่เอื้ออำนวยต่อการชำระเงินเช่นใบแจ้งหนี้ที่เคลื่อนไหวช้าจากการชำระเงินภายใน 45 วันถึง 60 วันที่ผ่านมา โดยการติดตามกิจกรรมเครดิตและอายุใบแจ้งหนี้อย่างมีประสิทธิภาพธุรกิจสามารถช่วยให้ระดับหนี้สงสัยจะสูญอยู่ในช่วงที่ยอมรับได้และปกป้องผลประโยชน์ของ บริษัท
