ค่าใช้จ่ายเงินเดือนเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยองค์กรในการจ้างแรงงานรวมถึงการจ่ายเงินชดเชยให้กับพนักงานรวมภาษีและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่นายจ้างต้องรับผิดชอบ ในสหรัฐอเมริกาค่าใช้จ่ายเหล่านี้โดยทั่วไปประกอบด้วยกำไรขั้นต้นของพนักงานบวกกับส่วนแบ่งของผู้ประกอบการของภาษี Medicare และ FICA (ประกันสังคม), กฎหมายภาษีของรัฐบาลกลางหรือรัฐอื่น ๆ และค่าใช้จ่ายของผลประโยชน์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน องค์กร.
เงินเดือนและค่าใช้จ่ายเงินเดือนนั้นไม่เหมือนกัน เงินเดือนของนายจ้างคือจำนวนเงินขั้นต้นของค่าตอบแทนที่จ่ายให้กับพนักงานทุกคน แต่ค่าใช้จ่ายเงินเดือนในสหรัฐอเมริกาโดยทั่วไปอย่างน้อย 10% - 15% สูงกว่าเนื่องจากการรวมภาษีเงินเดือนและสิทธิประโยชน์ทางกฎหมายอื่น ๆ เช่นประกันการว่างงานและ ประกันความพิการ ขอบตามกฎหมายจะถูกนับเป็นค่าใช้จ่ายเงินเดือนเมื่อนายจ้างจ่ายให้เท่านั้นและไม่หักจากค่าชดเชยของพนักงาน
สิทธิประโยชน์ต่าง ๆ เช่นเบี้ยประกันสุขภาพและประกันชีวิตถือเป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายเงินเดือนเพราะพวกเขาให้การทำงานอย่างหมดจด แม้ว่าอุปกรณ์ที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานจะไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายเงินเดือนเพราะเป็นองค์ประกอบที่จำเป็นในการทำงาน ตัวอย่างเช่นช่างต้องการเครื่องมือและอุปกรณ์ความปลอดภัย แต่ไม่ใช่ประกันสุขภาพหรือประกันชีวิตเพื่อทำงานของเธอ สวัสดิการต่าง ๆ เช่นประกันสุขภาพหรือประกันชีวิตหรือการชดเชยค่าเล่าเรียนนั้นโดยทั่วไปแล้วนายจ้างจำนวนมากให้กับพนักงานเต็มเวลาทุกคนซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจค่าตอบแทนรวมและค่าใช้จ่ายให้แก่นายจ้างของสิ่งจูงใจดังกล่าวจัดเป็นค่าใช้จ่ายเงินเดือนที่เหมาะสม
ค่าใช้จ่ายเงินเดือนมักจะเป็นหนึ่งในประเภทของค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุดที่องค์กรจะเกิดขึ้นซึ่งทำให้มีความจำเป็นที่พวกเขาจะถูกจัดประเภทอย่างถูกต้องเพื่อให้นายจ้างมักจะมีความคิดที่ถูกต้องของค่าจ้างจริง การจัดกลุ่มค่าใช้จ่ายเหล่านี้ร่วมกันในงบดุลยังช่วยให้ผู้บริหารมีความคิดที่ถูกต้องว่าเปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายขององค์กรเกี่ยวข้องกับการจ้างงานอย่างไรและมีผลกระทบอย่างไรต่อผลกำไร
ค่าใช้จ่ายเงินเดือนที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้ชำระเรียกว่าค่าใช้จ่ายเงินเดือนค้างจ่ายและถูกรายงานเป็นหนี้สิน มีสององค์ประกอบหลักของรูปนี้ อย่างแรกคือการลาที่ลูกจ้างได้สะสม แต่ยังไม่ได้ใช้ซึ่งเป็นความรับผิดชอบที่นายจ้างต้องพบในอนาคต ประการที่สองคือจำนวนเงินชดเชยที่ได้รับ แต่ยังไม่ได้ชำระเช่นเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลารายงานทางการเงินอยู่ภายในระยะเวลาการจ่ายเงินเดือนหรือการจ่ายเงินสำหรับรอบระยะเวลาที่อยู่ภายในระยะเวลาการรายงานยังไม่ได้รับการจ่ายจนถึงบางจุด ภายหลัง
