การคิดค่าใช้จ่ายคือเครดิตที่เคยมีมาในฐานะลูกหนี้ในบันทึกทางบัญชี แต่ขณะนี้ได้รับการพิจารณาว่าไม่สามารถรวบรวมได้ด้วยเหตุผลบางประการ วัตถุประสงค์ของการเรียกเก็บเงินออกคือเพื่อให้กระบวนการควบคุมเกิดขึ้นซึ่งจะไม่รวมการรวมเครดิตที่ยังไม่ได้ชำระเมื่อคำนวณยอดคงเหลือปัจจุบันในบัญชีลูกหนี้ ดังนั้นการคิดค่าใช้จ่ายจึงเป็นวิธีการตัดค่าใช้จ่ายอย่างง่ายที่จะลบรายการออกจากรายได้สุทธิที่คาดไว้
การหักกลบลบหนี้ไม่ได้หมายความว่าจะไม่มีความพยายามในการเรียกเก็บหนี้คงค้างจากลูกหนี้อีกต่อไป แต่การใช้การเรียกเก็บเงินออกก็หมายถึงว่าจำนวนหนี้จะไม่ปรากฏในบัญชีลูกหนี้อีกต่อไปเพื่อจุดประสงค์ในการกำหนดจำนวนรายได้ที่จะถูกเก็บจากใบแจ้งหนี้คงค้างที่ออกให้กับลูกค้า ใบแจ้งหนี้ใด ๆ ที่ถูกเรียกเก็บเงินหรือถูกตัดออกจากส่วนหลักของลูกหนี้จะยังคงอยู่ในบันทึกทางการเงินโดยรวมของ บริษัท โดยปกติจำนวนตัดจำหน่ายจะเรียกว่าหนี้สูญ
บริษัท หลายแห่งมีนโยบายที่จะใช้การเรียกเก็บเงินเพื่อระบุใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระซึ่งยังคงค้างชำระนานหลังจากการชำระเงินที่ผ่านมาถึงกำหนด เพื่อหลีกเลี่ยงการใช้การเรียกเก็บเงินนอก บริษัท อาจเลือกที่จะส่งการแจ้งเตือนเป็นระยะเวลานานถึง 120 วันหลังจากวันที่ครบกำหนดของใบแจ้งหนี้ หลังจากจุดดังกล่าวใบแจ้งหนี้อาจถูกเรียกเก็บเงินออกจากบัญชีลูกหนี้และส่งไปยัง บริษัท ตัวแทนจัดเก็บเพื่อดำเนินการต่อไป
ในกรณีที่หน่วยงานเรียกเก็บเงินสามารถรักษาความปลอดภัยการชำระเงินในใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ บริษัท มักจะสร้างใบแจ้งหนี้ที่แก้ไขเพิ่มเติมหรือเครื่องมืออื่น ๆ เพื่อให้สามารถรับมูลค่าของใบแจ้งหนี้เดิมลบค่าธรรมเนียมใด ๆ ที่หน่วยงานเรียกเก็บ การเรียกเก็บเงินดั้งเดิมจะไม่กลับรายการแม้ว่าจะมีเพียงไม่กี่ บริษัท ที่ต้องการทำตามขั้นตอนดังกล่าวและเพียงแค่ปรับยอดคงเหลือเนื่องจากตรงกับจำนวนเงินที่รวบรวมและส่งต่อโดยหน่วยงานเรียกเก็บเงิน
การคิดค่าใช้จ่ายเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการลบหนี้ที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้จากบันทึกทางบัญชีของ บริษัท วิธีการนี้จะช่วยให้ตัวเลขบัญชีลูกหนี้ในปัจจุบันเป็นปัจจุบันและให้ตัวเลขที่เป็นจริงแก่เจ้าของธุรกิจเกี่ยวกับรายได้ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอีกหนึ่งถึงสามเดือนข้างหน้า
