บัญชีควบคุมเป็นบัญชีสรุปภายในบัญชีแยกประเภททั่วไปทางการเงินที่สะสมรายละเอียดของบัญชีในบัญชีแยกประเภทย่อย - บัญชีแยกประเภททั่วไปติดตามธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดภายใน บริษัท ข้อมูลที่จัดการในบัญชีแยกประเภทย่อยคือรายละเอียดที่สนับสนุนข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีแยกประเภททั่วไป บัญชีแยกประเภทของ บริษัท ย่อยจะใช้ในการติดตามรายการต่างๆที่สะสมอยู่ในบัญชีแยกประเภททั่วไปรวมถึงลูกหนี้การค้าเจ้าหนี้การค้าสินค้าคงคลังและรายได้ นอกเหนือจากจำนวนการทำธุรกรรมบัญชีแยกประเภทย่อยมักจะมีชื่อสถานที่คำอธิบายและวันที่ รายการบัญชีแยกประเภทย่อยแต่ละ บริษัท จะมีบัญชีควบคุมในบัญชีแยกประเภททั่วไป
แผนกบัญชีใช้ยอดดุลทดลองที่สร้างจากบัญชีแยกประเภททั่วไปเมื่อรวบรวมข้อมูลทางการเงินรายเดือนรายไตรมาสและรายปี โดยทั่วไปแผนกบัญชีไม่ค่อยต้องการประเภทของรายละเอียดที่ติดตามในบัญชีแยกประเภทย่อย ตัวอย่างเช่นแผนกบัญชีลูกหนี้จะต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าเช่นหมายเลขโทรศัพท์เพื่อติดต่อกับลูกค้าเกี่ยวกับยอดค้างชำระ อย่างไรก็ตามแผนกบัญชีภายใต้สถานการณ์ส่วนใหญ่ต้องการดูยอดรวมของลูกหนี้คงค้างและไม่ใช่ข้อมูลลูกค้าที่เชื่อมโยงกับธุรกรรมเฉพาะ เมื่อใดก็ตามที่แผนกบัญชีลูกหนี้อัพเดทจำนวนเงินที่ต้องชำระในบันทึกลูกค้าบัญชีควบคุมในบัญชีแยกประเภททั่วไปจะได้รับการอัพเดทด้วยการเปลี่ยนแปลงซึ่งทำให้สามารถเข้าถึงลูกหนี้ทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย
บัญชีควบคุมจะได้รับการอัพเดทเมื่อบัญชีแยกประเภทย่อยโอนข้อมูลไปยังบัญชีแยกประเภทอย่างเป็นระบบ ระยะเวลาของการอัปเดตเพื่อควบคุมบัญชีขึ้นอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ รวมถึงความซับซ้อนของระบบที่เกี่ยวข้องขนาดของ บริษัท และแม้กระทั่งการกำหนดกิจกรรมการปิดบัญชีสิ้นเดือน ในองค์กรขนาดใหญ่ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไปจะเป็นระบบซอฟต์แวร์อิสระแยกต่างหากจากบัญชีแยกประเภทย่อยที่ติดตามธุรกรรมสำหรับรายการต่าง ๆ เช่นลูกหนี้หรือสินค้าคงคลัง บัญชีควบคุมในสถานการณ์เช่นนี้อาจไม่ทันสมัยตลอดทั้งเดือนเนื่องจากการกำหนดเวลาการโอนข้อมูลระหว่างบัญชีแยกประเภทย่อยและบัญชีแยกประเภททั่วไปไม่ใช่เรียลไทม์ ธุรกิจขนาดเล็กอาจไม่มีปัญหาเดียวกันเนื่องจากบัญชีแยกประเภททั่วไปและบัญชีแยกประเภทย่อยอาจรวมอยู่ในชุดซอฟต์แวร์เดียว
หนึ่งในประโยชน์ของบัญชีควบคุมคือความเป็นไปได้ที่จะเพิ่มการแบ่งแยกหน้าที่ซึ่งมีประโยชน์ในการช่วย จำกัด ข้อผิดพลาดและการฉ้อโกง บ่อยครั้งที่บุคคลที่ต้องการติดตามข้อมูลในบัญชีแยกประเภทย่อยจะแยกจากที่รวบรวมข้อมูลทางการเงิน ดังนั้นเมื่อมีการสร้างงบการเงินการกระทบยอดระหว่างบัญชีการควบคุมและบัญชีแยกประเภทย่อยจะถูกดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่ามีการรายงานยอดคงเหลือที่ถูกต้องสำหรับรายการโฆษณาหนึ่ง ๆ ในที่สุดบัญชีควบคุมให้การรวบรวมข้อมูลทางการเงินที่ง่ายขึ้นและรวดเร็วขึ้นสำหรับแผนกบัญชี
