ค่าใช้จ่ายสะสมไมล์มักเป็นค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่เกี่ยวข้องกับการทำงานซึ่งเกิดจากการใช้รถยนต์ส่วนบุคคลของพนักงานหรือรถยนต์ของ บริษัท เพื่อซื้อน้ำมันเบนซิน โดยปกติแล้วพนักงานที่เดินทางไปตามระยะทางอัตโนมัติเพื่อที่พวกเขาจะได้รับเงินที่ใช้เป็นน้ำมันเบนซิน ค่าใช้จ่ายประเภทนี้คล้ายกับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อธุรกิจอื่น ๆ เช่นโรงแรมหรือตั๋วเครื่องบินยกเว้นว่าค่าใช้จ่ายนี้รวมถึงการขับขี่ในพื้นที่ที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน พนักงานมักจะต้องติดตามไมล์จริงเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำงานโดยการติดตามการอ่านมาตรวัดระยะทางระหว่างการเดินทางซึ่งพวกเขาจะได้รับเงินคืนจาก บริษัท
โดยปกติแล้วค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจจะถูกบันทึกไว้ในแผนภูมิบันทึกหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อให้ค่าใช้จ่ายรวมอยู่ในระยะที่กำหนด จากนั้นพนักงานส่งค่าใช้จ่ายไมล์สะสมให้กับนายจ้าง บ่อยครั้งที่นายจ้างต้องการให้คนงานเก็บใบเสร็จเพื่อตรวจสอบว่าเงินที่ใช้ไปนั้นเป็นน้ำมันเบนซิน ซึ่งมักจะทำเป็นประจำ - รายสัปดาห์รายเดือนหรือรายไตรมาส - เพื่อให้การจัดเก็บบันทึกสามารถจัดการได้ทั้งพนักงานและ บริษัท
เนื่องจากราคาก๊าซมีแนวโน้มที่จะผันผวนนายจ้างมักจะมีค่าเผื่ออัตราก๊าซต่อไมล์ซึ่งมีแนวโน้มที่จะแตกต่างกันไปตามปัจจัยหลายประการ ขึ้นอยู่กับธุรกิจหรือองค์กรอัตรามาตรฐานนี้อาจหรือไม่อาจถูกควบคุมโดยหน่วยงานของรัฐบางแห่ง ค่าใช้จ่ายไมล์สะสมจะคืนเงินให้โดยการใช้ไมล์สะสมจริงขับเคลื่อนและคูณด้วยยอดเงินดอลลาร์ที่อนุญาต บางครั้ง บริษัท จะออกบัตรเครดิตสำหรับค่าใช้จ่ายประเภทนี้ซึ่งทำให้การบันทึกง่ายขึ้นมากทั้งสองด้าน
เมื่อพนักงานเก็บบันทึกค่าใช้จ่ายไมล์สะสมพวกเขามักจะต้องบันทึกการอ่านมาตรวัดระยะทาง บริษัท อาจตรวจสอบการอ่านเหล่านี้หรือไม่ก็ได้ แต่บางครั้ง บริษัท อาจตรวจสอบเพื่อให้พนักงานของพวกเขาซื่อสัตย์ ด้วยความช่วยเหลือของอินเทอร์เน็ตการหาระยะทางจากเมืองต่าง ๆ รัฐหรือแม้แต่ประเทศอาจไม่ต้องใช้เวลามากเหมือนในอดีต
นอกเหนือจากการจัดการค่าใช้จ่ายสะสมไมล์แล้วการเก็บใบเสร็จรับเงินสำหรับค่าใช้จ่ายรถยนต์อาจช่วยพนักงานในเวลาภาษีได้ด้วยเมื่อมีการหักเงินจำนวนหนึ่งหากมีการใช้รถยนต์ส่วนตัวเพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจ หากจำเป็นต้องเดินทางเป็นจำนวนมากอาจต้องคำนึงถึงการสึกหรอของรถยนต์ด้วย บางครั้งนายจ้างจะจ่ายค่าบำรุงรักษารถยนต์บางประเภทและอาจคืนเงินให้พนักงานสำหรับค่าบำรุงรักษาบางประเภทขึ้นอยู่กับนโยบายของ บริษัท
