ค่าใช้จ่ายพนักงานคือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับงานที่ทำกับนายจ้าง โดยทั่วไปแล้วนายจ้างกำหนดรายการค่าใช้จ่ายที่อนุญาตซึ่งพวกเขาเต็มใจที่จะจ่ายคืนให้แก่พนักงาน รายการดังกล่าวอาจรวมถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อธุรกิจ, อาหาร, ที่พัก, การโทรศัพท์, อินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์สำนักงาน นายจ้างบางรายออกบัตรเครดิตของ บริษัท สำหรับค่าใช้จ่ายในขณะที่คนอื่นคาดหวังว่าพนักงานจะครอบคลุมค่าใช้จ่ายและขอเงินชดเชย
ค่าใช้จ่ายของพนักงานที่อนุญาตโดยทั่วไปจะแตกต่างกันไปตามนายจ้าง บริษัท และองค์กรส่วนใหญ่มีรายการค่าใช้จ่ายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน บริษัท หนึ่งอาจครอบคลุมค่าโทรศัพท์มือถือของพนักงานหากสายส่วนใหญ่ของเขาเกี่ยวข้องกับธุรกิจ บริษัท อื่นอาจไม่อนุญาตให้มีค่าใช้จ่ายโทรศัพท์มือถือโดยกำหนดให้พนักงานทำการติดต่อธุรกิจทั้งหมดจากสำนักงานของ บริษัท
ประเภทของค่าใช้จ่ายพนักงานที่ครอบคลุมโดยธุรกิจมักจะเกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อธุรกิจอาหารธุรกิจและเครื่องใช้สำนักงาน ค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องอาจรวมถึงตั๋วเครื่องบินสำหรับการประชุมทางธุรกิจระดับชาติ, ใบเรียกเก็บเงินร้านอาหารสำหรับการประชุมกับลูกค้าที่มีศักยภาพหรือตลับหมึกพิมพ์ที่จำเป็นในการพิมพ์คู่มือสำหรับการฝึกอบรมของ บริษัท ในทุกกรณีค่าใช้จ่ายจะต้องสมเหตุสมผลและเกี่ยวข้องกับความก้าวหน้าของงานและ บริษัท
พนักงานที่ทำงานจากที่บ้านอาจมีค่าใช้จ่ายพนักงานเพิ่มเติม เมื่อพนักงานสื่อสารทางไกลนายจ้างจะประหยัดค่าใช้จ่ายในพื้นที่สำนักงานและระบบสาธารณูปโภค ในกรณีนี้นายจ้างมักจะตั้งค่าเผื่อสำหรับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ตัวอย่างของค่าใช้จ่ายด้านการสื่อสารโทรคมนาคมอาจรวมถึงค่าใช้จ่ายอินเทอร์เน็ตค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์และค่าโทรศัพท์ นายจ้างอาจต้องการให้พนักงาน จำกัด การใช้บริการและรายการเหล่านี้เพื่อการใช้งานทางธุรกิจเท่านั้น
โดยปกติแล้วนายจ้างคาดหวังให้พนักงานติดตามค่าใช้จ่ายของพนักงานนอกสภาพแวดล้อมของ บริษัท พวกเขามักจะจัดทำแบบฟอร์มค่าใช้จ่ายที่จำเป็นต้องกรอกและส่งตามกำหนดการชำระเงินที่กำหนด ในกรณีส่วนใหญ่ใบเสร็จรับเงินต้นฉบับจะต้องส่งพร้อมกับแบบฟอร์มค่าใช้จ่ายเพื่อให้เอกสารสำรองสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น การชำระคืนค่าใช้จ่ายพนักงานไม่ต้องเสียภาษีและมักจะจ่ายแยกต่างหากจากเช็คเงินเดือนพนักงาน
ในบางกรณีการกรอกแบบฟอร์มค่าใช้จ่ายพนักงานจะต้องมีรายละเอียดและความสนใจอย่างกว้างขวาง ในกรณีที่มีการแบ่งค่าใช้จ่ายระหว่างธุรกิจและการใช้งานส่วนตัวนายจ้างบางรายต้องมีการทำบัญชีที่แน่นอน พนักงานอาจเช่ารถขณะเดินทางเพื่อธุรกิจเช่นขับรถเพื่อธุรกิจใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์และใช้เวลาอีกสองสามวันในการใช้รถยนต์เพื่อเยี่ยมครอบครัว เขาอาจจะต้องลบวันส่วนตัวออกจากใบเรียกเก็บเงินค่าเช่ารถเมื่อยื่นเพื่อขอเงินคืน
