หนังสือบัญชีแยกประเภทเป็นหนึ่งในเอกสารที่พบบ่อยที่สุดและสำคัญที่สุดในระบบบัญชีของ บริษัท ในขณะที่บัญชีแยกประเภทมีอยู่หลายประเภท แต่ที่พบมากที่สุดคือการขายการซื้อเงินสดและบัญชีแยกประเภททั่วไป หนังสือบัญชีแยกประเภทแต่ละเล่มมีธุรกรรมทางธุรกิจเฉพาะประเภททำให้ บริษัท สามารถค้นหาข้อมูลได้ในภายหลัง นักบัญชีมีหน้าที่จัดทำหนังสือของ บริษัท และบันทึกการทำธุรกรรมตามนั้น งบการเงินเป็นผลสุดท้ายของข้อมูลที่นำมาจากสมุดบัญชีของ บริษัท
หนังสือบัญชีแยกประเภทการขายประกอบด้วยธุรกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการขายสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า นักบัญชีบันทึกวันที่ทำธุรกรรมคำอธิบายสั้น ๆ และจำนวนของการขาย บัญชีแยกประเภทมักจะมีข้อมูลสำหรับเดือนที่กำหนดเนื่องจากเป็นขั้นตอนทั่วไปในระบบบัญชี ข้อมูลอื่น ๆ - เช่นส่วนลดการขายผลตอบแทนหรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ อาจอยู่ในบัญชีแยกประเภทนี้เช่นกัน ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการขายของ บริษัท ควรอยู่ในสมุดบัญชีนี้ในเวลาใดก็ได้
การซื้อมีหนังสือแยกต่างหากในระบบบัญชี บัญชีแยกประเภทเหล่านี้มีเพียงข้อมูลเกี่ยวกับเงินที่ บริษัท ใช้เพื่อรับรายการที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจ ข้อมูลรายชื่อนักบัญชีคล้ายกับสมุดบัญชีแยกประเภทการขายนั่นคือวันที่ทำธุรกรรมคำอธิบายสั้น ๆ และจำนวนเงินดอลลาร์สำหรับรายการที่ซื้อ อาจมีบัญชีแยกประเภทย่อยที่นี่ด้วยซึ่งเรียกว่าบัญชีเจ้าหนี้ บัญชีแยกประเภทนี้แสดงผู้ขายทั้งหมดที่ บริษัท เป็นหนี้สำหรับการซื้อสินค้าหรือบริการ
บัญชีแยกประเภทเงินสดประกอบด้วยธุรกรรมทั้งหมดสำหรับกิจกรรมที่ใช้เงินสด จุดประสงค์ของบัญชีแยกประเภทนี้คือเพื่อช่วยให้ บริษัท กระทบยอดบัญชีธนาคารของสิ้นเดือน ในบางกรณีบัญชีแยกประเภทนี้อาจไม่มีกิจกรรมมากมายในช่วงเดือนที่กำหนดขนาดและลักษณะของธุรกิจ นักบัญชีมักจะบันทึกธุรกรรมเงินสดและจากนั้นพวกเขาอาจให้บัญชีแยกประเภทกับบุคคลที่กระทบยอดบัญชีธนาคาร การแยกหน้าที่ระหว่างนักบัญชีที่จัดการบัญชีแยกประเภทเงินสดช่วยป้องกันความไม่เหมาะสมเช่นการฉ้อโกงหรือการฉ้อฉล - เกิดขึ้น
บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็น catchall สำหรับธุรกรรมที่ไม่อยู่ภายใต้วัตถุประสงค์ของหนังสือบัญชีแยกประเภทอื่น ๆ นักบัญชีมักใช้บัญชีแยกประเภทนี้เป็นทางเลือกสุดท้ายสำหรับการทำธุรกรรมทางธุรกิจ การบันทึกธุรกรรมมากเกินไปที่นี่อาจส่งผลให้ข้อมูลสูญหายหรือข้อมูลที่ต้องใช้เวลาพอสมควรในการค้นหาข้อมูล นักบัญชีมักจะตั้งกฎเฉพาะสำหรับการใช้บัญชีแยกประเภททั่วไป
