บัญชีเงินสดคือบัญชีรายวันหรือบัญชีแยกประเภทซึ่งบันทึกรายการทางธุรกิจทั้งหมด โดยทั่วไปหนังสือเงินสดจะถูกจัดเรียงตามลำดับเวลาและหนังสือจะถูกเปรียบเทียบเป็นประจำกับใบแจ้งยอดธนาคารเพื่อให้แน่ใจว่าหนังสือมีความถูกต้อง ธุรกิจบางแห่งใช้หนังสือสองเล่มหนึ่งเล่มสำหรับขาเข้าและอีกเล่มสำหรับใช้จ่ายเงินขาออก หนังสือเล่มนี้มีทั้งแบบกายภาพและแบบอิเล็กทรอนิกส์และบางธุรกิจก็ใช้ทั้งสองแบบพร้อมกัน นอกจากนี้ยังมีการใช้หนังสือเงินสดสำหรับการตรวจสอบภายในและภายนอกเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีเงินออกไปอย่างผิดกฎหมายและเพื่อให้มั่นใจว่ารัฐบาลหรือธุรกิจในเครือว่างบธุรกิจทั้งหมดนั้นถูกต้อง
หนังสือเงินสดเองถูกจัดระเบียบในวิธีง่าย ๆ บันทึกทั้งหมดเป็นไปตามลำดับเวลาและมักจะเขียนไว้ในหนังสือเมื่อธุรกรรมเกิดขึ้นหรือไม่นานหลังจากการทำธุรกรรมเสร็จสมบูรณ์ดังนั้นหนังสือจึงมีความถูกต้องที่สุด เพื่อให้แน่ใจว่าหนังสือมีความถูกต้องโดยทั่วไปผู้จัดการจะตรวจสอบหนังสือเป็นประจำบางทีวันละครั้งหรือสัปดาห์ละครั้งและจะเปรียบเทียบใบแจ้งยอดธนาคารใด ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการทำธุรกรรมใด ๆ
เพื่อแยกการทำธุรกรรมบางธุรกิจจะใช้หนังสือเงินสดสองชุดที่แตกต่างกัน หนึ่งจะทำเงินเข้ามาทั้งหมดในขณะที่อื่น ๆ จะเป็นเงินออก สำหรับธุรกิจที่มีการทำธุรกรรมจำนวนมากสิ่งนี้อาจเหมาะเพราะจะง่ายต่อการค้นหาผ่านการทำธุรกรรมเพื่อเปรียบเทียบระเบียนกับใบแจ้งยอดธนาคาร
เมื่อแนวคิดของหนังสือเงินสดเริ่มต้นมีเพียงหนังสือกระดาษเท่านั้นที่มีอยู่ แต่หนังสือเงินสดสามารถเป็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ หนังสือทางกายภาพอาจขโมยได้ยากกว่าเพราะหนังสือไม่สามารถถูกแฮ็กได้ แต่อาจใช้พื้นที่มาก หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ใช้พื้นที่น้อยและมักจะให้เครื่องมือผู้ใช้และกราฟเพื่อการบันทึกที่ดีขึ้นและนำเสนอบันทึกเงินสด ธุรกิจจำนวนมากใช้ทั้งหนังสือทางกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์เพื่อแยกบันทึกเพื่อให้พนักงานหรือผู้จัดการจัดการขโมยเงินได้ยากขึ้น
นอกเหนือจากการติดตามการทำธุรกรรมทางธุรกิจแล้วบทบาทในบัญชีเงินสดที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือการทำหน้าที่เป็นเครื่องมือตรวจสอบบัญชี การตรวจสอบสามารถเป็นได้ทั้งภายในหรือภายนอก การตรวจสอบภายในเปิดตัวโดยธุรกิจที่ถือครองหนังสือและการตรวจสอบภายนอกนั้นเปิดตัวโดยหน่วยงานอื่นเช่นรัฐบาลหรือ บริษัท ในเครือ โดยการตรวจสอบบันทึกเงินสดเปรียบเทียบระเบียนกับใบแจ้งยอดธนาคารและการนับจำนวนเงินจริงใน บริษัท ผู้จัดการสามารถค้นพบการทุจริตหรือการใช้เงินในทางที่ผิด การรักษาบัญชีเงินสดยังแสดงให้เห็นว่า บริษัท มีความโปร่งใสซึ่งมักจะนำไปสู่ความไว้วางใจใน บริษัท มากขึ้น
