กระบวนการเงินสดย่อยถูกจัดตั้งขึ้นโดยธุรกิจหรือองค์กรอื่น ๆ เพื่อจัดการกับเงินสดจำนวนเล็กน้อย เรียกว่ากองทุนเงินสดย่อยเงินสดนี้ใช้สำหรับการซื้อสินค้าเล็กน้อยแทนการเขียนเช็คหรือใช้บัตรเครดิตของ บริษัท บริษัท จะมอบหมายให้ผู้รับฝากทรัพย์สินซึ่งทำงานเพื่อให้แน่ใจว่าเงินทั้งหมดจะถูกนำไปใช้เป็นใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารอื่น ๆ ที่เหมาะสม
โดยปกติแล้วจะน้อยกว่า $ 250 เหรียญสหรัฐกองทุนเงินสดย่อยอนุญาตให้ใช้เงินสดสำหรับการซื้อสินค้าขนาดเล็กหรือการชำระเงินคืนโดยไม่ต้องยุ่งยากในการเขียนเช็ค กองทุนเงินสดย่อยสามารถทดแทนความต้องการในการออกบัตรเครดิตของ บริษัท ให้กับคนหลายคนที่ซื้อสินค้าเล็ก สิ่งนี้จะช่วยลดความรับผิดของ บริษัท
หากยังไม่ได้จัดตั้งกองทุนย่อยย่อยต้องดำเนินการขั้นตอนเงินสดย่อยเพื่อให้แน่ใจว่ามีการติดตามและตรวจสอบเงินทั้งหมดอย่างเหมาะสม บางครั้งการซื้อตามปกติจะทำให้ต่ำกว่าจำนวนเงินดอลลาร์ที่แน่นอนและทำให้ไม่มีประสิทธิภาพในการเขียนเช็คสำหรับการชำระเงินคืน ในกรณีนั้นเราควรติดต่อผู้จัดการหรือผู้ควบคุมของ บริษัท เพื่อจัดตั้งกองทุนเงินสดย่อย
หากกองทุนเงินสดย่อยมีอยู่แล้วจำเป็นต้องมีกระบวนการเงินสดย่อยที่เหมาะสมเพื่อติดตามเงิน สิ่งนี้เกิดขึ้นได้สองวิธี: การชำระเงินคืนหรือชำระเงินล่วงหน้า การชำระเงินคืนจะเกิดขึ้นเมื่อมีการซื้อแล้วและผู้ยื่นใบเสร็จหรือเอกสารอื่น ๆ เพื่อชำระคืนเป็นเงินที่ใช้ไป การชำระเงินล่วงหน้าเกิดขึ้นเมื่อเงินสดถูกจ่ายเพื่อการซื้อที่ยังไม่ได้ทำ ในกรณีนี้บัตรกำนัลหรือเอกสารอื่น ๆ ควรจะแทรกเข้าไปในกองทุนเงินสดย่อยในเวลาที่มีการเบิกจ่าย บัตรกำนัลนี้จะแสดงให้เห็นว่าใครจ่ายเงินเช่นเดียวกับที่ได้รับเงินพร้อมกับวันที่วัตถุประสงค์และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ บัตรกำนัลยังคงอยู่ในกองทุนเงินสดย่อยจนกว่าใบเสร็จรับเงินจะถูกส่งกลับไปยังผู้ดูแล
ผู้ดูแลกองทุนเงินสดย่อยมักจะจัดตั้งขึ้นในกระบวนการเงินสดย่อย โดยทั่วไปนี่เป็นตำแหน่งที่แน่นอนเช่น Office Manager ที่ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่ ผู้ดูแลจะรับผิดชอบกองทุนเงินสดย่อยทั้งหมด ณ เวลาใดก็ตามจำนวนเงินในกองทุนเงินสดย่อยรวมทั้งบัตรกำนัลจะต้องเท่ากับจำนวนเงินทั้งหมดของกองทุน
รายละเอียดขั้นตอนเงินสดย่อยนั้นมีความสำคัญต่อการติดตามเงินภายในกองทุนเงินสดย่อย เพราะเมื่อใดก็ตามที่มีเงินสดก็มีโอกาสที่จะถูกละเมิด ควรมีการตรวจสอบกองทุนเงินสดย่อยเล็ก ๆ น้อย ๆ โดยหัวหน้างานเพื่อตรวจสอบความแตกต่างหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
