ระยะเวลาในการติดตามลูกหนี้คือระยะเวลาที่ลูกค้าของธุรกิจต้องได้รับใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าและบริการที่ให้บริการกำหนดเวลาการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้เหล่านั้นและท้ายที่สุดการชำระเงินนั้นแก่ผู้ให้บริการ โดยทั่วไประยะเวลาการรวบรวมจะเริ่มต้นในวันที่ออกใบแจ้งหนี้และสิ้นสุดในวันที่การชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้นั้นถูกลงรายการบัญชี บริษัท จะตรวจสอบระยะเวลาการติดตามลูกหนี้สำหรับลูกค้าแต่ละรายและจะรวบรวมภาพรวมของระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ยตามระยะเวลาที่เกี่ยวข้องกับฐานลูกค้าทั้งหมด การทำเช่นนี้ทำให้สามารถระบุได้ว่าช่วงเวลาดังกล่าวเพิ่มขึ้นมากน้อยเพียงใดและอนุญาตให้ บริษัท ดำเนินการตามความเหมาะสมเพื่อลดระยะเวลาให้เป็นค่าเฉลี่ยที่เป็นประโยชน์มากขึ้น
สูตรพื้นฐานสำหรับการคำนวณระยะเวลาการเก็บหนี้ของลูกหนี้ทุกประเภทสำหรับฐานลูกค้าโดยรวมเริ่มต้นด้วยการระบุจำนวนเฉลี่ยของลูกหนี้ที่เกี่ยวข้องกับระยะเวลาที่พิจารณา ทำได้โดยการระบุจำนวนของลูกหนี้ที่ใช้งานในวันแรกของงวดรวมถึงลูกหนี้ที่มีการใช้งานในวันสุดท้ายของงวด ตัวเลขทั้งสองถูกเพิ่มเข้าด้วยกันแล้วหารด้วยสองเพื่อให้ค่าเฉลี่ยที่จำเป็น
เมื่อมีการกำหนดจำนวนเฉลี่ยของลูกหนี้สำหรับรอบระยะเวลาแล้วระยะเวลาของการพิจารณาจะถูกระบุ ขึ้นอยู่กับเหตุผลสำหรับการคำนวณระยะเวลาอาจเป็นปีปฏิทินเต็มไตรมาสหรือแม้กระทั่งหนึ่งสัปดาห์ การคูณจำนวนเฉลี่ยของลูกหนี้ตามระยะเวลาที่แสดงในจำนวนวันที่เกี่ยวข้องในช่วงเวลานั้นจะให้ผลลัพธ์สุดท้าย ในบางกรณีอาจเป็นการเหมาะสมที่จะคำนวณระยะเวลาเก็บหนี้ของลูกหนี้โดยใช้ 12 เดือนแทน 365 วันขึ้นอยู่กับวิธีการใช้ข้อมูลที่เกิดขึ้นในการวิเคราะห์อายุของใบแจ้งหนี้ในบัญชีลูกหนี้ ตัวเลขนั้นจะถูกหารด้วยจำนวนยอดขายทั้งหมดที่เกิดขึ้นในช่วงระยะเวลาที่พิจารณาเพื่อระบุระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ยของลูกหนี้ในกรอบเวลานั้น ๆ
โดยอุดมคติแล้วเป้าหมายคือเพื่อให้ได้ระยะเวลาในการเก็บหนี้ที่สั้นกว่าอีกต่อไป ตัวอย่างเช่นหากการคำนวณแสดงให้เห็นว่าระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ยของลูกหนี้คือ 60 วันหรือน้อยกว่านี่เป็นข้อบ่งชี้ถึงผลประกอบการที่ดีในลูกหนี้ที่คาดว่าจะมีกระแสเงินสดที่เท่ากัน ในทางกลับกันหากระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ยมากกว่า 90 วันเจ้าของ บริษัท และผู้จัดการจะต้องมองอย่างใกล้ชิดกับนโยบายและขั้นตอนการดำเนินงานในปัจจุบันรวมถึงระบุลูกค้าที่อาจมีส่วนสำคัญในระยะเวลานาน ก่อให้เกิดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับกระแสเงินสด
