จดหมายการชำระหนี้มักจะเขียนเมื่อลูกหนี้มีปัญหาในการชำระหนี้ที่ค้างชำระกับผู้ให้กู้ มันเสนอที่จะชำระหนี้น้อยกว่าจำนวนหนี้ที่ค้างชำระทั้งหมด โดยปกติจะใช้เมื่อจำนวนหนี้มีดอกเบี้ยเพิ่มขึ้น แต่ไม่มีหลักประกันใด ๆ กับทรัพย์สินเช่นในกรณีของยอดหนี้บัตรเครดิต
ลูกหนี้สามารถเขียนจดหมายการชำระหนี้ได้ด้วยตนเองหรืออาจออกโดย บริษัท ผู้ชำระหนี้หรือทนายความการชำระหนี้ ผู้ให้กู้ของเงินให้สินเชื่อที่ไม่มีหลักประกันเช่น บริษัท บัตรเครดิตให้ยืมเงินด้วยความเข้าใจว่าเงินกู้จะถูกจ่ายคืนพร้อมดอกเบี้ยเพื่อชดเชยผู้ให้กู้ที่ยินดีให้กู้ยืมเงิน อัตราดอกเบี้ยที่สูงขึ้นจะถูกเรียกเก็บจากเงินให้สินเชื่อเหล่านี้มากกว่าสินเชื่อที่มีความปลอดภัยเช่นการจำนอง
หากไม่มีทรัพย์สินที่ผู้ให้กู้สามารถทำได้หากลูกหนี้ผิดนัดผู้ให้กู้อาจไม่ได้รับเงินคืน ผู้ให้กู้อาจยินดีที่จะพิจารณาแผนการชำระหนี้ตามที่ระบุไว้ในจดหมายการชำระหนี้หากผู้ให้กู้กลัวว่าจะสามารถกู้คืนเงินต้นหรือดอกเบี้ยเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย ผู้ให้กู้หลายคนค่อนข้างจะชดใช้เงินที่พวกเขาเป็นหนี้มากกว่าที่จะต้องตัดหนี้ทั้งหมด การเสนอขายเพื่อชำระหนี้น้อยกว่าจำนวนเงินรวมที่มีอยู่ในจดหมายการชำระหนี้จะทำให้เกิดการตอบสนองอย่างใดอย่างหนึ่งจากผู้ให้กู้: การปฏิเสธการตอบโต้การตอบโต้หรือการยอมรับ
ไม่น่าเป็นไปได้ที่ผู้ให้กู้จะพิจารณาจดหมายการชำระหนี้เว้นแต่ลูกหนี้อยู่ข้างหลังในการชำระเงินของเขาหรือเธอ เพราะนี่คือสิ่งสำคัญอันดับแรกของผู้ให้กู้คือการกู้คืนเงินต้นและดอกเบี้ยที่ตกลงกันไว้ ในกรณีนี้ผู้ให้กู้จะปฏิเสธข้อเสนอการชำระหนี้ นอกจากนี้ยังอาจปฏิเสธข้อเสนอหากผู้ให้กู้รู้ว่าลูกหนี้มีกำหนดที่จะได้รับเงินจำนวนมากเช่นมรดกหรือการตัดสินของศาล
หากผู้ให้กู้ยื่นข้อเสนอลูกหนี้ต้องพิจารณาว่าเป็นแผนที่ลูกหนี้สามารถติดตามได้หรือไม่ แผนที่ทำให้ลูกหนี้กลับมาอยู่ในสถานะที่ไม่สามารถชำระหนี้ได้โดยทั่วไปจะไม่เป็นประโยชน์ บ่อยครั้งที่ข้อเสนอโต้กลับเป็นเพียงจุดเริ่มต้นที่ผู้ให้กู้จะต่อรอง
การยอมรับข้อเสนอการชำระหนี้หมายถึงลูกหนี้จะต้องปฏิบัติตามข้อตกลงใหม่ หนี้จะแสดงเป็น“ ชำระเต็ม” แทน“ ชำระเต็ม” ในรายงานเครดิตของลูกหนี้ซึ่งสามารถสร้างความเสียหายต่ออันดับความน่าเชื่อถือของลูกหนี้ อย่างไรก็ตามเป็นความเสียหายต่ออันดับเครดิตที่ต่ำกว่าการผิดนัดชำระหนี้ทั้งหมด
