หรือที่เรียกว่าบันทึกเดบิตใบเพิ่มหนี้เป็นเอกสารทางบัญชีประเภทหนึ่งที่ใช้เพื่อระบุจำนวนเงินที่เรียกเก็บจากบัญชีลูกค้า ในบางกรณีบันทึกช่วยจำเป็นเอกสารภายในที่ทำให้สามารถเก็บบันทึกการเรียกเก็บเงินและบัญชีที่ยังไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ ในเวลาอื่น ๆ ใบเพิ่มหนี้จะทำหน้าที่คล้ายกับใบแจ้งหนี้ทำให้ลูกค้าสามารถใช้เอกสารเป็นพื้นฐานในการส่งการชำระเงิน
เมื่อใช้เป็นเอกสารภายในสามารถใช้ใบเพิ่มหนี้ไปยังการเรียกเก็บเงินกับบัญชีลูกค้าที่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งอาจรวมถึงการใช้งานในปัจจุบันที่เกิดขึ้นนับตั้งแต่ใบแจ้งยอดล่าสุด เมื่อกระบวนการเตรียมใบแจ้งหนี้สำหรับรอบระยะเวลาที่ปิดล่าสุดเริ่มต้นบันทึกทั้งหมดที่สร้างขึ้นตั้งแต่วันที่ปิดครั้งสุดท้ายจะถูกใช้เป็นเอกสารประกอบเพื่อสนับสนุนรายการโฆษณาในใบแจ้งหนี้ใหม่ ขณะที่ในอดีตบันทึกเดบิตถูกเก็บไว้เป็นเพียงสำเนาเอกสารระบบซอฟต์แวร์ทางบัญชีบางระบบในวันนี้อนุญาตให้สร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถเข้าถึงได้และใช้เพื่อเติมรายละเอียดในใบแจ้งหนี้ลูกค้า
ในฐานะที่เป็นเอกสารทดแทนสำหรับใบแจ้งหนี้อาจใช้ใบเพิ่มหนี้เป็นวิธีการปรับยอดคงเหลือที่กำหนดในบัญชีเมื่อค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นก่อนหน้านี้ถูกทิ้งไว้ในใบแจ้งหนี้นั้นด้วยเหตุผลบางประการ ตัวอย่างเช่นหากการกำหนดราคาพิเศษที่ขยายไปถึงลูกค้าผ่านสัญญาควรหมดอายุและรายละเอียดในระบบการเรียกเก็บเงินไม่ได้รับการปรับปรุงเป็นไปได้ที่ช่วงเวลาการเรียกเก็บเงินจะถูกเรียกเก็บเงินที่เก่ากว่าและไม่มีอัตราบังคับอีกต่อไป อัตรามาตรฐานสำหรับสินค้าและบริการที่ให้ ในกรณีนี้ บริษัท อาจเลือกที่จะออกใบเพิ่มหนี้และส่งต่อสำเนาให้กับลูกค้าปรับยอดเงินที่ต้องชำระในใบแจ้งหนี้นั้นและขอให้ชำระเงินส่วนที่เหลือภายในระยะเวลาที่กำหนด
เช่นเดียวกับใบลดหนี้มักใช้เพื่อทำการปรับบางอย่างในยอดดุลเนื่องจากในบัญชีลูกค้าโดยการลบบางส่วนของค่าใช้จ่ายสะสมอาจใช้บันทึกเดบิตเป็นกลไกในการเพิ่มค่าใช้จ่ายที่กำหนดไว้เพื่อนำไปใช้กับ ลูกค้ารายนั้น รายละเอียดที่แท้จริงของบันทึกจะแตกต่างกันไปตามนโยบายของ บริษัท และวิธีปฏิบัติตามหลักการบัญชีที่ยอมรับกันโดยทั่วไป แต่เอกสารมีแนวโน้มที่จะรวมข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างรายการโฆษณาในใบแจ้งหนี้ในที่สุด นอกจากนี้รายละเอียดใบเพิ่มหนี้จะเพียงพอที่จะติดตามประวัติของการทำธุรกรรมจากเวลาที่เกิดการเรียกเก็บเงินจนถึงวันที่ออกใบแจ้งหนี้
