บันทึกเดบิตเป็นเครื่องมือการบัญชีที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์หลายประการ มันทำหน้าที่เป็นยานพาหนะสำหรับสถาบันการเงินเช่นธนาคารเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงการเปลี่ยนแปลงยอดคงเหลือในบัญชีของพวกเขาเนื่องจากธุรกรรมที่สร้างขึ้นภายในซึ่งอาจไม่รวมอยู่ในค่าใช้จ่ายประเภททั่วไปที่เกิดขึ้นกับบัญชีของลูกค้าดังกล่าว บริษัท ยังใช้สถานที่นี้เป็นเครื่องมือในการแก้ไขความไม่สมดุลในค่าใช้จ่ายที่ออกให้ก่อนหน้านี้สำหรับการทำธุรกรรม
บางครั้ง บริษัท อาจทำผิดพลาดโดยเรียกเก็บเงินจำนวนหนึ่งซึ่งอาจต่ำกว่าราคาจริงสำหรับบริการหรือผลิตภัณฑ์ เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น บริษัท อาจตัดสินใจแก้ไขข้อผิดพลาดดังกล่าวผ่านการใช้บันทึกข้อตกลง ในกรณีนี้บันทึกเดบิตจะรวมเฉพาะความแตกต่างระหว่างจำนวนเงินที่เรียกเก็บก่อนหน้านี้และจำนวนเงินจริงซึ่งจะออกให้กับลูกค้าเป็นใบเรียกเก็บเงิน บริษัท ที่ออกใบเพิ่มหนี้อาจล้มเหลวในการพิจารณาปัจจัยบางประการที่ส่งผลกระทบต่อราคาของสินค้าโภคภัณฑ์เมื่อพิจารณาถึงการออกใบแจ้งหนี้เดิมทำให้จำเป็นต้องคำนวณใหม่และคำนวณจำนวนเงินที่แท้จริงให้กับลูกค้าเพื่อการส่งเงิน การชำระเงิน
แอปพลิเคชันอื่นสำหรับบันทึกการตัดบัญชีคือค่าธรรมเนียมที่เกิดจากบัญชีของเจ้าของบัญชีโดยธนาคารนอกเหนือจากการเรียกเก็บเงินตามปกติ ตัวอย่างเช่นธนาคารอาจหักเงินที่ระบุไว้จากยอดเงินคงเหลือในบัญชีของผู้ถือเป็นค่าปรับลงโทษสำหรับการออกเช็คเด้ง ในกรณีเช่นนี้ธนาคารจะออกใบเพิ่มหนี้ให้กับลูกค้าที่ได้รับผลกระทบแจ้งให้ทราบถึงการหักเงินลักษณะของการหักเงินและยอดเงินปัจจุบันในบัญชีของผู้ฝากเงิน บางครั้งธนาคารอาจออกใบเพิ่มหนี้เมื่อเดบิตเงินจากบัญชีของลูกค้าเป็นค่าบริการสำหรับการบำรุงรักษาบัญชี
ในบางครั้งเหตุผลสำหรับการสร้างเครื่องมือนี้อาจเกิดจากข้อผิดพลาดบางอย่างในส่วนของนักบัญชีเมื่อทำการกระทบยอดบัญชี บริษัท ในกรณีประเภทนี้นักบัญชีจะคิดหาข้อผิดพลาดจากการใช้บันทึกการตัดบัญชี โดยปกติแล้วความผิดพลาดในการกระทบยอดจะเกินดุลรวมในบัญชีหรืออาจเกิดจากความผิดพลาดบางประการในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับบริการและสินค้าที่เพิ่มยอดรวม
