ใบแจ้งหนี้ทางกงสุลมีรายละเอียดเนื้อหาของการจัดส่งและยืนยันว่าไม่มีรายการที่ผิดกฎหมายหรือมีข้อสงสัย จัดทำโดยเจ้าหน้าที่กงสุลที่ทำงานในสถานกงสุลของประเทศผู้นำเข้าในประเทศต้นกำเนิด เอกสารดังกล่าวเขียนด้วยภาษาที่ใช้โดยประเทศผู้นำเข้าเพื่อให้แน่ใจว่าเจ้าหน้าที่ศุลกากรสามารถอ่านและทำความเข้าใจและมีตราประทับยืนยันว่าเป็นทางการ เอกสารดังกล่าวอาจจำเป็นสำหรับการนำเข้าบางอย่างและสามารถแนะนำในกรณีอื่น ๆ
บริษัท ที่เตรียมการจัดส่งระหว่างประเทศจำเป็นต้องมีเอกสารจำนวนหนึ่ง หากจำเป็นต้องมีใบแจ้งหนี้ทางกงสุลพวกเขามักจะต้องทำการนัดหมายกับเจ้าหน้าที่ซึ่งจะไปตรวจสอบเนื้อหาของการจัดส่งและเตรียมเอกสาร ประเทศผู้นำเข้าอาจต้องการการใช้รูปแบบพิเศษซึ่งอาจได้รับจากสถานกงสุลของประเทศนั้น ๆ ค่าธรรมเนียมใด ๆ สำหรับการจัดทำใบแจ้งหนี้ทางกงสุลยังได้รับการบันทึกไว้เพื่อขจัดความสับสนหรือข้อพิพาท
เจ้าหน้าที่ศุลกากรใช้เอกสารนี้เพื่อกำหนดอัตราภาษีหน้าที่และค่าธรรมเนียมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดส่ง เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องและเพื่อยืนยันว่ากรอกแบบฟอร์มเสร็จสมบูรณ์ ปัญหาเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้กงสุลอาจส่งผลให้เกิดความล่าช้าที่ท่าเรือหรือคลังสินค้าซึ่งในกรณีนี้อาจมีการจัดส่งจนกว่าจะสามารถแก้ไขได้ ด้วยรายการที่เน่าเสียง่ายหรือสำคัญนี้สามารถสร้างปัญหาที่สำคัญสำหรับผู้นำเข้า
ในการเตรียมการจัดส่งระหว่างประเทศ บริษัท อาจปรึกษา บริษัท บุคคลที่สามหรือทนายความที่มีความเชี่ยวชาญในบริการนี้หากไม่จัดการการจัดส่งดังกล่าวเป็นประจำ แต่ละประเทศมีข้อกำหนดการนำเข้าของตนเองและหากผู้ส่งออกไม่สามารถดำเนินการตามข้อกำหนดได้อาจต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากลูกค้า ตัวอย่างเช่นหากไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ทางกงสุลอาจส่งผลให้มีการปรับว่าผู้ส่งออกจะต้องจ่าย ในทำนองเดียวกันหากแบบฟอร์มไม่สมบูรณ์และต้องดำเนินการด้านเอกสารอีกครั้งลูกค้าอาจถือผู้ส่งออกที่รับผิดชอบทางการเงินสำหรับความสูญเสียใด ๆ
มีการผลิตใบแจ้งหนี้ทางกงสุลหลายฉบับเมื่อสร้างเอกสาร ควรแนบหนึ่งชิ้นเข้ากับการจัดส่งพร้อมกับเอกสารอื่น ๆ ผู้ส่งออกมักจะเก็บสำเนาอย่างน้อยหนึ่งไฟล์ไว้เป็นข้อมูลอ้างอิงส่วนบุคคลเพื่อใช้ในการเชื่อมต่อกับการเรียกเก็บเงินและกิจกรรมอื่น ๆ พวกเขาอาจส่งสำเนาเพิ่มเติมไปยังผู้นำเข้าพร้อมข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดส่ง สำเนาสามารถแนบไปกับการจัดส่งเพื่อรักษาที่ศุลกากรและที่หยุดอื่น ๆ ไปพร้อมกัน
