บัญชีควบคุมเป็นบัญชีการเงินที่รับผิดชอบในการรักษาข้อมูลจากบัญชีย่อย ตัวอย่างเช่นบัญชีลูกหนี้หมายถึงเงินที่ค้างชำระจากลูกค้าที่ซื้อสินค้าและบริการจาก บริษัท โดยทั่วไปลูกค้าแต่ละรายมีบัญชีการเงินของตนเองในบัญชีลูกหนี้ของ บริษัท บัญชีควบคุมหนึ่งบัญชีอยู่ในบัญชีแยกประเภททั่วไปซึ่งมีจำนวนรวมของบัญชีทั้งหมดในบัญชีรายวันลูกหนี้ บัญชีควบคุมอื่น ๆ สามารถมีอยู่ในระบบบัญชีการเงินของ บริษัท
ระบบบัญชีจำเป็นต้องใช้วารสารหลายฉบับที่มีข้อมูลโดยละเอียด วารสารอาจรวมถึงใบเสร็จรับเงินและการเบิกจ่ายเจ้าหนี้และลูกหนี้การจ่ายเงินเดือนและวารสารอื่น ๆ วารสารมีข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับธุรกรรมทางการเงินแต่ละรายการที่เกิดขึ้นในการดำเนินธุรกิจตามปกติของ บริษัท ข้อมูลอาจรวมถึงชื่อคำอธิบายสั้น ๆ ของการทำธุรกรรมและวันที่; จำนวนเงินดอลลาร์และหักบัญชีเดบิตหรือเครดิตและการคำนวณอาจจำเป็นสำหรับรายการ ข้อมูลนี้ไม่จำเป็นสำหรับบัญชีแยกประเภททั่วไปโดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากข้อมูลมากเกินไปอาจทำให้เกิดความสับสนในบัญชีแยกประเภทซึ่งนำไปสู่การใช้บัญชีควบคุม
เครื่องมืออื่นที่ใช้ร่วมกับบัญชีควบคุมคือรายงานอายุหรือกำหนดเวลา บัญชีลูกหนี้ทั่วไปมีรายงานอายุที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ บริษัท สามารถกำหนดลูกค้าที่ไม่ได้ชำระค่าใช้จ่ายของพวกเขา บริษัท ให้ความสำคัญกับบุคคลเหล่านี้เพื่อรวบรวมตั๋วเงินที่ค้างชำระ กำหนดการนี้ยังใช้กับบัญชีเจ้าหนี้ซึ่งเป็นหนี้ที่ บริษัท เป็นผู้จัดหาหรือซัพพลายเออร์ ตารางรายงานว่า บริษัท ใดมีกำหนดชำระและมีจำนวนเท่าไหร่
บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นเครื่องมือการบัญชีหลักที่ บริษัท ใช้ในการจัดทำงบการเงิน บัญชีบุคคลธรรมดาและบัญชีควบคุมแต่ละบัญชีจะเข้าสู่งบทดลองซึ่งเป็นรายงานงบการเงินล่วงหน้า ยอดดุลทดลองใช้จะแสดงบัญชีแต่ละบัญชีที่มีข้อมูลทางการเงิน นักบัญชีสามารถตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้องและความถูกต้องก่อนการจัดทำงบการเงิน บัญชีควบคุมอาจต้องกระทบยอดก่อนที่จะเสร็จสิ้นรอบการบัญชีและปิดบัญชีของ บริษัท
บัญชีควบคุมอาจมีข้อผิดพลาดอย่างมาก เนื่องจากบัญชีแยกประเภททั่วไปรายงานเฉพาะยอดรวมทั้งหมดจากวารสารจึงเป็นไปได้ที่ตัวเลขที่ไม่ถูกต้องจะอยู่ในวารสาร นักบัญชีจำเป็นต้องตรวจสอบวารสารและทำงานผ่านแต่ละรายการสำหรับรอบระยะเวลาบัญชี โดยทั่วไปแต่ละงวดจะสอดคล้องกับเดือนปฏิทิน นักบัญชีมองหาการแปลงรายการที่ซ้ำกันการคำนวณที่ไม่ถูกต้องและข้อผิดพลาดอื่น ๆ
โดยทั่วไป บริษัท สามารถสร้างวารสารบัญชีแยกประเภทและบัญชีควบคุมของตนเองได้ ความยืดหยุ่นนี้ช่วยให้ บริษัท สามารถสร้างระบบที่ทำงานได้ดีที่สุดสำหรับการดำเนินงานของ บริษัท การใช้บัญชีควบคุมอาจหรือไม่จำเป็นขึ้นอยู่กับการดำเนินงานของ บริษัท
