หนังสือบัญชีมีบันทึกธุรกรรมสำหรับบัญชีการค้า ระบบบัญชีสองรายการที่องค์กรธุรกิจใช้เกี่ยวข้องกับบัญชีแยกประเภทหรือบัญชีจำนวนมากรวมถึงบัญชีแยกประเภททั่วไปและสมุดรายวันทั่วไป บัญชีแยกประเภทเหล่านี้เรียกรวมกันว่าหนังสือซึ่งเป็นคำที่สั้นลงสำหรับหนังสือบัญชี บัญชีหนังสือเล่มเดียวสามารถอ้างถึงหนึ่งในหนังสือหลายเล่มที่ใช้ในกระบวนการบัญชี
ในขั้นต้นการใช้งานทั่วไปของคำว่า "หนังสือบัญชี" อ้างอิงถึงบัญชีแยกประเภททั่วไปที่ใช้ในระบบบัญชีสองรายการ บัญชีแยกประเภททั่วไปประกอบด้วยบัญชีทั้งหมดที่ใช้โดยองค์กรพร้อมกับยอดคงเหลือปัจจุบันของบัญชีเหล่านั้น การเปลี่ยนแปลงบัญชีเหล่านี้จำเป็นต้องมีรายการที่จะต้องทราบการทำธุรกรรมการสร้างบันทึกอย่างต่อเนื่องของประวัติศาสตร์ทางการเงินขององค์กร บัญชีแยกประเภทและบัญชีประเภทอื่น ๆ ได้แก่ วารสารทั่วไปบัญชีแยกประเภทต้นทุนและบัญชีแยกประเภทย่อยขึ้นอยู่กับระบบบัญชีเฉพาะที่เลือก หนังสือแต่ละเล่มเหมาะกับคำจำกัดความของหนังสือบัญชีแม้ว่าคำนี้จะใช้สำหรับหนังสือเหล่านี้น้อยกว่าก็ตาม
ในการบัญชีสองรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นหนึ่งในองค์ประกอบการเก็บบันทึกจำนวนมากที่ใช้ควบคู่กับหนังสืออื่น ๆ ในระบบบัญชีการค้า ข้อมูลจากบัญชีแยกประเภททั่วไปนำไปสู่งบการเงินสำหรับองค์กรเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี ธุรกรรมจะถูกบันทึกตามที่เกี่ยวข้องกับยอดคงเหลือในบัญชีในบัญชีแยกประเภททั่วไป แต่บันทึกเหล่านี้สะท้อนให้เห็นถึงเครดิตหรือเดบิตกับบัญชีที่ระบุไว้เท่านั้น ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับการทำธุรกรรมที่เฉพาะเจาะจงจะถูกบันทึกไว้ผ่านรายการบันทึกประจำวันในสมุดรายวันทั่วไป
หนังสือบันทึกบัญชีบ้านแสดงการเปลี่ยนแปลงบัญชีการค้าต่าง ๆ ที่องค์กรใช้ บัญชีเหล่านี้แสดงการเปลี่ยนแปลงยอดคงเหลือสำหรับสินทรัพย์หนี้สินและค่าใช้จ่าย สำหรับการทำบัญชีสองรายการสมุดรายวันทั่วไปบันทึกธุรกรรมเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับบัญชีที่ได้รับผลกระทบอย่างน้อยสองบัญชีบัญชีหนึ่งที่มีเครดิตและอีกบัญชีหนึ่งที่มีบัตรเดบิต ยอดคงเหลือในบัญชีใหม่ที่ดึงมาจากข้อมูลสมุดรายวันทั่วไปถ่ายโอนไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นรายการสรุป
ตัวอย่างสามารถช่วยอธิบายวิธีการใช้หนังสือบัญชี การซื้อเครื่องใช้สำนักงานจะทำให้เงินสดลดลงและการเพิ่มขึ้นของบัญชีสินทรัพย์สำหรับอุปกรณ์สำนักงาน การทำธุรกรรมเฉพาะบัญชีที่ได้รับผลกระทบและสัญกรณ์เกี่ยวกับการทำธุรกรรมแต่ละครั้งรับประกันการเข้าใช้รายการแยกบรรทัดในบัญชีรายวันทั่วไป การเพิ่มหรือลดลงของแต่ละบัญชีจะถูกโอนไปยังสมุดบัญชีหลักบัญชีแยกประเภททั่วไป เมื่อสิ้นสุดรอบบัญชีบัญชีแยกประเภททั่วไปจะโอนไปยังงบการเงินเช่นงบดุลงบกำไรขาดทุนและงบแสดงส่วนของเจ้าของ
