กระดาษบัญชีแยกประเภทเป็นเอกสารทางกายภาพที่นักบัญชีเขียนรายการบันทึกรายวันและข้อมูลการบัญชีอื่น ๆ มีกระดาษแยกประเภทหลายประเภทรวมถึงกระดาษที่มีเส้น, จุด, คอลัมน์และกราฟสี่เหลี่ยม ประเภทกระดาษที่ใช้มากที่สุดคือรูปแบบคอลัมน์ที่มีแผ่นคอลัมน์หลายแผ่นหรือหลายคอลัมน์สำหรับการบันทึกรายการบันทึกประจำวันและข้อมูลอื่น ๆ นอกจากนี้คอลัมน์อาจไปจากซ้ายไปขวาบนหน้ากระดาษหรืออาจมีแถวเรียงกันข้ามกระดาษที่เริ่มต้นที่ด้านบนและลงไปด้านล่าง นักบัญชีหลายคนใช้กระดาษเขียนรายการและข้อมูลอื่น ๆ ก่อนที่จะป้อนลงในระบบบัญชีของ บริษัท
แผ่นรองคอลัมน์ - หรือกระดาษเรียงเป็นแนวตั้งชื่ออื่นที่นิยม - โดยทั่วไปแล้วจะใช้งานได้ดีที่สุดสำหรับการบัญชี ในอดีตกระดาษเป็นสีเขียวหรือสีอ่อนซึ่งนำไปสู่เอกสารที่ถูกเรียกอย่างไม่เป็นทางการว่าแถบสีเขียวหรือแผ่นสีเขียว มีหลายคอลัมน์ที่จำเป็นสำหรับงานบัญชีส่วนใหญ่ ประเภทที่มีคอลัมน์หกถึงแปดเป็นที่นิยมมาก ในบางกรณีอาจจำเป็นต้องใช้แผ่นอิลลัสเตอร์ต่างกันสำหรับงานบัญชีประเภทต่าง ๆ การเก็บรักษาเอกสารต้นฉบับเหล่านี้มีความสำคัญสูงสุดดังนั้นการใช้รูปแบบที่สอดคล้องกันของกระดาษบัญชีแยกประเภทจึงสามารถรักษามาตรฐานนี้ไว้ได้
การกรอกกระดาษบัญชีแยกประเภทเป็นอีกส่วนหนึ่งที่สำคัญในการเลือกและใช้ประเภทที่ถูกต้อง แต่ละแผ่นต้องการพื้นที่สำหรับวันที่, คำอธิบาย, หมายเลขบัญชี, เดบิตและเครดิต รายการสองรายการสุดท้ายแสดงจำนวนเงินดอลลาร์ที่แท้จริงสำหรับธุรกรรมที่ต้องการเอกสาร เมื่อเลือกกระดาษบัญชีแยกประเภทที่ดีที่สุดคือการหาสไตล์ที่มีเส้นคอลัมน์และส่วนของกล่องกราฟทั้งหมดในลำดับที่เฉพาะเจาะจง กระดาษเรียงเป็นแนวมีคุณสมบัติเหล่านี้ทั้งหมดตามลำดับที่จำเป็นซึ่งเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้ความนิยมกับนักบัญชี
อาจมีประโยชน์ในการบัญชีเช่นกัน สไตล์นี้เรียบง่ายขึ้นอีกเล็กน้อยโดยมีคอลัมน์สองกลุ่มอยู่บนแผ่นกระดาษ ด้านซ้ายคือคอลัมน์เดบิตและด้านขวาคือคอลัมน์เครดิต ภายใต้คอลัมน์กว้างสองคอลัมน์นี้มีคอลัมน์อื่น ๆ เช่นวันที่รายละเอียดหมายเลขบัญชีและจำนวนเงินดอลลาร์ แต่ละรายการใช้เวลาเพียงบรรทัดเดียวโดยมีรายการเดบิตทางด้านซ้ายและรายการเครดิตทางด้านขวา ในบางวิธีกระดาษนี้มีราคาประหยัดกว่าเล็กน้อยเนื่องจากนักบัญชีอาจจะสามารถใส่รายการวารสารลงในกระดาษบัญชีแยกประเภทได้มากขึ้นซึ่งช่วยให้เอกสารกระดาษน้อยลงเพื่อเก็บไว้ในที่เก็บ
