เอกสารการรวบรวมมาพร้อมกับรายละเอียดการจัดส่งข้อมูลที่จำเป็นและภาระผูกพันการชำระเงินที่เกี่ยวข้อง เอกสารดังกล่าวให้รายชื่อของทุกสิ่งในการจัดส่งพร้อมหมายเหตุพิเศษหากจำเป็นและยอดรวมที่ครบกำหนด ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายสำหรับผลิตภัณฑ์พร้อมกับค่าจัดส่งและการจัดการ ผู้ซื้อและผู้ขายสามารถอ้างอิงบันทึกของพวกเขาเพื่อยืนยันว่าพวกเขาจับคู่เมื่อส่งการชำระเงินและดำเนินการกิจกรรมอื่น ๆ หมายเลขอ้างอิงเฉพาะช่วยให้พวกเขาสื่อสารเกี่ยวกับข้อพิพาทและปัญหาอื่น ๆ
ผู้ซื้อได้รับสำเนาของเอกสารการรวบรวมพร้อมการจัดส่ง โดยทั่วไปจะมีรายละเอียดข้อมูลการติดต่อแบบเต็มสำหรับผู้ซื้อและผู้ขายพร้อมกับข้อมูลที่อยู่ในการจัดส่ง หากผู้ขายจำเป็นต้องทำการทดแทนหรือวางสินค้าตามลำดับหลังสามารถระบุได้ในเอกสารประกอบ กฎหมายอาจกำหนดให้มีการเปิดเผยอื่น ๆ รวมถึงเงื่อนไขการชำระเงิน บริษัท จำนวนมากใช้แบบฟอร์มที่ได้มาตรฐานเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ถูกต้องตามกฎหมายทั้งหมดจะถูกนำเสนอ
เอกสารแจ้งให้ผู้ซื้อทราบว่ามีจำนวนเงินเท่าใดและให้ข้อมูลเกี่ยวกับกำหนดเวลาและสถานที่ส่ง พวกเขายังสามารถทำหน้าที่เป็นหลักฐานอย่างเป็นทางการของการโอนกรรมสิทธิ์ โดยการยอมรับเอกสารการจัดส่งและการเก็บรวบรวมผู้ซื้อก็ตกลงที่จะจ่าย หากมีปัญหาเกี่ยวกับการจัดส่งผู้ซื้ออาจต้องยื่นคำร้องภายในระยะเวลาที่กำหนดเพื่อให้มีคุณสมบัติในการชดเชยเช่นการลดการเรียกเก็บเงินเพื่อสะท้อนถึงความจริงที่ว่าการจัดส่งไม่สมบูรณ์
นอกจากผู้ซื้อและผู้ขายแล้วฝ่ายอื่น ๆ อาจต้องการดูเอกสารนี้เช่นกัน ตัวอย่างเช่นผู้ซื้อที่วางแผนจะใช้วงเงินเครดิตเพื่อชำระเงินอาจต้องส่งเอกสารการรวบรวมเพื่อพิสูจน์ว่าการจัดส่งเกิดขึ้นและให้เอกสาร จากมุมมองของธนาคารสิ่งนี้อาจสำคัญหากผู้ซื้อพยายามโต้แย้งการชำระเงินในภายหลัง ในทำนองเดียวกันตัวแทนประกันภัยอาจขอสำเนาเช่นเดียวกับการจัดส่งผู้ตรวจสอบที่ต้องการเอกสารเกี่ยวกับสิ่งที่ผ่านพอร์ตของพวกเขา
แบบฟอร์มดังกล่าวมักจะผลิตในหลาย ๆ สำเนาเพื่อให้ผู้ขายสามารถเก็บสำเนาของพวกเขาในขณะที่ให้ผู้ซื้อมีหลายรายการสำหรับบันทึกส่งด้วยการชำระเงินและการเสนอราคาให้หน่วยงานกำกับดูแลในกรณีที่จำเป็น ผู้ซื้อควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าสำเนาเอกสารการรับที่พวกเขาได้รับนั้นถูกต้องและครบถ้วนพร้อมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด หากมีความแตกต่างพวกเขาสามารถนำเรื่องนี้ขึ้นกับผู้ขาย แนะนำให้เก็บรักษาเอกสารดังกล่าวเพื่อแสดงหลักฐานการทำธุรกรรมในกรณีที่มีข้อพิพาทเกี่ยวกับการเป็นเจ้าของการชำระเงินความรับผิดทางภาษีและปัญหาอื่น ๆ
