องค์กรและธุรกิจหลายแห่งมีนโยบายการชำระเงินคืนเพื่อชำระคืนพนักงานที่ใช้เงินของตัวเองเป็นค่าใช้จ่ายในการจัดหาวัสดุบันเทิงร่วมธุรกิจหรือในขณะที่เดินทางไปทำธุรกิจของ บริษัท บริษัท ส่วนใหญ่มีนโยบายมาตรฐานเกี่ยวกับการอนุญาตแบบฟอร์มและกรอบเวลา บริษัท อาจแยกนโยบายการชำระเงินคืนตามลักษณะของค่าใช้จ่าย ประเภทของนโยบายการชำระเงินคืนรวมถึงแนวทางเฉพาะสำหรับลักษณะของค่าใช้จ่ายเช่นค่าเล่าเรียนของโรงเรียนการเดินทางการขนส่งอุปกรณ์หรือการดูแลสุขภาพรวมถึงกระบวนการอนุมัติที่แยกกับระบบการทำบัญชีขององค์กร
องค์กรมักมีความกังวลเกี่ยวกับการใช้นโยบายการชำระเงินคืนอย่างไม่ถูกต้องและกำหนดนโยบายที่มีวัตถุประสงค์เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานร้องขอการชำระเงินคืนสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงาน พนักงานหลายคนต้องได้รับอนุญาตสำหรับค่าใช้จ่ายเช่นการอนุมัติล่วงหน้าของแผนการเดินทางหรือหลักสูตรการศึกษา แผนกบัญชีมักจะพัฒนาสเปรดชีตและแบบฟอร์มที่ต้องกรอกเพื่อให้พนักงานเรียกร้องเงินชดเชย นอกจากนี้พนักงานมักจะคาดว่าจะบันทึกใบแจ้งหนี้ใบเรียกเก็บเงินและใบเสร็จรับเงินเพื่อส่งด้วยเอกสารการชำระเงินคืน
นโยบายการชำระคืนการเดินทางและธุรกิจบันเทิงมักมีรายละเอียดมากและอาจกำหนดอัตราคงที่สำหรับค่าใช้จ่ายเช่นอาหารหรืออาจระบุวงเงินการใช้จ่ายรายวัน บางองค์กรต้องการให้พนักงานจัดเตรียมการเดินทางผ่านตัวแทนการท่องเที่ยวภายใน บริษัท หรือสัญญาจ้างซึ่งอาจถูกกำหนดโดยนโยบายของ บริษัท ในการหาโรงแรมหรือเที่ยวบินที่ประหยัดที่สุด นโยบายการชำระเงินคืนเพื่อการเดินทางบางอย่างอาจ จำกัด การซื้อเครื่องดื่มแอลกอฮอล์แม้ว่าต้นทุนของเครื่องดื่มจะเป็นไปตามหลักเกณฑ์ด้านงบประมาณอาหาร
นอกเหนือจากค่าใช้จ่ายในการเดินทางและความบันเทิงทางธุรกิจแล้วนโยบายการชำระเงินคืนประเภทอื่น ๆ ยังระบุถึงการพัฒนาของพนักงาน ตัวอย่างเช่น บริษัท ที่มีโปรแกรมสุขภาพอาจเสนอนโยบายการชำระคืนค่ารักษาพยาบาลที่ช่วยให้พวกเขาจ่ายเงินสำหรับระบบลดน้ำหนักสมาชิกโรงยิมโปรแกรมเลิกสูบบุหรี่และบริการสุขภาพประเภทอื่น ๆ ที่ไม่ครอบคลุมโดยประกัน พนักงานหลายคนใช้ประโยชน์จากนโยบายการคืนเงินค่าเล่าเรียนของ บริษัท ที่สามารถช่วยพวกเขาจ่ายค่าเล่าเรียนได้เช่นกัน หลาย บริษัท จ่ายค่าเรียนต่อเนื่อง แต่อาจชดเชยค่าใช้จ่ายของหลักสูตรระดับวิทยาลัยหากพนักงานสามารถแสดงให้เห็นว่าการเข้าเรียนจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเขา
บาง บริษัท ปรับปรุงนโยบายการชำระเงินคืนด้วยการออกบัตรเครดิตองค์กรหรือบัตรชาร์จ บัตรเหล่านี้ใช้สำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเท่านั้นและสามารถช่วยทั้ง บริษัท และพนักงานในการติดตามค่าใช้จ่ายและการชำระเงินคืนเนื่องจากค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะสิ้นสุดในบิลเดียว โดยทั่วไปแล้วนโยบาย บริษัท จะ จำกัด การใช้บัตรเหล่านี้ให้กับผู้บริหารและพนักงานระดับสูงอื่น ๆ แม้ว่าพนักงานขายหรือพนักงานคนอื่น ๆ ที่ต้องเดินทางหรือให้ความบันเทิงเป็นประจำอาจได้รับมอบหมายบัตรองค์กร ในบางกรณี บริษัท จ่ายค่าบัตรเครดิตองค์กรโดยตรงในขณะที่คนอื่นอาจต้องการให้พนักงานชำระค่าใช้จ่ายและดำเนินการชำระค่าใช้จ่ายให้เสร็จตามที่เขาต้องการสำหรับค่าใช้จ่ายอื่น ๆ
