การใช้จ่ายเกินกำลังหมายถึงสถานการณ์ที่โครงการเกิดค่าใช้จ่ายเกินกว่าที่คาดการณ์ไว้ในงบประมาณสำหรับโครงการ เมื่อมีค่าใช้จ่ายสูงเกินจริงก็หมายความว่าทีมที่ทำงานในโครงการใช้เงินทั้งหมดไปกับงบประมาณสำหรับโครงการ โครงการที่มีค่าใช้จ่ายเกินงบประมาณต้องใช้เงินเกินงบประมาณเดิมเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ การใช้จ่ายเกินงบประมาณอาจเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ แต่โดยทั่วไปจะสามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยการออกแบบงบประมาณอย่างระมัดระวังและการวางแผนค่าใช้จ่ายโครงการ
เมื่อโครงการมีมากกว่างบประมาณก็สามารถทำให้องค์กรมีค่าใช้จ่ายมากกว่าเงินพิเศษ การใช้จ่ายเกินงบประมาณในโครงการอาจทำให้เกิดความล่าช้าในขณะที่ผู้จัดการโครงการค้นหาเงินได้มากขึ้นสำหรับโครงการ ที่แย่ที่สุดต้นทุนที่มากเกินไปสามารถทำให้โครงการหยุดชะงักได้หากไม่มีเงินเพียงพอที่จะทำให้เกิดความแตกต่างและทำให้กองทุนสมบูรณ์เมื่อโครงการเสร็จสมบูรณ์
เหตุผลที่ทำให้ค่าใช้จ่ายสูงเกินไปอาจรวมถึงองค์กรที่ยากจนการขาดข้อมูลหรือความต้องการของลูกค้าเกินกว่าที่วางแผนไว้สำหรับโครงการ องค์กรที่ไม่ดีอาจมาจากการวางแผนโครงการที่ไม่ดีหรือขาดประสบการณ์ในการวางแผนประเภทของโครงการในมือ การขาดข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับโครงการยังสามารถมีอิทธิพลต่อความถูกต้องของประมาณการงบประมาณ หากผู้จัดการโครงการไม่มีข้อมูลที่เธอต้องการในการวางแผนโครงการการกำหนดงบประมาณสามารถกำหนดได้จากตัวเลขที่ไม่ถูกต้องซึ่งได้มาจากข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ข้อมูลที่ไม่น่าเชื่อถือสามารถทำให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ทำให้งบประมาณขาดสิ่งที่จำเป็นในการทำโครงการให้เสร็จ
บ่อยครั้งที่ค่าใช้จ่ายสูงเกินจริงอาจเกิดขึ้นได้เมื่อลูกค้าของานที่ไม่ได้วางแผนไว้ในโครงการ ตัวอย่างที่ดีของเรื่องนี้อาจเป็นเจ้าของบ้านที่ส่งคำขอพิเศษจำนวนมากของผู้รับเหมาโดยไม่ต้องปรับงบประมาณสำหรับโครงการก่อสร้าง เนื่องจากวัสดุพิเศษและเงินค่าแรงงานการร้องขอเพิ่มเติมใด ๆ จะเพิ่มต้นทุนเพิ่มเติมให้กับค่าใช้จ่ายของโครงการ ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเหล่านี้สามารถทำให้ผู้รับเหมาไปเกินงบประมาณหากค่าใช้จ่ายของคำขอเพิ่มเติมจะไม่ถูกเพิ่มลงในงบประมาณที่คาดการณ์ไว้เดิม
บางครั้งค่าใช้จ่ายมากเกินไปเกิดขึ้นโดยบังเอิญ การจราจรอุบัติเหตุและภัยธรรมชาติสามารถสร้างความเสียหายและความล่าช้าซึ่งจะส่งผลต่อต้นทุนของโครงการที่มีงบประมาณ วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการทำงานอันเป็นผลมาจากการใช้จ่ายเกินงบประมาณคือการจัดสรรเงินฉุกเฉินสำหรับโครงการในกรณีที่มีอุปสรรคที่ไม่คาดคิดทำให้โครงการเกินงบประมาณ
