บันทึกย่อเครดิตหรือใบลดหนี้คือใบลดหนี้เป็นเอกสารที่ผู้ขายหรือผู้ขายออกให้กับลูกค้า โดยทั่วไปแล้วเอกสารจะใช้ในการมอบส่วนลดบางประเภทจากราคาปกติที่ขยายไปถึงลูกค้าไม่ว่าจะด้วยการอนุมัติการคืนเงินให้กับลูกค้านั้นหรือการหักจำนวนส่วนลดจากยอดคงเหลือเนื่องจากการทำธุรกรรมที่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า ส่วนลดอาจอยู่ในรูปแบบของเปอร์เซ็นต์จากค่าใช้จ่ายเหล่านั้นหรือจำนวนเงินดอลลาร์ที่แท้จริงขึ้นอยู่กับนโยบายและขั้นตอนของกิจการที่ออกใบลดหนี้
บางครั้งใบลดหนี้ใช้เป็นเอกสารภายในเพื่อประมวลผลส่วนลดที่ขยายไปถึงลูกค้าซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแคมเปญส่งเสริมการขาย ตัวอย่างเช่นผู้ขายอาจขยายการเรียกใช้การส่งเสริมการขายที่ให้ลูกค้าเฉพาะพร้อมส่วนลด 5% สำหรับการสั่งซื้อสามครั้งถัดไป เนื่องจากมีการวางคำสั่งซื้อใบลดหนี้จะถูกสร้างขึ้นสำหรับแต่ละคำสั่งซื้อเหล่านั้นซึ่งสะท้อนถึงการกำหนดราคามาตรฐานที่ใช้กับรายการที่สั่งซื้อ ยอดรวมที่ครบกำหนดในการสั่งซื้อนั้นจะลดลง 5% โดยมีทั้งยอดรวมดั้งเดิมและยอดรวมที่ปรับแล้วปรากฏในใบแจ้งหนี้การสั่งซื้อ โดยทั่วไปแล้วเหตุผลในการให้เครดิตจะได้รับการบันทึกไว้ทั้งในบันทึกย่อและใบแจ้งหนี้ วิธีการนี้ช่วยให้ลูกค้าสามารถดูจำนวนที่ได้รับการบันทึกจริงในคำสั่งซื้อนั้น
มีสถานการณ์ที่ใช้ใบลดหนี้เพื่อชดเชยลูกค้าสำหรับความไม่สะดวกบางประเภทที่เกิดขึ้นขณะใช้บริการของ บริษัท ที่กำหนด ตัวอย่างเช่น บริษัท การประชุมทางไกลอาจเลือกที่จะออกใบลดหนี้ในใบแจ้งหนี้สำหรับการประชุมทางโทรศัพท์เฉพาะเมื่อคุณภาพของการประชุมทางไกลนั้นบกพร่องจากปัจจัยที่มาจาก บริษัท ที่ให้บริการ ในสถานการณ์สมมตินี้ผู้ให้บริการการประชุมจะออกใบลดหนี้หรือใบลดหนี้ที่มีประสิทธิภาพในการตัดส่วนหรือแม้แต่ค่าธรรมเนียมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการโทร ใบแจ้งหนี้สำหรับการโทรยังคงพิมพ์ออกมา แต่สะท้อนถึงค่าใช้จ่ายดั้งเดิมและจำนวนเครดิตพร้อมกับยอดคงเหลือที่ปรับ ที่นี่เป้าหมายคือพยายามซ่อมแซมความเสียหายที่เกิดขึ้นจากการให้บริการที่ด้อยกว่าที่ลูกค้าได้รับซึ่งเป็นแรงจูงใจให้ลูกค้าให้ผู้ให้บริการการประชุมทางไกลได้ลองอีกครั้ง
การใช้ใบลดหนี้ก็มีความสำคัญต่อกระบวนการบัญชีภายในเช่นกัน โดยการจัดทำเอกสารส่วนลดที่ออกให้เพื่อวัตถุประสงค์ใด ๆ เป็นไปได้ที่ บริษัท จะกำหนดจำนวนรายได้ที่หายไปในแต่ละช่วงเวลาอันเป็นผลมาจากเครดิตเหล่านั้น สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเนื่องจาก บริษัท สามารถติดตามผลรวมไม่เพียง แต่รวมถึงเหตุผลสำหรับเครดิต หากการวิเคราะห์กิจกรรมใบลดหนี้ระยะเวลาบ่งชี้ว่าข้อผิดพลาดของบริการที่เกิดซ้ำสำหรับเครดิตจำนวนมากที่ออกให้สามารถดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อแก้ไขเรื่องนี้ได้และท้ายที่สุดจะช่วยให้ธุรกิจประหยัดเงินเป็นจำนวนมาก
